Erst leisten, dann Geld erhalten? In den meisten Fällen mag das zwar zutreffen – vollbringst du als Dienstleister jedoch eine Leistung über einen längeren Zeitraum, willst du nicht monatelang auf die Zahlung warten. Die Lösung des Problems lautet Abschlagsrechnung: Dabei wird bereits nach einer gewissen Periode eine Teilzahlung geleistet. Wann das möglich ist und was du beachten musst, erklären wir dir hier.

Was ist eine Abschlagsrechnung?

Große Aufträge können sich oftmals über mehrere Wochen oder sogar Monate ziehen. Auch wenn also in dem Zeitraum Material geliefert oder Leistungen erfüllt werden, müsste die Entlohnung eigentlich erst zum Schluss erfolgen – unter Umständen kann das aber zu finanziellen Engpässen führen.

Dank der Abschlagsrechnung wird der Abrechnungszeitraum in einzelne Abschnitte unterteilt, sodass bereits vor Abschluss der Dienstleistung gezahlt wird.

In der endgültigen Schlussrechnung wird dann die verbleibende Summe verrechnet. Die Zahl der Abschlagszahlungen ist variabel und kann je nach Umfang des Auftrags angepasst werden.

In welchen Fällen ist sie notwendig?

Abschlagszahlungen werden nur in wenigen Fällen vorgenommen, meistens erfolgt die Zahlung in einer einzigen Rechnung. Oftmals werden Abschlagsrechnungen jedoch als Vorschuss getätigt: Dadurch wird Zahlungsbereitschaft signalisiert und Vertrauen aufgebaut, da du somit mehr Sicherheit vom Kunden erhältst.

Besonders bei teuren Leistungen erhältst du dadurch eine Absicherung, um nicht monatelang ohne Bezahlung dazustehen. Deine Liquidität erhöht sich, da du durchgängig über finanzielle Mittel verfügst. Die Belastung des Schuldners teilt sich außerdem auf mehrere Abschnitte auf, sodass er nicht auf einen Schlag eine große Geldsumme überweisen muss. Er kommt also selbst nicht in finanzielle Not – ein Win-win für beide Seiten!

Bei Werkverträgen und Bauleistungen ist eine Abschlagsrechnung gängige Praxis, wobei auch Rechtsanwälte, Architekten und Ingenieure diese fordern dürfen. Die jeweiligen Vorgaben sind in entsprechenden Rechtsvorschriften geregelt.

Abschlagsrechnung richtig schreiben – so geht’s

Grundsätzlich sind bei der Abschlagrechnung die gleichen Vorgaben zu beachten wie bei gewöhnlichen Rechnungen. Zusätzlich müssen jedoch folgende Dinge bedacht werden:

  • Bezeichnung „Abschlagsrechnung“ oder „Teilrechnung“
  • Bei mehreren Teilzahlungen: Nummerierung
  • Lieferzeitpunkt, sofern Leistung noch nicht erbracht wurde
  • Endrechnung am Ende 

Bei der Schlussrechnung wird die Summe der bisherigen Rechnungen jeweils abgezogen. Achte vor allem auch auf die Umsatzsteuer: Diese wurde vom Kunden bereits bei der Abschlagsrechnung zum Teil beglichen und muss in der Endrechnung angepasst werden.

Abschlagsrechnung buchen

Nachdem der Auftrag bestätigt wurde ist der nächste Schritt oftmals die Erstellung der Rechnung. Um für eine Abschlagszahlung die Rechnung zu erstellen und um Abschlagsrechnungen zu buchen muss die Teilsumme zuvor mit dem Kunden vereinbart werden.

Es gibt keine gesetzlichen Vorschriften zur Art oder Anzahl der Rechnungen oder in welchen Abständen sie gestellt werden dürfen. Dein Verhandlungsgeschick und das Entgegenkommen des Kunden spielen eine große Rolle.

Abschlags- oder Teilrechnung?

Oft synonym verwendet und dennoch nicht ganz identisch. Beide Begriffe stehen für eine Zwischenrechnung, welche in manchen Aspekten Unterschiede aufweist:

  • Umsatzsteuer

Bei der Teilrechnung muss die Umsatzsteuer abgeführt werden, nachdem die Teilleistung erbracht wurde. Für die Abschlagsrechnung ist der entscheidende Zeitpunkt, wann das Entgelt vereinnahmt wurde. Die Differenzierung hat Auswirkungen auf die Voranmeldung der USt.

  • Rechtliche Folgen

Die Teilrechnung hat ähnliche Auswirkungen wie eine Schlussrechnung und dient zur Abrechnung der Teilleistungen, die bereits vollständig erbracht wurden. Die Abschlagsrechnung hingegen fordert eine anteilsmäßige Summe des Gesamtbetrags, noch bevor die gesamte Leistung vollbracht wurde. 

Im Zweifelsfall hat die Bezeichnung der Rechnung keine Aussage über die rechtlichen Einzelheiten: Sollte ein Fehler bei der Benennung vorliegen, ist dennoch die eigentliche Benennung maßgeblich. Prüfe also unbedingt genau, um welche Art der Rechnung es sich handelt.

Die häufigsten Fehler und wie du sie vermeidest

Genauso wie bei klassischen Rechnungen kann auch bei der Rechnung mit Abschlagszahlung der ein oder andere Fehler passieren. Diese haben meist eine Verzögerung der Zahlung zur Folge – Und je länger du dein Geld nicht erhältst, umso kritischer wird deine finanzielle Lage. Achte deswegen besonders hierauf:

  • Pflichtangaben der gewöhnlichen Rechnung erfüllen
  • Korrekte Bezeichnung als Abschlagsrechnung oder Teilrechnung
  • Anzahlungen in der Schlussrechnung vollständig berücksichtigen
  • Umsatzsteuer beachten 

Bei manchen Rechnungen musst du auch eine Aufstellung vornehmen, in der die einzelnen Leistungen konkret aufgelistet werden. Vor allem im Bauwesen spielt dies eine wichtige Rolle, da ansonsten kein Anspruch auf Zahlung besteht. Achte also im Vorfeld unbedingt auf die Vollständigkeit deiner Rechnung – dank des praktischen Tools von FastBill achtest du aber sicherlich auf jede Angabe und erstellst die Abschlagsrechnung ordnungsgemäß. So einfach geht Buchhaltung.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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