„Keine Buchung ohne Beleg“ – so lautet einer der wichtigsten Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchführung. Doch das allein reicht nicht aus, die Buchung muss nämlich vor allem in der richtigen Periode erfolgen. Die Abtrennung der Wirtschaftszeiträume wird in der Regel mit Hilfe der Rechnungsabgrenzung bewerkstelligt, wobei der aktive Posten ein wichtiger Bestandteil ist. Wie man den Vorgang richtig bucht, erfährst du im FastBill Lexikon.

Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten in der Bilanz

Wie erfolgreich ist dein Unternehmen? Mit Hilfe der Bilanz werden deine Vermögensgegenstände und das Kapital einander gegenübergestellt, um Aufschluss über Gewinn oder Verlust zu geben. Grundlage für die Bilanz ist das Inventar, also die Bestandaufnahme aller Werte deines Unternehmens.

An einem bestimmten Stichtag im Jahr bist du dazu verpflichtet, alle Vermögensgegenstände aufzulisten: Alle greifbaren Gegenstände werden dabei in der körperlichen Inventur erfasst und im Inventarverzeichnis mit einem Geldwert versehen. Im Rahmen der doppelten Buchführung werden alle Vermögensteile auf der Aktiva– bzw. Passiva-Seite abgebildet.

Auf der Aktiva befinden sich Anlage- und Umlaufvermögen, die Passiva setzt sich hingegen aus Eigenkapital, Rückstellungen sowie Verbindlichkeiten zusammen. Darüber hinaus verfügen beide Seiten jeweils über aktive bzw. passive Rechnungsabgrenzungsposten.

Was ist eine Rechnungsabgrenzung?

Aufwände und Erträge müssen immer der Wirtschaftsperiode zugeordnet werden, in der sie entstanden sind. Rechnungsabgrenzungsposten kommen zur Anwendung, wenn der Jahresabschluss gebildet wird – denn nur so kann dieser zuverlässige Informationen vermitteln und Auskunft über den Unternehmenserfolg des jeweiligen Jahres geben.

Es darf jeweils nur der Aufwand und Ertrag gezeigt werden, der tatsächlich im Geschäftsjahr angefallen ist, unabhängig vom Zeitpunkt der Buchung.

Transitorische Durchgangsposten werden verwendet, wenn die Einnahme oder Ausgabe vor dem Stichtag stattfand, jedoch erst im nächsten Jahr erfolgswirksam wird. Sie lässt sich wiederum in aktive und passive Posten unterteilen.

Aktive Rechnungsabgrenzung im Rechnungswesen

Die aktive Rechnungsabgrenzung enthält Zahlungen, die im jetzigen Wirtschaftsjahr geleistet wurden, deren Aufwendungen jedoch erst nächstes Jahr folgen. Am Bilanzstichtag liegt somit das Geld bereits vor, obwohl das entsprechende Ereignis erst in der Zukunft liegt.

Rechnungsabgrenzungsposten buchen

Im Gegensatz zu gewöhnlichen Buchungen wird die aktive Rechnungsabgrenzung nicht direkt als Aufwand in der GuV ausgewiesen. Stattdessen musst du sie vor dem Abschlussstichtag als Ausgabe in der Aktiva verbuchen, genauer gesagt bei Verbindlichkeiten gegenüber Lieferanten. Die Überweisung erfolgt mittels Verbindlichkeiten an Bank.

Sobald die Aufwendung im neuen Jahr erfolgt ist, kannst du den Betrag aus dem aktiven RAP auf das entsprechende Konto umbuchen und den Rechnungsabgrenzungsposten auflösen. Durch Buchen auf das Aufwandskonto wird die vorherige Buchung ausgeglichen und durch aktive Rechnungsabgrenzung der entsprechenden Periode zugeordnet.

Aktive Rechnungsabgrenzung: Beispiel Miete

Löhne und Gehälter sind meist als aktive Rechnungsabgrenzung zu buchen. Daneben handelt es sich auch oft um Fälle wie:

  • Versicherungsbeiträge
  • Zinsen
  • Damnum
  • Leasing-Sonderzahlungen

Die Überweisung erfolgt im alten Jahr, wie auch am Beispiel Miete ersichtlich wird:

Oftmals überweist du die Miete für das Büro bereits einen Monat im Voraus, also beispielsweise die Summe für Januar bereits im Dezember des Vorjahres. Dabei muss jedoch eine Abgrenzung vorgenommen werden. Die durch die Büronutzung entstehende Leistung erfolgt erst nach der Zahlung, für den Monat Januar muss also im Dezember auf den aktiven Rechnungsabgrenzungsposten gebucht werden. Im Januar wird dieser dann wieder aufgelöst, indem Aufwandskonto an ARAP gebucht wird.

Vorsteuerabzug

In der Periode der Zahlung ist auch die Umsatzsteuer voll abzugsfähig. Dafür musst du jedoch eine Rechnung besitzen oder die Leistung erbracht sein.

Im Beispiel Miete wird meistens keine Rechnung ausgestellt, sodass diese ohne Vorsteuerabzug abzugrenzen ist. Mit Hilfe der Nettobeträge kannst du die aktive Rechnungsabgrenzung außerdem einfacher buchen, da du die Umsatzsteuer einzeln behandelst und dir somit Aufwand sparst.

Unterschied aktive und passive Rechnungsabgrenzung

Sie wird auch als Leistungsverpflichtung bezeichnet, da es sich um eine Einnahme handelt, deren Ertrag erst nach dem Bilanzstichtag erfolgt. Erhält ein Vermieter beispielsweise eine Zahlung des Mieters im Voraus, muss er diese als passive Rechnungsabgrenzung verbuchen.

Aktive und passive Rechnungsabgrenzung sind für die Unternehmensführung ein wichtiger Bestandteil. Zahlungen werden so der richtigen Periode zugewiesen, sodass du stets eine korrekte Buchführung aufweisen kannst. Dank des nützlichen FastBill Tools kannst du dir zusätzlich Zeit und Mühe sparen: Du hast alle wichtigen Dokumente auf einen Blick, verfügst über zahlreiche Vorlagen und erleichterst dir somit die Arbeit.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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