In den meisten Unternehmen ist ein Geschäftsalltag ohne digitale Dokumente – seien dies Mails, Angebote, Verträge, Lieferscheine oder Rechnungen – nicht mehr denkbar. Heutzutage finden viele betriebliche Prozesse in elektronischer Form statt und der Grad der Digitalisierung schreitet weiter voran. Eine effiziente Archivierungssoftware ermöglicht dem Nutzer eine unkomplizierte, zentrale, dauerhafte und sichere Dokumentenverwaltung.

Elektronische Archivierungssysteme: Anforderungen und Möglichkeiten

Statt Regale voller Akten zu sammeln, setzen viele Unternehmen heute auf ein entsprechendes System oder eine Archivierungssoftware, um ihre Unterlagen zu sammeln. Dieses digitale Archivieren beinhaltet aus Sicht von Steuer- und Finanzexperten eine dauerhafte, sichere und unveränderbare Aufbewahrung steuerlich relevanter Unterlagen sowie Belege in elektronischer Form.

Für diese moderne Form der Buchhaltung und eine rechtskonforme Speicherung der Daten gelten jedoch auch entsprechende Vorgaben. Diese hat das Bundesfinanzministerium in den sogenannten „Grundsätzen zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“, kurz GoBD, festgehalten. Implizit muss also auch Archivierungssoftware diesen Grundsätzen entsprechen.

Die GoBD sorgen für Rechtsklarheit

Zugegegebenermaßen sind diese behördlich ausgewiesenen Grundsätze einer digitalen Datenspeicherung und -verwaltung durchaus komplex und recht umfangreich. Sie basieren prinzipiell auf den Vorgaben zu den Aufbewahrungspflichten und Archivierungsfristen analoger Unterlagen und erweitern bzw. erhöhen diese Vorschriften für die IT-gestützte Buchführung. Damit reagiert der Gesetzgeber auf eine zunehmend vernetzte und digitalisierte Geschäftpraxis.

Den GoBD folgend, bleibt ein Unternehmer auch dann für eine einwandfreie Dokumentation der Daten verantwortlich, wenn er diese auslagert oder beispielsweise einen Steuerberater oder anderweitigen Dienstleister (wie den Anbieter einer Archivierungssoftware) mit ihr beauftragt. Bei Bareinnahmen gelten sie jedoch nur im Bereich der digitalen Aufzeichnung durch beispielsweise Kassensysteme, PC-Kassen oder Registrierkassen, nicht aber für die manuelle Kassenführung wie im Fall einer offenen Ladenkasse.

Was bedeutet in diesem Zusammenhang Revisionssicherheit?

Ein Begriff, der im Kontext der elektronischen Archivierung von Daten häufig auftaucht, ist jener der Revisionssicherheit. Hierin sind die gesetzlichen Anforderungen an das Dokumentenmanagementsystem beziehungsweise die Archivierungssoftware festgelegt. Es geht also schlichtweg um die Sicherheit im Fall von Betriebsprüfungen. Im Prinzip gelten für die digitale Archivierung folgende Grundsätze:

  • Dokumente müssen gemäß ihrer betrieblichen und gesetzlichen Anforderungen archiviert werden.
  • Dokumente müssen unveränderbar archiviert werden.
  • Kein Dokument darf im Archivierungsprozess verloren gehen.
  • Dokumente müssen eindeutig und zeitnah auffindbar sowie reproduzierbar sein.
  • Jegliche Änderung im Archivsystem muss nachvollziehbar protokolliert werden.
  • Dokumente dürfen nur von berechtigten Personen eingesehen werden können.
  • Erst nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist dürfen Dokumente vernichtet werden.
  • Auch bei Migration oder technischer Änderung müssen die grundsätzlichen Anforderungen erfüllt bleiben.
  • Dritten muss die Erfüllung dieser Grundsätze transparent dargestellt werden. 

So wird sichergestellt, dass ein Archivierungsprogramm respektive eine Archivierungssoftware die Dokumentenarchivierung sicher und über jeden Zweifel erhaben durchführt.

Vorteile der der digitalen Verwaltung

Eine Archivierungssoftware bietet neben den elektronischen Kontrollmöglichkeiten durch die Finanzbehörden auch für Unternehmer entscheidende Vorteile:

  • geringerer personeller und zeitlicher Aufwand bei der Archivierung
  • Einsparung von Kosten für Papier, Drucker und Porto
  • elektronische Rechnungen gehen schneller beim Empfänger ein als auf postalischem Weg
  • Unterlagen lassen sich (etwa bei Rückfragen des Kunden) komfortabel und schnell mit dem Computer abrufen 

Ebenfalls analoge Dokumente, wie Eingangsrechnungen und Ausgangsrechnungen [hier Links setzen] können nach einer Digitalisierung durch Einscannen mit einer Archivierungssoftware verwaltet werden. Dabei bietet die Software in der Regel eine von Quellen und Format unabhängige Speicherung und begünstigt die thematische Systematisierung sowie Suche der Unterlagen.

Worauf sollte man bei einer Archivierungssoftware achten?

Ein System zum digitalen Management von Daten sollte vor allem eines bieten: Sicherheit. Gemeint ist hier nicht nur die Prüfungssicherheit durch den Fiskus, sondern auch die Sicherheit einer verlässlichen, unkomplizierten Verwaltung und Abrufbarkeit der Dokumente. Daher sollte eine Archivierungssoftware sowohl den rechtlichen Anforderungen der Behörden als auch den organisatorischen Ansprüchen deines Unternehmens gerecht werden. Essentielle Merkmale von Software und elektronischem Archiv sind daher:

  • die Unveränderbarkeit der archivierten Informationen
  • ein Autorisierungskonzept, welches die Daten vor unberechtigten Zugriffen schützt
  • ein durch die Datenbank gestützter Index, über den Archivdaten recherchiert werden können 

Neben diesen grundlegenden Anforderungen sollte ebenfalls darauf geachtet werden, dass die Archivierungssoftware als effektive Schnittstelle zu im Unternehmen eventuell bereits verwendeter Software dient. So kann gewährleistet werden, dass alle Systemdaten kompatibel sind und sicher übertragen werden können.

Tipp: Dokumente GoBD-konform mit FastBill archivieren

Wer noch eine Archivierungssoftware für die GoBD-konforme Dokumentenarchivierung sucht, der sollte sich FastBill einmal anschauen. Die Buchhaltungs- und Finanzmanagementsoftware aus Deutschland erfüllt alle o.g. Kriterien und spart viel Zeit bei der Dokumentenverwaltung.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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