Wer eine Ware oder Dienstleistung als Freelancer oder Unternehmen anbietet, wird ständig damit konfrontiert: Um einen Auftrag abzuschließen, muss der Kunde das erhaltene Angebot zuerst annehmen und die darin aufgeführten Konditionen akzeptieren. Er bekommt daraufhin eine Auftragsbestätigung, in der du ihm die Leistungen zusicherst und dich dazu verpflichtest, die Vereinbarungen zu erfüllen. Welche Informationen in der Bestätigung enthalten sein müssen und was du zu beachten hast, erfährst du hier – und kannst zusätzlich dank unserer Vorlagen ganz bequem deine eigene Auftragsbestätigung erstellen.

Bestätigung des Auftrags

Vor allem beim Online-Handel steht es an der Tagesordnung: Angebote werden versandt, Kaufverträge geschlossen und Bestellungen aufgenommen. Bei einer Auftragsbestätigung handelt es sich um eine Annahme des Auftrags, die dem Kunden übermittelt wird. Damit ein Kunde jedoch eine Willenserklärung äußert und so das Angebot annimmt, musst du als Unternehmer vor allem folgende Punkte bei der Organisation beachten.

  • Einhalten des Termins
  • Qualität
  • Kundenorientierung
  • Kosten 

In erster Linie ist Vertrauen und Zuverlässigkeit wichtig: Denn nur wenn die Vorgänge reibungslos ablaufen und die Kommunikation zwischen dem Kunden und dir stimmt, wird es zu einer Bestätigung des Auftrags kommen.

Die Auftragsbestätigung wird meist in schriftlicher Form erstellt, um eine rechtliche Absicherung zu besitzen und eine Übersicht über die vereinbarten Konditionen zu haben. So wird klargestellt, welche Ware geliefert oder welche Dienstleistung erbracht werden muss.

Dabei ist eine Auftragsbestätigung zwar nicht bei jeder Auftragserteilung erforderlich, jedoch häufig sinnvoll. Besonders wenn es sich um einen neuen Kunden handelt, der das erste mal bestellt, kann eine Bestätigung Missverständnisse im Vorfeld aus dem Weg räumen. Unbedingt erforderlich ist sie aber, wenn eine Bestellung geändert wird, sie zu spät erfolgt oder ein Kunde bestellt, ohne zuvor ein Angebot erhalten zu haben.

Welche Information müssen Auftragsbestätigungen enthalten?

Gesetzlich geregelt sind die Bestandteile einer Auftragsbestätigung nicht. Grundsätzlich gilt, dass du dich bei der Bestätigung am Auftrag des Kunden orientieren solltest – die dort getroffenen Angaben zu Menge oder Preis sollen von dir abgesegnet werden. Genauer gesagt handelt es sich meist um Angaben wie:

  • Bezeichnung der Ware / Dienstleistung und deren Menge
  • Preis
  • Datum von Lieferung oder Leistung
  • Kosten für Verpackung und Versand
  • Zahlungsbedingungen

Ob als Brief, E-Mail oder Fax: Die Versandart steht dir offen. Ein Brief oder Fax ist dabei aber eine zuverlässigere Methode. Vor allem ist es empfehlenswert, nach Erhalt der Auftragsbestätigung eine Antwort des Kunden zu fordern. Sobald er das Dokument unterschrieben zurücksendet, stehst du rechtlich auf der sicheren Seite.

Ein wichtiger Aspekt ist der Eigentumsvorbehalt: In einigen Fällen wird der Artikel nämlich versandt, bevor der Kunde seine Rechnung beglichen hat. Der Käufer erwirbt jedoch erst dann Eigentum am Gegenstand, wenn er vollständig gezahlt hat – er darf die Sache aber dennoch davor schon nutzen.

Folgen für Kunde und Unternehmer

Wenn du eine Auftragsbestätigung an deinen Auftraggeber verschickst, bindest du dich an die darin enthaltenen Angaben und bist zur Leistung verpflichtet. Das Dokument ist maßgebend und kann als Beweismittel verwendet werden, wenn es zum juristischen Streitfall kommt.

Du bist außerdem dazu verpflichtet, die Auftragsbestätigung als Handelsbrief sechs Jahre lang aufzubewahren. Bei einer Betriebsprüfung bist du dazu verpflichtet, das Dokument vorzeigen zu können.

Anders ist dies jedoch, wenn die Auftragsbestätigung vom Angebot abweicht: In dem Fall handelt es sich nicht um eine Annahme, sondern Ablehnung des Vertrags. Als Folge sollte Kontakt zum Kunden aufgenommen werden, um die Konditionen neu zu verhandeln und sich möglichst auf einen neuen Vertrag zu einigen.

Oftmals ist das Angebot auch gleichzeitig eine Grundlage für einen Auftrag: Wenn du deinem Kunden also ein Angebot mit allen Konditionen zusendest, kannst du direkt auch einen Bestätigungsvermerk beilegen. Diese erfüllt den gleichen Zweck und ist ebenfalls als Beweisdokument geeignet.

Auftragsbestätigung mit FastBill erstellen

Dokumente ganz leicht umwandeln: Mit dem der Funktion für Auftragsbestätigungen von FastBill absolut kein Problem. Hier kannst du Angebote, Aufträge, Bestellungen und vieles mehr erstellen oder ändern. Wenn du bei dem gewünschten Dokument auf die Funktion „Als Vorlage verwenden“ klickst, öffnet sich eine Reihe von Optionen, in die es umgewandelt werden kann. Hier findest du eine detallierte Anleitung dazu.

So kannst du mit wenigen Klicks eine Auftragsbestätigung erstellen und versenden, ohne die Daten in ein neues Dokument übertragen zu müssen. Schnell, einfach und bequem: Jetzt bei FastBill.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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