Um das Geld für bereits erbrachte Dienstleistungen oder gelieferte Waren zu erhalten, müssen Unternehmen und Selbstständige ihren Kunden eine Rechnung ausstellen. Gemeint ist hier ist die sogenannte Ausgangsrechnung, denn sie geht vom leistenden Unternehmen aus und wird dem Leistungsempfänger (elektronisch oder postalisch) übermittelt. An eine Ausgangsrechnung werden besondere Anforderungen gestellt, denn im Fall eines Zahlungsverzugs oder einer Nicht-Tilgung stellt sie die Grundlage für das Mahnwesen dar.

Zweck der Ausgangsrechnung

Ab dem Zeitpunkt, an welchem die Ausgangsrechnung von einem Unternehmen verschickt wurde, ist es diesem möglich, das Geld für gelieferte Waren beziehungsweise für erbrachte Leistungen vom Empfänger zu verlangen. Mit der ausgehenden Rechnung wird also eine konkrete Forderung gestellt, die vom Kunden zu begleichen ist. Sie ist essentieller Bestandteil der Buchhaltung und muss dementsprechend im jeweiligen Rechnungsjournal dokumentiert werden. In der Bilanz werden Ausgangsrechnungen als Debitoren beziehungsweise Forderungen erfasst, die später umsatzsteuerlich geltend gemacht werden können.

Welche Pflichtangaben muss eine Ausgangsrechnung enthalten?

Damit eine Ausgangsrechnung Rechtsgültigkeit erlangt, muss sie ganz bestimmte formale Kriterien erfüllen. Folgende Angaben dürfen unter keinen Umständen fehlen, will man später keinen Ärger mit dem Finanzamt haben:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Empfängers der Leistung
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Rechnungsnummer
  • Konkrete Bezeichnung der Waren oder der Dienstleistung
  • Rechnungsbetrag (aufgeschlüsselt in Nettobetrag, Mehrwertsteuersatz und Bruttobetrag)
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer
  • Bankverbindung des Rechnungsstellers
  • Zahlungsfrist 

Dabei handelt es sich um die grundlegenden Angaben, die in einer Ausgangsrechnung enthalten sein müssen. Sie kann darüber hinaus natürlich noch weitere Angaben enthalten. So kann das leistende Unternehmen dem Kunden beispielsweise einen Skonto gewähren, sollte dieser den ausstehenden Betrag binnen weniger Tage begleichen.

Ausgangsrechnung über einen Kleinbetrag: Weniger Pflichtangaben notwendig

Liegt der Betrag einer Rechnung bei 250 Euro oder weniger, greift eine vereinfachte Variante der Ausgangsrechnung. Diese benötigt lediglich folgende Angaben:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Datum der Rechnungsstellung
  • Präzise Bezeichnung der Waren oder Dienstleistung
  • Summe des Entgelts und der Umsatzsteuer
  • Steuersatz 

Eine gute Software für Buchführung und Steuer kann zwischen Kleinbetragsrechnungen und regulären Ausgangsrechnungen zu unterscheiden.

Eine besondere Form der Ausgangsrechnung: Die Abschlagsrechnung

Für größere Aufträge, beispielsweise im Bauwesen, wird die Gesamtsumme meist nicht in einer einzigen Rechnung gestellt. Vielmehr finden hier sogenannte Abschlagsrechnungen Verwendung, es werden also bestimmte Teilbeträge gefordert. Dies birgt den Vorteil, dass der Kunde sukzessive „kleinere“ Beträge an das leistende Unternehmen zahlt. Der Leistungserbringer wiederum kommt so schneller an sein Geld, mit welchem er wiederum weiterarbeiten kann. Zur Höhe oder Anzahl der Teilrechnungen gibt es keine gesetzlichen Vorschriften. Diese Konditionen werden in der Regel von den beiden Parteien vereinbart.

Welches Konto wird durch die Rechnung berührt?

Bei der Verbuchung einer Rechnung – ob Eingangsrechnung (Link auf Eingangsrechnung) oder Ausgangsrechnung – ist es von entscheidender Bedeutung, darauf zu achten, dass klar hervorgeht, welches Konto von ihr berührt wird. Eine Rechnung kann faktisch mehrere Konten betreffen. So berührt in der Regel jede Eingangsrechnung auch das Konto der Vorsteuer und jede Ausgangsrechnung das Konto der Umsatzsteuer. Mehr zu Buchungssätzen findest du hier.

Es ist daher wichtig, auf Formalia und Pflichtangaben Augenmerk zu legen, um gegenüber der Finanzbehörde die gezahlte Vorsteuer einwandfrei von der Umsatzsteuerlast abziehen zu können. Das spart nicht nur Nerven und Zeit, sondern letzten Endes bares Geld.

Einfach und präzise Ausgangsrechnungen erfassen

Als Freiberufler, Selbstständiger und Unternehmer kann es aufgrund ihrer Vielzahl schon einmal schwierig werden, alle Rechnungen im Auge zu behalten. Mit FastBill stellen wir dir daher ein Werkzeug zur Seite, mit dem du mühelos und vollkommen verlässlich alle Rechnungen und Belege schnell, einfach sowie sicher in deiner persönlichen Inbox speichern kannst – und das sogar mit dem Smartphone.

Du behältst präzise im Blick, welche Forderungen du bereits bezahlt hast und wirst umgehend informiert, wenn eine weitere fällig wird. So einfach kann Buchführung heute sein und dir bleibt wieder Zeit für dein Kerngeschäft.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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