Rechnung, Kassenbon, Quittung – dabei handelt es sich um Nachweise eines Geschäftsvorfalls. Die Dokumente enthalten alle erforderlichen Informationen über die Transaktion: Meistens sind das Einnahmen oder Ausgaben, die im Rahmen der unternehmerischen Tätigkeiten vorgenommen wurden. Der Beleg ist vor allem eine Grundlage für die Buchhaltung und das Rechnungswesen. Welche Anforderungen er erfüllen muss und welche Unterschiede es gibt, erfährst du hier bei FastBill.

Warum wird ein Beleg benötigt?

Ob auf Papier oder in digitaler Form: Der Beleg beweist alle Einzelheiten eines geschäftlichen Ereignisses und ist die Basis für jede Buchung deiner Finanzbuchhaltung. Durch ihn wird dokumentiert, wann was an wen veräußert wurde. Daher gilt auch die gesetzliche Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren – denn so können Aufzeichnungen auch im Nachhinein nachvollzogen werden. Grundsätzlich lassen sich Belege in zwei Formen unterscheiden:

Der externe Beleg (eingehender Beleg) wird von externen Dienstleistern ausgestellt, sodass man ihn auch als Fremdbeleg bezeichnet. Kunden oder Lieferanten dokumentieren damit alle erforderlichen Einzelheiten der Transaktion. Dazu gehören:

  • Quittungen
  • Eingangsrechnungen
  • Eingangsgutschriften
  • Schecks
  • Kontoauszüge
  • Handelsbriefe
  • Steuerbescheide 

Interne Belege (ausgehender Beleg) werden auch als Eigenbelege bezeichnet und von deinem Unternehmen selbst ausgestellt. Beispiele dafür sind:

  • Ausgangsrechnungen
  • Ausgangsgutschriften
  • Quittungskopien
  • abgesandte Handelsbriefe
  • Entnahmebelege
  • Lohn- und Gehaltslisten 

Auch Belege über Umbuchungen und Stornos können als Eigenbeleg gesehen werden. Dabei ist jeder Beleg einzigartig, um jeden Geschäftsvorfall unmissverständlich zu dokumentieren und ihn einordnen zu können.

Welche Angaben müssen auf dem Beleg vorhanden sein?

Da es so viele unterschiedlichen Arten von Belegen gibt, kommt es auf den entsprechenden Dokumententyp an. So muss beispielsweise ein Kontoauszug andere Aufgaben erfüllen als eine Ausgangsrechnung und ist demnach anders aufgebaut.

Auf jeden Fall muss der Beleg mit einer Belegnummer und einem Buchungsvermerk versehen sein. Die Buchung selbst wird dabei wiederum mit einem Belegvermerk gekennzeichnet.

Achte unbedingt auf eine ordentliche und fehlerfreie Buchführung, in der Belege und Buchungen einander unmissverständlich zugeordnet sind. Sie müssen auch von einem Betriebsprüfer direkt nachvollziehbar sein, sollte dieser die Unterlagen einsehen wollen.

Sollten Belege fehlen, ist es möglich, dass diese nicht anerkannt werden und so ein höherer Gewinn ausgezeichnet wird. Im Extremfall wird daraufhin sogar die komplette Buchführung abgewiesen und der Gewinn des Unternehmens geschätzt. Auch der Vorsteuerabzug kann abgelehnt werden – alles in allem also finanzielle Verluste für dein Unternehmen. Daher muss jeder Beleg einige Kriterien erfüllen:

  • korrekte Auslegung aller Zahlungen
  • Unterschrift des Ausstellers
  • fortlaufende Nummerierung der Belege   

Zudem ist es nützlich für die weitere Verarbeitung, wenn auf jedem Beleg die Zuordnung des jeweiligen Kontos direkt vermerkt ist. Durch eine saubere Buchführung behältst du stets den Überblick und bist auch rechtlich abgesichert, wenn es zu einem Streitfall kommen sollte und du Belege brauchst.

Was tun, wenn ich den Original-Beleg verloren habe?

In der Buchführung gilt der eiserne Grundsatz, für jede Buchung einen entsprechenden Beleg zu haben. Es kann aber schnell passieren, dass der Originalbeleg verloren geht oder du nie einen erhalten hast: Trinkgelder, Garderobenkosten oder Eintrittstickets für Veranstaltungen werden oft nicht quittiert, können aber dennoch für die Buchung eine Rolle spielen.

In solchen Fällen hast du die Möglichkeit, einen Beleg selbst zu schreiben. Dieser Eigenbeleg muss über alle relevanten Angaben verfügen, die auch auf dem ursprünglichen Dokument vermerkt sind – wie etwa der Betrag, Zahlungsempfänger und das Datum.

Zusätzlich musst du den genauen Sachverhalt darlegen und den Zweck der Ausgabe erklären. So erhöhst du die Wahrscheinlichkeit, dass der Beleg vom Finanzamt anerkannt wird und eine Buchung erfolgen darf.

Tipps für die Beleg-Buchung

Achte unbedingt darauf, die Buchung der Belege möglichst frühzeitig durchzuführen. Denn so reduzierst du die Wahrscheinlichkeit von Fehlern oder Lücken in deiner Dokumentation, die im Nachhinein kaum oder nur mit sehr hohem Aufwand behoben werden können. Je näher der Zeitpunkt der Buchung am Ausstellungsdatum des Belegs ist, umso realitätsgetreuer kann der Geschäftsvorfall dargestellt werden.

FastBill hilft dir, alle deine internen und externen Belege zu erstellen, bzw. zu archivieren. Wenn du nur schnell mal eine Rechnung erstellen möchtest, probier unbedingt auch die kostenlose Rechnungsvorlage aus.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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