Gerade eine neue Existenz gegründet und niemand in der Firma weiß, was unter „Buchführungspflicht“ zu verstehen ist? Das ist leider gerade für viele frischgebackene Start-Ups keine ungewöhnliche Situation – wohl aber eine gefährliche. Gesetzlich unterliegen nämlich bestimmte Betriebe beziehungsweise Personen einer Pflicht zur Buchführung, deren Nicht-Einhaltung ernsthafte Konsequenzen haben kann. Im FastBill Lexikon erfährst du deshalb leicht verständlich, was die Buchführungspflicht für dich bedeutet.

Was bedeutet die Pflicht zur Buchführung?

Nach § 238 HGB bedeutet „Buchführungspflicht“, dass alle eigenen Handelsgeschäfte sowie die Lage des Vermögens nach den Grundsätzen der Buchführung aufzuzeichnen sind, sodass sie Dritten ersichtlich werden. Mit § 140 AO kann diese Vorgabe auch auf das Steuerrecht übertragen werden. Denn wer schon per Gesetz Bücher über seine Umsätze führen muss, muss das auch in steuerlicher Hinsicht tun. Das bedeutet insbesondere das Anfertigen von regelmäßigen Bilanzen als Teil des Jahresabschlusses, aber auch einer doppelten Buchführung oder von Gewinn- und Verlustrechnungen.

Wer ist zur Buchführung verpflichtet?

Die Pflicht ergibt sich entweder aus dem Handelsrecht oder dem Steuerrecht. Gesetzlich sind bestimmte Personengruppen und Unternehmensarten zur Führung von Büchern verpflichtet, darunter:

Gewerbetreibende sind buchführungspflichtig, wenn die getätigten Umsätze höher liegen als 600.000 Euro im Jahr oder wenn der Gewinn aus einer gewerblichen Tätigkeit im Jahr mehr als 60.000 Euro beträgt. Ein Kaufmann und sein Handelsgewerbe fallen demnach unter diese sogenannte derivative Buchführungspflicht.

Sonderregelungen gibt es für Betriebe der Land- und Forstwirtschaft, auf die die handelsrechtliche Buchführungspflicht nicht zutrifft. In diesem Bereich sind daher nicht die Umsätze, sondern die Unternehmensgröße entscheidend. Die sogenannte originäre Buchführungspflicht für Land- und Forstwirte besteht dann, wenn die genutzten Flächen einen Wert von über 25.000 Euro übersteigen. In Bezug auf die erzielten Gewinne liegen die Grenzen ebenfalls bei 60.000 Euro pro Geschäftsjahr.

Für Freiberufler besteht grundsätzlich keine Buchführungspflicht, wenn sie ihren Beruf nicht im Rahmen einer Kapitalgesellschaft ausführen. Sie geben eine einfache Einnahmen-Überschuss-Rechnung mit der Steuererklärung ab.

Beginn und Ende

Die Buchführungspflicht beginnt mit einer Information durch das Finanzamt, sobald die oben genannten Grenzen als Einzelunternehmer überschritten werden. Gesellschaften sind mit ihrer Gründung buchführungspflichtig.

Für Einzelunternehmer endet die Buchführungspflicht, wenn die oben genannten Grenzen in zwei Jahren hintereinander unterschritten werden. Bei Gesellschaften endet die Pflicht erst, wenn sie aus dem Handelsregister gelöscht wurden.

Welche Strafen drohen bei Nichteinhaltung?

Hält man die gesetzlich vorgeschriebenen Regeln nicht ein, wird das Finanzamt zum Problem. Denn dieses will zu jeder Steuererklärung Bilanzen sowie Gewinn- und Verlustrechnungen sehen.

Kannst du solche nicht vorzeigen, musst du mit Strafgeldern rechnen. Und wirst du bei einer Insolvenz wegen der Verletzung der Buchführungspflicht verurteilt, kannst du dir sogar Haftstrafen einhandeln.

Praktische Durchführung

Eine Buchführung stellt gegenüber einer einfachen Einnahme-Überschuss-Rechnung (EÜR) einen deutlich erhöhten Aufwand dar. Sowohl Form als auch Umfang und Inhalt der aufzeichnungs- sowie aufbewahrungspflichtigen Unterlagen – hierzu zählen Daten und Datensätze, aber auch Dokumente in elektronischer Form oder Papierform – bestimmt der Steuerpflichtige: Denn alle Unternehmen sind unterschiedlich.

Unternehmen müssen alle Unterlagen aufbewahren, die für das Verständnis und für die Überprüfung der steuerlich relevanten Aufzeichnungen wichtig sind. Hierzu zählen neben steuerlichen und außersteuerlichen Büchern auch die Dokumentation von Geschäftsvorfällen. Du musst dokumentieren können, dass alle Ordnungsvorschriften korrekt umgesetzt und kontrolliert wurden.

Entwürfe von Geschäftsbriefen, die nicht tatsächlich verschickt wurden, müssen nicht aufbewahrt werden.

Dabei ist die Dokumentation nach Gesetz „ordnungsmäßig“, wenn Geschäftsereignisse folgendermaßen erfasst und verarbeitet sind:

  • vollständig
  • richtig
  • zeitgerecht
  • geordnet
  • unverändert 

Ob die Aufzeichnungen manuell oder elektronisch erfolgen, macht dabei keinen Unterschied. Die formellen Anforderungen an die Buchführungspflicht sind sehr umfangreich, was das Risiko von Verstößen erhöht. Grundsätzlich gelten für die Länge der Aufbewahrungsfrist folgende Grundsätze:

  • Grundsatz der Nachvollziehbarkeit und Prüfbarkeit
  • Grundsatz der Wahrheit, Klarheit und fortlaufenden Aufzeichnung 

Diese Grundsätze gelten für jede Buchführung – auch wenn ein Unternehmer nicht dazu verpflichtet ist.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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