Freiberufler haben in Bezug auf ihre Buchhaltungsformalitäten einige Freiheiten, die Gewerbetreibenden verwehrt bleiben. Doch trotz der vereinfachten Buchführung gibt es einige Vorschriften, die auch Freiberuflern auferlegt werden. Das Sammeln von Belegen ist dabei die Mindestvoraussetzung. Ab einem Umsatz von 17.500 Euro beispielsweise ist für freiberuflich Tätige die Buchführung anhand einer Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) notwendig.

Worin unterscheiden sich Gewerbetreibende von Freiberuflern?

Da sich die Buchhaltung der Freiberufler von der Buchführung Gewerbetreibender unterscheidet, ist zunächst zu klären, worin diese Unterschiede liegen. Am besten wird das durch ein Beispiel deutlich:

Ein Steuerberater mit kleiner Kanzlei, der sich selbst um die Betreuung seiner Kunden kümmert, wird bis zu einem bestimmten Jahresumsatz als freiberuflich angesehen. Wird die Betreuung der Kunden im Laufe des Wachstums der Kanzlei von Mitarbeitern übernommen und er selbst kümmert sich nahezu ausschließlich um Personalfragen, Bilanzierung und Marketing, wird von einem Gewerbetreibenden gesprochen.

Was sind die klassischen Arbeitsfelder von Freiberuflern?

Zu den “freien Berufen” zählen nach deutschem Recht (§ 18 des Einkommensteuergesetzes) folgende Gruppen:

  • Ausübung sogenannter Katalogberufe, bspw. Ärzte und Heilpraktiker
  • Wirtschafts- und rechtsberatende Berufe: Notar, Wirtschaftsprüfer, Steuerberater
  • Vermittler von Informationen und geistigen Gütern: Journalisten, Dolmetscher
  • Andere selbstständige Berufsfelder: Testamentsvollstrecker, Hausverwalter
  • Berufe mit naturwissenschaftlicher Ausbildung: Architekten, Ingenieure
  • Grundsätzlich: Selbstständige Ausführung einer schriftstellerischen, erzieherischen, künstlerischen, wissenschaftlichen oder unterrichtenden Tätigkeit

Diese Berufsgruppen müssen ab 7834 € (ledig) beziehungsweise 15.668 € (verheiratet), eine Steuererklärung führen und sollten daher eine gewisse Ordnung in der Buchhaltung vorweisen. In diesem Fall kann die Erklärung allerdings als EÜR abgegeben werden.

Worin unterscheidet sich die Buchhaltung beider?

Freiberufler sind von der Gewerbesteuer befreit. Das bedeutet jedoch nicht, dass sie keine steuerrechtlichen Pflichten haben. Während Gewerbetreibende nur bis zu einem Umsatz von 500.000 € (oder einem Gewinn bis 50.000 €) die Steuererklärung als Einnahmenüberschussrechnung abgeben dürfen, können Freiberufler dies immer so handhaben. Bis zu einem Betrag von 17.500 € kann die EÜR in beliebiger Form, beispielsweise als Exceltabelle, abgegeben werden. Ab diesem Betrag muss sie in der Form eines amtlichen EÜR-Formulars geführt sein.

Welche Möglichkeiten der Buchhaltung haben Freiberufler?

Jeder freiberuflich Tätige ist für den Fall einer Steuerprüfung durch das Finanzamt dazu verpflichtet, korrekte Aussagen über seine Aufträge und Einnahmen machen zu können. Deshalb ist die Aufbewahrung von Rechnungen das Mindestmaß der Buchhaltung für Freiberufler – bis zu einer Umsatzhöhe von 17.500 €. Ab diesem Betrag muss dann mit dem EÜR-Formular gearbeitet werden. Gründer von Kleinunternehmen und Freiberufler haben allerdings noch weitere Möglichkeiten, ihre Finanzen zu ordnen und ihre Buchhaltung abzuwickeln. Zur Auswahl stehen:

  • Buchhaltungssoftware als Programme für den PC oder Online-Lösungen als App
  • Abgabe der Aufgabe an einen Buchhalter
  • Abwicklung sämtlicher Aufgaben durch einen Steuerberater

Der Steuerberater kümmert sich dabei um alle Belange deiner Finanzbuchhaltung. Im Normalfall bietet er auch den Service der Rückstandsbearbeitung, Reisekostenabrechnungen, kaufmännisches Mahnwesen, eine betriebswirtschaftliche Auswertung und vieles mehr.

Diese Services der Buchhaltung sind allerdings mit Kosten verbunden, die sich dank moderner Software einsparen lassen. Mit einer Buchhaltungssoftware kannst du als Freiberufler jede Rechnung, die du beim Betreiben deines Business schreibst oder bekommst, einscannen und ordnen.

Strukturiere deine Buchhaltung und spare Steuern – Mit Buchhaltungssoftware

Zwar kannst du als Freiberufler deine Buchhaltung grundsätzlich so strukturieren wie du es für richtig erachtest. Willst du allerdings von einer Steuererklärung profitieren, gelingt das nur mit einer ordentlichen Buchhaltung. Anhand einer modernen Software schaffst du es, auf einfache Art und Weise deine Rechnungen zu ordnen und Bilanzierungen vorzunehmen.

Mit FastBill beispielsweise kannst du deine Daten für die Einnahmenüberschussrechung vorbereiten.

Falls du die EÜR nicht selbst ausfüllen und abgeben möchtest, sendest du deine Daten aus der Software einfach DATEV-konform an deinen Buchhalter oder Steuerberater. Dieser kann die Informationen dann ohne Datenverluste in sein Buchhaltungssystem übernehmen.

Mit einer Software gelingt die Buchhaltung für Freiberufler daher einfach und intuitiv. Scanne bequem die anfallenden und ausgehenden Rechnungen und erfasse Belege. Außerdem werden dir Fälligkeiten und aktuelle Zahlungen angezeigt. Auch einen einheitlichen Briefkopf für Rechnungen und Mahnungen kannst du mittels einer Software erstellen und abspeichern.

Entscheidest du dich als Freiberufler dazu, deine Buchhaltung per Software abzuwickeln, hast du immer den vollen Überblick über deine Finanzen und schaffst Ordnung in deinem Papierkram.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.