Debitorenbuchhaltung

Gerade in größeren Unternehmen ist es nicht immer einfach, den Überblick über ausstehende Leistungen und Verpflichtungen zu behalten. Aus diesem Grund wird die Finanzbuchhaltung mittelgroßer bis großer Firmen in der Regel in zwei Bereiche eingeteilt: Die Kreditorenbuchhaltung und die Debitorenbuchhaltung. Erstere hält fest, welche Waren oder Dienstleistungen extern bestellt wurden, Zweitere zeichnet auf, welche Aufträge von der Firma selbst ausgeführt, jedoch noch nicht mit der entsprechenden Gegenleistung des Kunden abgegolten wurden. Die Debitorenbuchhaltung befasst sich also mit den Forderungen an alle Geschäftspartner, die im aktuellen Geschäftsprozess als Schuldner auftreten.

 

Kreditor vs. Debitor

Beide Begrifflichkeiten sind dem Lateinischen entlehnt. Kreditor basiert auf dem Verb „credere“, was im Deutschen „glauben“ bedeutet. Es handelt sich hierbei schlicht und ergreifend um den Gläubiger, welcher einem Kreditnehmer, im Glauben an seine Zahlungszuverlässigkeit, eine Sache anvertraut. Der Kreditor ist somit der Part einer Geschäftsbeziehung, welcher Waren oder Dienstleistungen zur Verfügung stellt.

 

Der Debitor wiederum nimmt den Gegenpart des Kreditors ein. Das lateinische Verb „credere“ bedeutet ins Deutsche übersetzt „schulden“. Demzufolge handelt es sich beim Debitor um den Schuldner in einer Geschäftsbeziehung. Hat er einen Auftrag bezüglich einer Warenlieferung oder einer Dienstleistung erteilt und diese wurde ausgeführt, so bleibt er solange Debitor, bis er die vereinbarte Gegenleistung erbracht hat.

 

Die Dokumentation der ausstehenden Beträge und somit die Debitorenbuchhaltung dient dabei nicht nur der prinzipiellen Erfassung der offenen Schulden der Debitoren. Sie ist auch für die weitere Planung des Unternehmens in den Bereichen seiner Liquidität und der zukünftigen Geschäftsbeziehungen mit dem jeweiligen Kunden von entscheidender Relevanz.

 

Die Gründe für die Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung ist für ein Unternehmen dahingehend wichtig, um einen prinzipiellen Überblick über bereits bezahlte und noch offene Rechnungen zu erhalten. Dies ist jedoch nicht der einzige Grund für die Debitorenbuchhaltung, denn sie ermöglicht der Firma darüber hinaus Rückschlüsse auf weitere entscheidende Faktoren. So lässt sie beispielsweise die Identifikation etwaiger Geschäftspartner mit schlechter Zahlungsmoral zu. Die Firmenpolitik gegenüber diesen säumigen Debitoren kann in der Folge entsprechend angepasst werden.

 

Die Aufgaben der Debitorenbuchhaltung

Die Debitorenbuchhaltung unterteilt sich grundlegend in zwei große Aufgabenbereiche:

 

  • Forderungsmanagement und Mahnwesen
  • Informationsmanagement

 

Das Forderungsmanagement umfasst die Bemühungen, die Du als Unternehmer ergreifen kannst, um offene Rechnungen von Deinen Gläubigern einzufordern. Das Informationsmanagement hingegen dient der Gewinnung von Informationen über die Höhe der ausstehenden Beträge sowie über das Zahlungsverhalten des Debitors.

 

Das Forderungsmanagement

Die Debitorenbuchhaltung verwaltet im Kern die Konten sämtlicher Debitoren, sprich: sie legt neue an und pflegt die bereits bestehenden. Hierzu gehört auch die regelmäßige Überprüfung auf offene Forderungen wie beispielsweise unbezahlte Rechnungen. Dieses zyklische Screening bildet die Vorstufe zum Mahnwesen. Unterschieden wird hier zwischen dem außergerichtlichen und dem gerichtlichen Mahnwesen.

 

Das außergerichtliche Mahnwesen

Ein Unternehmen wird in der Regel zunächst außergerichtliche Schritte in die Wege leiten, um ausstehende Beträge von einem Debitor einzuholen. Dies spart im Zweifel nicht nur Geld, sondern verhindert auch eine nachhaltige Beeinträchtigung der geschäftlichen Beziehung zum Schuldner.

 

Normalerweise erhält der Kunde zunächst eine freundliche Zahlungsaufforderung. Sollte diese auf Nichtbeachtung treffen, wird im Anschluss eine deutliche Mahnung übermittelt. Die Anzahl der Mahnstufen legt jedes Unternehmen selbst fest.

 

Das gerichtliche Mahnwesen

Kommt ein Debitor trotz mehrfacher außergerichtlicher Mahnungen der Zahlungsaufforderung nicht nach, so folgt die gerichtliche Mahnung. Die Debitorenbuchhaltung beantragt in solch einem Fall einen gerichtlichen Mahnbescheid. Nach abgeschlossener Überprüfung auf die formale Korrektheit wird dem Schuldner ein Mahnbescheid zugestellt. Durchgesetzt werden kann dieser abschließend von einem Rechtsanwalt oder einem Inkassounternehmen.

 

Das Informationsmanagement

Das Informationsmanagement der Debitorenbuchhaltung generiert zwei Formen von Informationen: jene über die Höhe der ausstehenden Beträge und jene über das Zahlungsverhalten des Kunden. Für ein Unternehmen sind beide Formen von entscheidender Bedeutung.

 

Die Daten bezüglich der ausstehenden Zahlungen sind wichtig für die Liquidität sowie die längerfristige Investitionsplanung des Unternehmens. Die Unternehmensführung beziehungsweise das Management muss zu jedem Zeitpunkt über die exakte finanzielle Lage der Firma im Bilde sein, um darauf basierend strategische und operative Entscheidungen treffen zu können.

 

 

Die ebenfalls in der Debitorenbuchhaltung erfassten Informationen über den Kunden sind vor allem für zukünftige Geschäfte von Bedeutung.

 

 

Das Zahlungsverhalten eines Debitors erlaubt Rückschlüsse auf seine prinzipielle Zahlungsmoral oder sogar auf seine grundlegende finanzielle Lage. Ist hieraus beispielsweise ersichtlich, dass ein Debitor Gefahr läuft, insolvent zu werden, so kann ein Unternehmen rechtzeitig reagieren und Warenlieferungen oder Dienstleistungen einstellen.

 

Das Debitorenrisiko

Eine Aufgabe der Debitorenbuchhaltung ist der Umgang mit zahlungsunwilligen Kunden. Hierzu zählt die Einschätzung des sogenannten Debitorenrisikos, also der generellen Zahlungsfähigkeit und dem individuellen Risiko eines Zahlungsausfalles des Kunden. Eine möglichst exakte Einschätzung minimiert dieses Risiko und sorgt für Planungssicherheit.

 

Unkomplizierte und verlässliche Debitorenbuchführung

Eine präzise Buchhaltung ist mitunter nicht immer ganz einfach. Für absolute Verlässlichkeit und Prüfungssicherheit müssen die Leistungen sämtlicher Kreditoren und die Forderungen an alle Debitoren sicher und nachvollziehbar erfasst werden. Hierbei kann ein Finanzmanagement-Tool wie FastBill zeit- und nervensparende Unterstützung leisten. Bereits mit wenigen Klicks kannst Du schnell und unkompliziert alle Leistungen, die Du an Kunden geleistet hast, verrechnen sowie Rechnungen und Angebote im Handumdrehen selber erstellen – das ist nicht nur für die Debitorenbuchhaltung praktisch, sondern bietet eine ganzheitlich digitale Belegablage.

 

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Hendrik Kehres

Hendrik ist ein wahrer Experte im Bereich Online Marketing & SEO. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige und all die, die noch in der Planungsphase stecken.

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