Die vorbereitende Buchhaltung – ein rundum nützlicher Helfer

Die Buchhaltung ist ein wichtiger Teil deines Unternehmens. Gerade in kleinen Betrieben gibt es meist keine eigene Buchhaltungsabteilung, sondern einen Steuerberater, der sich um alles Wichtige kümmert. Doch Steuerberater sind teuer und du möchtest sicher alles dafür tun, die Kosten für diesen zu senken. Die vorbereitende Buchhaltung ist eine Möglichkeit hierfür, welche du leicht selbst übernehmen kannst. Wir erklären dir hier, was alles dazu gehört.

 

Was genau ist die vorbereitende Buchhaltung?

Wie der Name schon sagt, geht es um die Vorbereitungen für die monatliche Buchhaltung. Im Prinzip ist damit das chronologische Sammeln aller wichtigen Belege gemeint. Mit Hilfe dieser Vorbereitungen kannst du deinem Steuerberater ein kleines „Arbeitspaket“ zusammenstellen, welches ihn bei seinen zu erledigenden Aufgaben unterstützt. Hierdurch sparst du nicht nur ihm Zeit, sondern dir auch einiges an Geld.

 

Das Vorsortieren deiner Belege

Die vorbereitende Buchhaltung umfasst also hauptsächlich das Vorsortieren deiner Belege. Hierzu zählen neben erhaltenen und selbstgestellten Rechnungen ebenfalls dein Kassenbericht ohne Kontierung sowie deine Kontoauszüge. Auch Mahnungen sowie Inventuren gehören dazu.

 

Die Lohnzahlungen an deine Mitarbeiter sind neben weiteren Aspekten ein wichtiger Bestandteil der vorbereitenden Buchhaltung.

 

Da du, egal wie groß oder klein dein Unternehmen ist, sicher ein Konto besitzt, kannst du deine Kontoauszüge regelmäßig mit den entsprechenden Eingangs– und Ausgangsrechnungen oder Lohnzahlungen abheften. Du sortierst also zu jedem Vorgang, der sich auf deinem Konto abspielt, direkt den passenden Beleg. Wenn du diese Aufgabe nicht selbst verrichtest, wird sie dein Steuerberater für dich ausführen. Da du dies aber vor allem bei regelmäßiger Durchführung um einiges schneller erledigen kannst, ist es sinnvoll, diese Aufgabe selbst zu übernehmen.

 

Die Zuordnung deiner Buchungskonten

Eine weitere vorbereitende Maßnahme ist die Zuordnung der Buchungskonten. Diese werden vom Buchhalter verwendet, um die Einnahmen und Ausgaben den jeweils richtigen Stellen zuzuordnen. Es gibt also für verschiedene Kontenarten jeweils fest zugeordnete und vordefinierte Kontonummern.

 

  • Eine Kontonummer besteht in der Regel aus vier Ziffern
  • Im Baugewerbe gibt es jedoch oft sechsstellige Kontonummern
  • Die Kontonummer kann dem Kontenrahmen entnommen werden

Die vorbereitende Buchhaltung beinhaltet, dass du die Kontonummern deinen Belegen zuordnest. Du kannst also die jeweils passende Kontonummer auf Kontoauszügen und Kassenbüchern vermerken und dem Steuerberater dadurch wieder Arbeit abnehmen.

 

Kleine Betriebe benötigen meist nur wenige Buchungskonten.

 

Hast du dies ein paar Mal gemacht, kannst du deine Kontonummern sicher bald auswendig und erledigst auch diese Aufgabe recht schnell.

 

Alles auf einen Blick

Wie du siehst, bedingen einige Maßnahmen die vorbereitende Buchhaltung. Ob du deine Belege sortierst und ordentlich abheftest, deine Kontobewegungen kontrollierst oder auch nur eine Rechnung schreibst, das alles gehört dazu. Selbst das Mahnwesen sowie das Führen von Rechnungs- und Kassenbüchern sind ein Bestandteil.

 

Die Erstellung der Reisekostenabrechnung gehört ebenfalls in die vorbereitende Buchhaltung.

 

Da dein Steuerberater und der Mitarbeiter, der deine Belege sortiert, nicht ein und dieselbe Person sein sollten, kannst du den Steuerberater durch vorbereitende Maßnahmen nachhaltig unterstützen. Wenn er deine Belege nicht mehr sortieren muss und direkt mit der Arbeit beginnen kann, benötigt er weniger Zeit und du sparst dir einiges an Geld. Auch wenn du vielleicht gerade bei den ersten Malen mehr Zeit in die vorbereitende Buchhaltung investieren musst, zahlt sich dies am Ende aus. Und je öfter du sie durchführst, umso geübter und schneller wirst du dabei.

 

Wo hört die vorbereitende Buchhaltung auf?

Vorbereitende Maßnahmen hören da auf, wo die Arbeit deines Steuerberaters beginnt. Buchungen und Kontierungen [Link auf Kontierung] gehören ebenso wenig wie Abschlüsse oder Bilanzen dazu. Auch Lohnangelegenheiten sind nicht mehr Teil dieser Vorbereitungsmaßnahme, ebenso wie:

 

  • Buchungen
  • Kontierungen
  • Steuererklärungen (Umsatzsteuer-, Gewerbesteuer-, Einkommensteuererklärung usw.)
  • Abschlüsse
  • Bilanzen
  • Einnahme-Überschuss-Rechnungen
  • Lohnangelegenheiten (Lohnsteuererklärung, Sozialversicherungsmeldung usw.)

Für all diese Tätigkeiten hast du dann deinen Steuerberater. Und damit dieser direkt mit den wichtigen Aufgaben, für die du ihn engagierst, beginnen kann, bereitest du ihm die Belege und Zuordnungen vor. Da die meisten deiner Rechnungen sich jeden Monat wiederholen, kannst du viele Vorgänge, welche die vorbereitende Buchhaltung ausmachen, vermutlich bald auswendig. Wenn du das Sortieren und Zuordnen auf deine Buchungskonten von Beginn an in deine unternehmerische Tätigkeit aufnimmst, erledigen sich diese Aufgaben bald wie von selbst, ganz nebenher.

 

War dieser Artikel hilfreich für dich?

Hendrik Kehres

Hendrik ist ein erfahrener Experte im Bereich Online Marketing & SEO. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige und all die, die noch in der Planungsphase stecken.

Leave a Reply