Bei durchlaufenden Posten handelt es sich um Beträge, die ein Freiberufler oder ein Unternehmer für einen Dritten einnimmt beziehungsweise ausgibt. Dies können beispielsweise Gerichtskosten sein, die ein Rechtsanwalt für seinen Mandanten verauslagt oder Gebühren, die vom Architekten für den Bauherren gezahlt werden. Diese Fremdgelder werden vom Unternehmer also nur zeitweilig vereinnahmt oder verauslagt und gehen in gleicher Höhe ein wie aus. Das Unternehmen agiert als Treuhänder und nicht in eigenem Namen und auf eigene Rechnung.

Zählt ein durchlaufender Posten zu den Betriebseinnahmen oder -ausgaben?

Die Antwort ist einfach: Weder noch. Ein durchlaufender Posten ist in §4 Abs. 3 Satz 2 des Einkommenssteuergesetzes (EStG) verbindlich definiert und berührt per se den eigentlichen Unternehmenszweck nicht. Das Unternehmen ist dazu verpflichtet, die Beträge in gleicher Höhe weiterzuleiten. Aufgrund dieser Tatsache ist das Unternehmen weder Gläubiger noch Schuldner des entsprechenden Betrags und er zählt nicht zu den Betriebseinnahmen und auch nicht zu den Betriebsausgaben.

Ist ein durchlaufender Posten umsatzsteuerpflichtig?

Werden von einem Unternehmen im Namen eines Dritten Beträge vereinnahmt oder verausgabt, sind diese als gewinnneutral anzusehen und somit von der Umsatzsteuer befreit. Das heißt zwar, dass das Unternehmen keine Umsatzsteuer für diese Aufwendungen entrichten muss, aber im Umkehrschluss auch, dass kein Vorsteuerabzug vorgenommen werden kann. In jedem Fall ist dem Finanzamt gegenüber lückenlos nachzuweisen, woher ein durchlaufender Posten stammt. Das heißt, es müssen Aufzeichnungen geführt werden, die belegen:

  • welcher Herkunft der fragliche Betrag ist.
  • wann er vereinnahmt wurde.
  • zu welchem Zweck er vereinnahmt wurde.
  • wann er wieder verausgabt wurde.

Ohne diese Angaben wird das Finanzamt nicht davon ausgehen, dass der Betrag ein durchlaufender Posten ist. Vielmehr wird er als Betriebseinnahme erfasst, jedoch wegen der fehlenden Empfängerangabe nicht als Betriebsausgabe akzeptiert.

Durchlaufender Posten und Bilanzierung

Da die Beträge durchlaufender Posten nicht als eigene Rechnung vereinnahmt oder verausgabt werden, müssen diese auf einem gesonderten Konto erfasst werden. Ebenso muss ein durchlaufender Posten bei der Bilanzierung sowohl auf der Aktivseite als auch auf der Passivseite mit exakt demselben Betrag aktiviert beziehungsweise passiviert werden. Dabei ist genauestens darauf zu achten, dass die Zuordnung der Gelder anhand entsprechender Hinweise oder identischer Bezeichnungen einwandfrei möglich ist.

Ist ein durchlaufender Posten zum Stichtag des Jahresabschlusses noch offen beziehungsweise noch nicht vollständig abgewickelt, wird er in der Bilanz entweder den sonstigen Forderungen oder den sonstigen Verbindlichkeiten des Unternehmens zugerechnet – abhängig davon, ob zum Stichtag Geldeingang oder Geldausgang überwiegt.

Beispiele für durchlaufende Posten

Prinzipiell kann ein durchlaufender Posten in jedem Unternehmen vorkommen. Bei einigen ist dies jedoch häufiger der Fall als bei anderen. Oftmals treten sie beispielsweise auf bei:

  • Anwälten, welche Prozesskosten an Gerichtskassen weiterleiten.
  • Lotterie-Geschäften, die das Geld der Kunden an die Lotto-Gesellschaft weiterleiten.
  • Architekten, welche Bau-Gebühren an das Bauamt weiterreichen.
  • Arbeitgebern, die einbehaltene Lohnsteuern weitergeben.

Manchmal gibt es jedoch auch Beträge, die zunächst den Anschein machen, in diese Kategorie zu fallen. Tatsächlich sind sie aber als Betriebseinnahme des Unternehmens anzusehen. Das kann zum Beispiel eine Telefon-, oder eine Portopauschale sein.

Eine Portoauslage ist nur dann als durchlaufender Posten zu begreifen, wenn der Konsolidierer (Inhaber einer postrechtlichen Lizenz) für einen Dritten auftritt, beziehungsweise auf den Briefsendungen als Absender der Auftraggeber vermerkt ist und die Portokosten unverändert und spiegelbildlich weiterberechnet werden.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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