Originalbeleg verloren? Nie einen Beleg erhalten? Für die Buchführung eine Katastrophe – wäre da nicht der Eigenbeleg, der das Problem löst. Denn grundsätzlich gilt in der ordnungsgemäßen Buchhaltung, dass keine Buchung ohne dazugehörigen Beleg vorgenommen werden darf. Als Ersatz kann ein Beleg in Eigenherstellung geschrieben werden, der für den Steuerabzug verwendet wird. Wie das funktioniert und was du beim Eigenbeleg beachten musst? Wir erklären es dir!

Rechnungen in der Buchführung

Um einen Kunden über das fällige Entgelt zu informieren, stellst du als Unternehmer eine Rechnung aus. Dies ist außerdem dafür notwendig, um Buchungen durchzuführen, sowohl für die eigene Buchführung als auch für das Finanzamt also unerlässlich. Grundsätzlich unterscheidet man Belege in zwei Arten:

  • interne Belege
  • externe Belege 

Erstere werden für die eigene Buchhaltung des Unternehmens erstellt, um die innerbetrieblichen Vorgänge nachvollziehen zu können. Lohnlisten oder Materialentnahmescheine zählen zu dieser Kategorie und werden durch eigene Mitarbeiter angefertigt: Somit handelt es sich bei diesen Dokumenten bereits um Eigenbelege.

Kontoauszüge oder Ausgangsrechnungen werden hingegen als externe Belege angesehen. Sie werden von Lieferanten oder Dienstleistern erstellt und dienen als Nachweis über die Ausgaben und Einnahmen des Betriebs. Sollte ein Beleg verloren gegangen sein, kann als Ersatz ein Eigenbeleg verwendet werden.

Wie erstelle ich einen Eigenbeleg?

Dass du den Originalbeleg nicht besitzt, kann unterschiedliche Gründe haben. Ob du ihn nun aber verloren hast oder der Zahlungsempfänger vergessen hat, ihn auszustellen – in jedem Fall benötigst du einen Ersatz. Auch in folgenden Fällen sind Belege von Grund auf unüblich, erfordern dennoch eine Dokumentation:

  • Trinkgeld im Restaurant
  • außerplanmäßige Abschreibungen: Diebstahl, Beschädigung
  • Reisekosten, Aufwendungen für Verpflegung
  • Privatentnahme oder -einlage eines Unternehmers 

Dabei solltest du aber beachten, dass du jeden Eigenbeleg auch einzeln anfertigen sollst. Du darfst also nicht mehrere Transaktionen sammeln und in einem Dokument darstellen, sondern musst sie voneinander getrennt behandeln.

Welche Angaben müssen gemacht werden?

Wie bei einer gewöhnlichen Rechnung muss auch der Eigenbeleg diverse Angaben aufweisen. Gemäß den Vorschriften der ordnungsgemäßen Buchführung sind diese notwendig, um für Übersicht zu sorgen und dem Finanzamt genügend Auskunft zu bieten. Enthalten sein muss:

  • Name und Anschrift des Empfängers
  • Datum der Leistung und der Belegerstellung
  • Beschreibung der Leistung
  • Kosten
  • Umsatzsteuer
  • Unterschrift des Ausstellers 

Dazu kommt, dass du den Grund für den Eigenbeleg angeben musst: Hast du den Originalbeleg verloren oder wurde er nie ausgestellt? Der Sachverhalt sollte möglichst nachvollziehbar beschrieben werden, um das Amt zu überzeugen. Auch sollte die Höhe der Quittung begründet werden, indem beispielsweise eine Preisliste beigelegt wird.

Was muss beachtet werden?

Beim Eigenbeleg geht es vor allem um Eines: Das Finanzamt muss den Angaben glauben und den Beleg anerkennen. Dafür sollte vor allem die Höhe der Ausgaben glaubwürdig sein – unrealistisch hohe Reisekosten oder Trinkgelder können mitunter abgelehnt werden.

Der Eigenbeleg muss Ausgaben enthalten, die beruflich erforderlich waren oder durch die Tätigkeit veranlasst wurden.

Vergiss aber nicht, dass es sich hierbei nur um eine Notlösung handelt. Sie sollten Bestandteil der üblichen Geschäftspraxis und somit plausibel zu erklären sein – aber nur in seltenen Ausnahmen verwendet werden.

Kleinbelege meist unproblematisch

Solange die Ausgaben unter 150 Euro liegen, erkennt das Finanzamt den Eigenbeleg im Regelfall auch an. Vor allem wenn die Zahlung über ein Bankkonto getätigt wurde und somit Höhe und Empfänger genau dokumentiert sind, werden Belege meist akzeptiert.

Problematischer ist dies bei Barzahlungen: Trinkgeld oder Gebühren für die Garderobe fallen nur in einer geringen Höhe an. Diese Kleinausgaben sind sowieso nur per Eigenbeleg nachzuweisen, da keine Quittung ausgestellt wird. Handelt es sich aber um teure Anschaffungen, solltest du dich lieber um einen Ersatzbeleg kümmern.

Eigenbeleg beim Vorsteuerabzug?

Auch wenn er vom Finanzamt als Beleg für Buchungen anerkannt wird, stößt der Eigenbeleg beim Vorsteuerabzug an seine Grenzen. Dieser ist nämlich nur mit einem Originalbeleg erlaubt – die einzige Rettung verspricht eine Ersatzrechnung.

In manchen Fällen kannst du dir eine Ersatzrechnung ausstellen lassen, die den Verlust des Originalbelegs dokumentiert und als vollwertiger Ausgleich für das ursprüngliche Dokument anerkannt wird.

Dieser ist für die Umsatzsteuervoranmeldung sowie den Vorsteuerabzug gültig und wird vom Finanzamt anerkannt.

Mit der Buchhaltungssoftware FastBill kannst du deine Dokumente einfach und direkt verwalten: Erstelle durch passende Muster und Formulare deine Rechnungen und Eigenbelege – so vergisst du garantiert keine Angaben und erfüllst alle erforderlichen Richtlinien.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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