Nicht nur Unternehmer wissen: Wo Waren gehandelt oder Dienstleistungen erbracht werden, da werden auch entsprechende Rechnungen gestellt. Aus diesen geht schließlich hervor, was zu welchem Preis geliefert bzw. empfangen wurde. Der Unternehmer schlüsselt auf diese Weise also auf, für welche Gefälligkeiten er bezahlt werden möchte, und der Kunde kann so exakt nachvollziehen, wofür er sein Geld ausgibt. Je nachdem, ob du nun empfangende oder leistende Partei bist, handelt es sich für dich um eine Eingangsrechnung beziehungsweise eine Ausgangsrechnung.

Eingangsrechnung einfach erklärt

Wie der Name bereits vermuten lässt, handelt es sich bei Eingangsrechnungen um Rechnungen, die bei dir, respektive deinem Unternehmen eingehen. Es kommt also schlicht und ergreifend auf die Perspektive an, denn prinzipiell ist jede Rechnung für eine Partei Eingangsrechnung und für die andere Ausgangsrechnung. Die Eingangsrechnung ist also ein Dokument, welches dir Lieferanten oder Dienstleister, deren Waren oder Dienste du in Anspruch genommen hast, zustellen.

Hierbei ist jedoch zu beachten, dass die Eingangsrechnung nicht für das Entstehen oder die Fälligkeit einer Forderung relevant ist. Die Forderung entsteht bereits durch den Vertragsabschluss beziehungsweise die Ausführung der Leistung oder Lieferung der Waren. Eine Eingangsrechnung erfüllt jedoch unter anderem den Zweck, als Begründung eines etwaigen Ausgleichsverzuges der Forderungen zu dienen. Das soll bedeuten, dass der Lieferant auf ihrer Grundlage belegen kann, ob sich der Leistungsempfänger mit dem Ausgleich der Forderungen in Verzug befindet.

Relevanz bei der Umsatzsteuer

Eine Eingangsrechnung ist auch für die Umsatzsteuer relevant. Ist auf der eingehenden Rechnung die Umsatzsteuer ausgewiesen, so bist du als Empfänger zum Vorsteuerabzug in Höhe dieser Steuer berechtigt. Auf diese Weise kannst du die Zahllast, der aus eigenen Leistungen oder Lieferungen entstandenen Umsatzsteuer gegenüber dem Fiskus abmindern. Für Eingangsrechnungen gilt – wie auch für alle anderen Rechungen mit umsatzsteuerlicher Relevanz – eine Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren.

Eingangsrechnungen korrekt prüfen

Erhältst du eine Rechnung, musst du auf die Vorschriften im Umsatzsteuergesetz (UStG) achten. Mit diesen Bestimmungen soll sichergestellt werden, dass jedes Unternehmen die Umsatzsteuer einwandfrei ausweist und das Finanzamt im Falle einer Überprüfung zu jeder Einnahme und jeder Ausgabe einen entsprechenden Beleg vorfindet. Ein solcher muss bestimmte Formalia erfüllen, um die Prüfsicherheit zu gewährleisten.

Pflichtangaben auf der Eingangsrechnung

Die Eingangsrechnung muss bestimmte gesetzliche Pflichtangaben erfüllen. Diese ergeben sich aus den Paragraphen §14 und 14a UStG. Dabei handelt es sich um mehr als nur um Formvorschriften. Eingangsrechnungen, die diese Pflichtangeben nicht enthalten, können im Kontext der Vorsteuer nicht geltend gemacht werden. Gerade bei einer Eingangsrechnung über einen hohen Betrag kann dies mehr als ärgerlich sein. Aus diesem Grund gehören folgende Angaben unbedingt auf jede Eingangsrechnung:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Rechnungsnummer
  • Ausstellungsdatum
  • Liefertermin oder Zeitpunkt der Leistung
  • Anzahl der Waren oder Art und Umfang der Leistung
  • Nettobetrag der Rechnung
  • Umsatzsteuer oder Hinweis auf Befreiung
  • Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des leistenden Unternehmens 

Darüber hinaus können auch Angaben über einen Skonto oder Bonus enthalten sein, die den Kunden bei einer schnellen Rückzahlung binnen einer festgesetzten Frist belohnen.

Apropos: Eine persönliche Unterschrift ist hierbei nicht zwingend notwendig. Einzig und allein die aufgelisteten Pflichtangaben sorgen für die Ordnungsmäßigkeit einer Eingangsrechnung.

Weniger Angaben bei Kleinbeträgen

Bei kleineren Beträgen von bis zu 250 Euro reduzieren sich die Pflichtangaben auf ein Minimum. Hierzu gehören:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Ausstellungsdatum
  • Anzahl der Waren oder Art und Umfang der Leistung
  • Bruttobetrag (Entgelt inklusive der Umsatzsteuer)
  • Umsatzsteuer oder Hinweis auf Befreiung 

Das gestaltet den geschäftlichen Alltag erheblich praktikabler. Weitere Angaben sind selbstverständlich kein Problem. Es ist zusätzlich darauf zu achten, dass keine Kleinbetragsrechnungen vorliegen, wenn das leistende Unternehmen für eine bestimmte Leistung mehrere Rechnungen mit Beträgen von unter 250 Euro erstellt.

Wie handeln bei fehlerhafter Eingangsrechnung?

Wie du als Unternehmer dazu verpflichtet bist korrekte Rechnungen zu erstellen, so sind dies auch diejenigen, deren Waren oder Dienstleistungen du in Anspruch nimmst. Für eine saubere Buchhaltung sind schlussendlich einwandfreie Dokumente das A und O. Ist also einmal eine Eingangsrechnung fehlerhaft, solltest du deine Geschäftspartner höflich darauf aufmerksam machen und eine entsprechende Korrektur verlangen. Andernfalls riskierst du Probleme mit dem Finanzamt und eine höhere Umsatzsteuerlast.

Eingangsrechnungen zuverlässig erfassen

Als Unternehmer ist man zwangsläufig mit einer Vielzahl an Eingangsrechnungen konfrontiert und es ist nicht immer ganz einfach, den Überblick zu behalten. Um jedoch die Vorsteuer beim Finanzamt geltend zu machen, ist es unerlässlich, präzise alle Rechnungen zu erfassen.

Aber überhaupt kein Problem: Dabei hilft dir das praktische FastBill-Tool. Damit erfasst du im Handumdrehen Rechnungen und Belege via Smartphone und speicherst sie bequem und zuverlässig in deiner persönlichen Inbox ab. Und sollte einmal eine ausstehende Forderung überfällig werden, wirst du umgehend informiert. So entgeht dir keine Eingangsrechnung mehr und du kannst dich wieder auf die wesentlichen Dinge fokussieren.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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