Ganz einfach formuliert: Nein, denn eine Rechnung kann zwar als Faktura bezeichnet werden, aber nicht jede Faktura ist eine Rechnung. Denn dabei handelt es sich um einen Oberbegriff für unterschiedliche Dokumente, die eine Abrechnung darstellen. Daneben zählen auch Quittungen und Lastschriften zu dieser Kategorie. Im FastBill Lexikon erfährst du die Unterschiede zwischen den Begriffen und was man unter einer Fakturierung versteht.

Rechnung und Faktura: Bloß Synonyme?

Auch wenn beide Begriffe häufig synonym verwendet werden, gibt es einen Unterschied. Denn die Faktura ist ein Sammelbegriff für unterschiedliche Dokumente, die den Kunden als Folge eines Kaufvertrags über das fällige Entgelt informieren. Zu den Unterformen zählen vor allem:

  • Rechnungen
  • Quittungen
  • Eigenbelege 

Doch worin unterscheiden sich diese drei Arten der Faktura?

Rechnung

Unter einer Rechnung versteht man ein Dokument, mit dem eine Lieferung oder eine erbrachte Leistung abgerechnet wird. Dabei müssen wichtige Angaben zum leistenden und empfangenden Unternehmen gemacht werden, aber auch der Zeitpunkt der Lieferung, das Rechnungsdatum sowie weitere Bestandteile vermerkt sein. Denn die Rechnung ist nur dann gültig, wenn sie den Vorgaben der ordnungsgemäßen Buchführung entspricht und alle Angaben des § 14 UStG enthält.

Bei Leistungen an Unternehmen innerhalb Deutschlands kannst du wählen, ob du die Steuernummer oder deine Umsatzsteuer ID angibst. Schreibst du eine Faktura an Unternehmen im europäischen Ausland, ist hingegen die Angabe der USt ID verpflichtend.

Quittung

Vor allem bei Barzahlungen ist die Quittung eine häufig anzutreffende Art der Faktura. Durch sie bestätigt der Kunde den Empfang einer Zahlung für eine Lieferung oder Leistung. Sie muss weitaus weniger verpflichtende Angaben enthalten, als eine Rechnung. Jeder Kunde hat den Anspruch auf eine Quittung, um diese als eindeutigen Beweis gegenüber Kreditoren zu erbringen.

Häufig wird der Kassenzettel ebenfalls als Quittung bezeichnet – eigentlich handelt es sich dabei aber um eine Kleinbetragsrechnung.

Eigenbeleg

Wer den Originalbeleg verloren hat oder nie einen ausgestellt bekommen hat – wie bei Trinkgeldern oder Parkuhren – darf selbst eine Faktura in Form eines Eigenbelegs erstellen. Denn der Grundsatz in der Finanzbuchführung lautet: Keine Buchung ohne Beleg. Um also Betriebsausgaben zu verbuchen und dem Finanzamt zu übermitteln, musst du selbstständig einen Beleg erstellen.

Achte aber darauf, dass du nachvollziehbare Angaben machst und die Höhe realistisch angibst. Auch solltest du jede Ausgabe genau begründen, damit das Finanzamt den Eigenbeleg auch anerkennt.

Was bedeutet „Fakturierung“?

Nachdem du dem Kunden also die Ware geschickt oder die Leistung erbracht hast, kannst du eine Fakturierung vornehmen. Darunter versteht man alle Aufgaben, die mit dem Erstellen einer Rechnung zusammen hängen und die zur Buchhaltung gehören:

  • Rechnungen verfassen
  • Geschäftsvorfälle auf entsprechendes Konto buchen
  • Gutschriften erstellen
  • Rabattsysteme abwickeln 

Die Fakturierung zählt zum Forderungsmanagement, wie auch die Debitorenbuchhaltung oder das Mahnverfahren und Inkasso. Sie sind notwendig, um zu gewährleisten, dass du für deine erbrachte Leistung auch tatsächlich bezahlt wirst. Zusätzlich wird zwischen Vor- und Nachfakturierung unterschieden:

Eine Vorfakturierung entsteht, wenn die Rechnung vor der Lieferung ausgestellt wird, wie etwa bei der Vorkasse. Wird die Faktura erst mit der Ware oder nach der Lieferung versendet, spricht man von einer Nachfakturierung.

Somit ist der Zeitpunkt ausschlaggebend, wann die Faktura übermittelt wird. Der Vorteil der Vorfakturierung ist die bessere Übersicht für den Kunden und die Packabteilung: Denn so kann nachvollzogen werden, welche Ware genau versendet werden muss. Zudem werden zusätzliche Kosten vermieden, die beim Nachsenden der Rechnung entstehen. Die Nachfakturierung hingegen ist ein sicherer Weg, um alle erbrachten Leistungen im Nachhinein aufzuzählen. Sollte bei der Bestellung noch nicht jedes Detail eindeutig sein, lässt sich der Auftrag durch die nachträgliche Faktura leichter prüfen.

Mit dem praktischen Tool FastBill kannst du dank zahlreicher Vorlagen problemlos selbst deine Rechnungen, Quittungen und Belege erstellen. Deine persönlichen Angaben werden dabei direkt eingefügt, sodass du keine Pflichtfelder vergessen kannst und vor allem Zeit sparst.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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