Als Unternehmer in Deutschland musst du auf viele Kleinigkeiten achten, denn das Normieren nach DIN macht auch nicht vor geschäftsmäßigem Schriftverkehr wie dem Geschäftsbrief halt. Grundlos ist diese Normierung auf keinen Fall. Die vorgeschriebenen Angaben und Formalia verfolgen einen bestimmten Grund. Durch diverse Pflichtangaben soll dem Geschäftspartner in einem Brief sofort ersichtlich werden, wer für das Unternehmen und somit für das Schreiben verantwortlich ist, egal ob Freiberufler oder Konzern.

Was zählt als Geschäftsbrief?

Die Normen, die in der DIN 5008 festgehalten wurden, zählen für den „geschäftsmäßigen Schriftverkehr“. Der Begriff Geschäftsbrief ist also weit ausgelegt. Grundsätzlich kann wie folgt definiert werden:

Jede von einem Kaufmann ausgehende schriftliche Mitteilung nach außen ist ein Geschäftsbrief.

Darin enthalten sind dann nicht nur Anschreiben zur Aufnahme von Geschäftsbeziehungen, sondern auch schriftliche Mitteilungen an diese.

Somit gibt es nur wenige Ausnahmen, die nicht als Geschäftsbrief zählen. Da die weltweite Digitalisierung den handelsüblichen Briefverkehr abgelöst hat und der größte Teil des Schriftverkehrs zwischen Unternehmen und Kunden per Mail abgewickelt wird, wurde durch das EHUG (Elektronisches Handelsregister und Genossenschaftsgesetz) 2007 beschlossen, dass auch der E-Mail-Verkehr als „geschäftsmäßiger Schriftverkehr“ zählt. Daher muss auch eine E-Mail über die in der DIN festgelegten Normen verfügen. Auch Postschecks und Bestellscheine zählen dazu.

Nicht als Geschäftsbrief zählen beispielsweise Mitteilungen, die an unbestimmte Gruppen gerichtet sind. Dazu zählen z.B. Werbeschriften, Postwurfsendungen, Auftragsbestätigungen und Lieferscheine.

Auf welcher Grundlage basieren die Normen für den Geschäftsbrief?

Dass ein Gewerbetreibender seinen Geschäftspartnern und Kunden gewisse Pflichtangaben übermitteln muss, basiert auf der Impressumspflicht. In den Grundzügen besteht dieses Recht schon seit 1530 und wurde im Buchwesen des Heiligen Römischen Reichs eingeführt. Es dient in seinen Grundzügen dazu, dass der Geschäftskunde vor Abschluss eines Vertrags über die Anschrift des Unternehmers informiert wird, um Rechtsansprüche geltend machen zu können.

Diese Pflichtangaben und Layoutauflagen muss der Geschäftsbrief beinhalten

Neben der Anschrift des Unternehmer sind in der DIN 5008 noch weitere Formalia festgelegt. Diese dienen zum einen der angesprochenen Informationsbeschaffung Dritter, zum anderen der besseren Lesbarkeit und Übersicht.

Die inhaltlichen Angaben

Die Informationen, die der Brief beinhalten muss, sind indes von der Rechtsform des Unternehmens abhängig und unterscheiden sich daher – je nach Form – in einigen Punkten. Grundsätzliche Angaben sind:

  • Die Rechtsform des Unternehmens
  • Das Registergericht
  • Die Handelsregisternummer
  • Firma des Unternehmens
  • Unternehmenssitz
  • Name der Geschäftsführer oder Vorstandsmitglieder 

Aber keine Angst, wenn du bspw. als Architekt oder Journalist keine Handelsregisternummer angegeben hast – da du keine hast! Je nach Rechtsform deines Unternehmens sind einige dieser Kennungen jedoch nicht notwendig.

Das muss der Geschäftsbrief einer AG, Genossenschaft, GmbH und UG enthalten

Für die Formkaufleute der AG sind alle oben aufgelisteten Informationen nötig. Die Firma des Unternehmens muss mit dem im Handelsregister angegebenen Wortlaut erfolgen. Daraus resultiert auch die Rechtsform. Zusätzlich zum Sitz des Registergerichts und der Handelsregisternummer sind die Namen aller Vorstandsmitglieder und deren Stellvertreter anzugeben. Hier müssen alle Nachnamen und mindestens ein ausgeschriebener Vorname im Geschäftsbrief ersichtlich sein. Auch der Nachname und ein Vorname des Vorsitzenden des Aufsichtsrates sind Pflicht.

Für die Genossenschaften sind diese Pflichtangaben im Geschäftsbrief identisch. Allerdings ist hier natürlich keine Handelsregisternummer, sondern die Genossenschaftsregisternummer anzugeben sowie der Name, unter dem sie im Genossenschaftsregister geführt wird.

Das müssen Gewerbetreibende im Geschäftsbrief angeben

Hier sind die Pflichten für den Geschäftsbrief lockerer als bei den vorangegangenen Unternehmensformen. Bis März 2009 mussten der Familienname und ein ausgeschriebener Vorname sowie eine ladungsfähige Anschrift angegeben werden. Seit 2009 gilt dies nicht mehr! Da der Geschäftsbrief allerdings auch für Unternehmensvorgänge genutzt wird, bei welchen diese Angaben immer noch Pflicht sind, lohnt es sich, einen einheitlichen Briefkopf anzulegen. Beispielsweise fallen Rechnungen in den Bereich des Umsatzsteuergesetztes. Hier müssen auch Gewerbetreibende die beschriebenen Pflichtangaben machen.

Die Angaben der KG und GmbH & Co. KG

Bei diesen Unternehmensformen müssen alle in der Auflistung gemachten Angaben zu finden sein. Lediglich die Namen der Vorstandsmitglieder und Geschäftsführer fallen weg.

Die einzuhaltenden Formalia

Wir beschreiben die Formalia eines Geschäftsbriefs nach DIN 5008 mit Informationsblock am rechten Rand des Schreibens:

  • Ränder: Linker Seitenrand 25 mm; rechter Seitenrand 20 mm
  • Abstand vom oberen Blattrand zum Anschriftsfeld des Anschreibens: 45 mm
  • Das Anschriftsfeld erstreckt sich auf 10 Zeilen nach unten und 80 mm zur Seite.
  • Der Abstand vom oberen Blattrand zum Informationsblock auf der rechten Blattseite: 50 mm
  • Der Informationsblock beginnt 125 mm vom linken Blattrand entfernt
  • Der Betreff beginnt 2 Zeilen unter dem Informationsblock
  • Zwischen der Betreffzeile und der Anrede mit Grußformel liegen ebenfalls zwei Zeilen
  • Eine Zeile darunter beginnt der Brieftext 

Ein nach diesen Vorgaben erstellter Briefkopf sollte am besten als Vorlage abgespeichert und für den gesamten Schriftverkehr genutzt werden.

Auch eine E-Mail muss die Pflichtangaben enthalten

Bei geschäftsmäßigen E-Mails gibt es keine formalen Vorgabe, wie die Informationen angegeben werden müssen. Gängige Lösung ist allerdings, die Pflichtangaben in einer Signatur zu speichern.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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