Spätestens zum Jahresabschluss ist sie zwingend notwendig: die Gewinn- und Verlustrechnung (GuV). Der Aufbau ist dabei zum besseren Verständnis durch das Handelsgesetzbuch (HGB) genau reglementiert. Wenn du als Unternehmer deine Bücher korrekt führen möchtest, musst du dich also unbedingt mit dem vorgeschriebenen Aufbau der GuV auseinandersetzen.

Die Gewinn- und Verlustrechnung – was ist das?

Neben der Bilanz ist die GuV Hauptbestandteil jedes Jahresabschlusses. Das GuV-Konto dient der besseren Übersicht der Passiva, indem Aufwand und Ertrag separat verrechnet werden, anstatt direkt in den Aufbau des Eigenkapital-Kontos eingetragen zu werden. So bietet die GuV eine simplere Übersicht über den Erfolg eines Unternehmens.

Die GuV ist nach § 242 HGB für Kaufmänner als Teil des Jahresabschlusses zur Offenlegung und Prüfung verpflichtend. Monatliche GuV können jedoch für Firmen ebenfalls nützlich sein, denn sie erlauben einen aktuellen Überblick zu wichtigen Informationen:

  • Genereller Erfolg des Unternehmens
  • Finanzielle Fehlentwicklungen
  • Nicht lukrative Kostenstellen / Geschäftsfelder

So ist eine GuV im Aufbau des Jahresabschlusses vorgeschrieben; als monatliche Auflistung von Ertrag und Aufwand ist sie jedoch auch ein wichtiges Werkzeug für die Unternehmensplanung.

Die Formalia

Bevor der genaue Aufbau einer GuV in Angriff genommen werden kann, gibt es einige grundsätzliche Prinzipien, welche dieser Rechnung zugrunde liegen. In allen Bereichen stehen jeweils zwei Optionen zur Auswahl, die bei der Aufstellung der GuV gewählt werden können.

Aufbau der GuV in Konten- oder Staffelform

Die Wahl zwischen Kontenform und Staffelform beschreibt die Art und Weise, in der Ertrag und Aufwand gelistet werden. In der Kontenform werden die Ergebnisse der Berechnung jeweils auf der Soll- oder Habenseite als Saldo ausgewiesen. In der Staffelform listest du alle Positionen untereinander und rechnest in mehreren Zwischenschritten fort.

Kapitalgesellschaften müssen nach § 275 HGB zwingend den Aufbau in Staffelform wählen. Andere Unternehmensformen können frei wählen, müssen eine einmal gewählte Form jedoch beibehalten und Abweichungen in einem Anhang begründen.

Rechnung nach Brutto- oder Nettoprinzip

Beim Bruttoprinzip werden alle Aufwendungen und Ertragspositionen detailliert einzeln aufgelistet, während beim Nettoprinzip Ertrag und Aufwendung vorweg verrechnet werden können. Für die meisten Unternehmensformen ist das Bruttoprinzip zwingend vorgeschrieben. Einzig Kapitalgesellschaften von kleiner oder mittlerer Größe können das Nettoprinzip anwenden.

Gesamtkostenverfahren (GKV) oder Umsatzkostenverfahren (UKV)?

Nach HGB können sowohl das Gesamtkostenverfahren (GKV) als auch das Umsatzkostenverfahren (UKV) zur Berechnung der Gewinne und Verluste angewandt werden.

Unternehmer sind frei, zwischen Gesamtkostenverfahren oder Umsatzkostenverfahren zu wählen. Dank seiner größeren Übersichtlichkeit wird das GKV dem UKV jedoch meist vorgezogen.

Im Gesamtkostenverfahren werden die Kostenpunkte in Kostenarten untergliedert, etwa in die Personal- oder Mietkosten. Eine Gewinn- und Verlustrechnung nach diesem Aufbau stellt jede Ertrags- und Aufwandsposition gegenüber. Beim Aufbau im Umsatzkostenverfahren werden hingegen nur Umsatzkosten und Umsatzerlöse gegenübergestellt – also der Aufwand und Ertrag für tatsächlich verkaufte Produkte. Das Umsatzkostenverfahren wird außerdem nach Kostenstellen sortiert, also nach dem Ort, an dem ein Aufwand oder Ertrag entstanden ist, wie etwa Verwaltung oder Produktion.

Struktur der Gewinn- und Verlustrechnung nach HGB

Die Gliederung der GuV wird nach § 265 HGB vorgeschrieben und nach § 275 HGB definiert. Das Handelsgesetzbuch gibt hier Reihenfolge, Bezeichnung und Inhalt vor. Dabei handelt es sich um Mindestgliederungen – Unterpunkte können also hinzugefügt werden, sofern dies der Übersicht dient oder sie zumindest nicht beeinträchtigt. Auch zusätzliche Positionen können aufgenommen werden, wenn diese nicht bereits abgedeckt sind.

Der Aufbau im Gesamtkostenverfahren

Wird das Gesamtkostenverfahren angewandt, folgt der Aufbau der GuV folgendem Schema:

  • Umsatzerlöse
  • Erhöhung oder Verminderung des Bestands an fertigen und unfertigen Erzeugnissen
  • andere aktivierte Eigenleistungen
  • sonstige betriebliche Erträge
  • Materialaufwand:

 a) Aufwendungen für Roh-, Hilfs- und Betriebsstoffe und für bezogene Waren

 b) Aufwendungen für bezogene Leistungen

  • Personalaufwand:

 a) Löhne und Gehälter

 b) soziale Abgaben und Aufwendungen für Altersversorgung und für Unterstützung, davon für Altersversorgung

  • Abschreibungen:

 a) auf immaterielle Vermögensgegenstände des Anlagevermögens und Sachanlagen

 b) auf Vermögensgegenstände des Umlaufvermögens, soweit diese die in der Kapitalgesellschaft üblichen Abschreibungen überschreiten

  • sonstige betriebliche Aufwendungen
  • Erträge aus Beteiligungen,

davon aus verbundenen Unternehmen

  • Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens,

davon aus verbundenen Unternehmen

  • sonstige Zinsen und ähnliche Erträge,

davon aus verbundenen Unternehmen

  • Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
  • Zinsen und ähnliche Aufwendungen,

davon an verbundene Unternehmen

  • Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
  • Ergebnis nach Steuern
  • sonstige Steuern
  • Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

Der Aufbau im Umsatzkostenverfahren (UKV)

Bei Nutzung des UKV wird folgender Aufbau angewandt:

  • Umsatzerlöse
  • Herstellungskosten der zur Erzielung der Umsatzerlöse erbrachten Leistungen
  • Bruttoergebnis vom Umsatz
  • Vertriebskosten
  • allgemeine Verwaltungskosten
  • sonstige betriebliche Erträge
  • sonstige betriebliche Aufwendungen
  • Erträge aus Beteiligungen,

davon aus verbundenen Unternehmen

  • Erträge aus anderen Wertpapieren und Ausleihungen des Finanzanlagevermögens,

davon aus verbundenen Unternehmen

  • sonstige Zinsen und ähnliche Erträge,

davon aus verbundenen Unternehmen

  • Abschreibungen auf Finanzanlagen und auf Wertpapiere des Umlaufvermögens
  • Zinsen und ähnliche Aufwendungen,

davon an verbundene Unternehmen

  • Steuern vom Einkommen und vom Ertrag
  • Ergebnis nach Steuern
  • sonstige Steuern
  • Jahresüberschuss/Jahresfehlbetrag

Wenn du mehr über Buchhaltung lernen möchtest, dann findest du hier einen Buchhaltungs-Guide für Nicht-Experten.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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