Wenn ein Unternehmen zum Ende des Geschäftsjahres wissen möchte, welche Vermögensgegenstände es besitzt und welche Schulden dem gegenüberstehen, dann ist eine Inventur angebracht. Um die vielen einzelnen Positionen übersichtlich und nachvollziehbar auflisten zu können, wird ein Inventarverzeichnis erstellt. Wie das geht und worauf man bei einem ordnungsgemäßen Inventarverzeichnis achten sollte, erfährst du hier.

Vier wichtige Begriffe für die Inventur

Wenn es um die Inventarverwaltung geht, sind viele Existenzgründer schnell überfragt – wer muss inventarisieren, wann und warum überhaupt? Verwirrung entsteht außerdem häufig wegen der unterschiedlichen Fachbegriffe, die umgangssprachlich oft synonym verwendet werden. Vier Begriffe sind für das Verständnis der Inventarverwaltung essentiell:

Das Inventar

Unter Inventar versteht man die Gesamtheit aller Vermögensgegenstände eines Unternehmens. Darunter fällt alles, was als wirtschaftlicher oder vermögenswerter Vorteil bezeichnet werden kann, beispielsweise:

  • Waren & Produktionsrohstoffe
  • Immobilien & Wertpapiere
  • Büromöbel & Arbeitsgeräte
  • Finanzanlagen & Patente

Zu diesen Vorteilen kommen dann noch die Schulden hinzu, die den Wert des Inventars mindern können. Ein Beispiel hierfür ist etwa Fremdkapital, welches in das Unternehmen investiert wurde.

Die Inventur

Bei der Inventur handelt es sich um den eigentlichen Akt der Bestandsaufnahme des Inventars. Dabei muss überprüft werden, über welche Vermögensgegenstände ein Unternehmen verfügt – körperliche Gegenstände durch die sogenannte körperliche Inventur, nichtkörperliche Vermögensteile und Schulden durch eine sogenannte Buchinventur.

Beim körperlichen Inventarisieren werden typischerweise erst alle Vermögensgegenstände gelistet. Dann werden sie im Inventarverzeichnis mit einem Geldwert beziffert.

Dazu muss häufig auch geschätzt werden, wenn beispielsweise ein Gebrauchsgegenstand durch Verschleiß nicht mehr seinen ursprünglichen Wert hat, aber auch nicht eindeutig beziffert werden kann, wie hoch der neue Wert ist.

Die Inventarliste

Während dem Inventarisieren wird zunächst eine Inventarliste erstellt. Die Inventarliste beinhaltet keine Informationen über den Wert eines Gegenstands, sie ist eine reine Aufstellung der im Besitz des Unternehmens befindlichen Gegenstände und Vermögensteile. Für den Jahresabschluss ist eine solche Liste des Inventars nicht ausreichend, kann aber zur Organisation des Betriebs nützlich sein.

Das Inventarverzeichnis

Sind alle Gegenstände registriert und betriebwirtschaftlich bewertet, dienen diese Informationen zur Erstellung der Inventarverzeichnisse. Hierin werden alle Vermögensgegenstände und Schulden mit den dazugehörigen Geldwerten gelistet.

Das Inventarverzeichnis ist das endgültige Ziel beim Inventarisieren und dient als Grundlage für den Jahresabschluss. Da das Inventarverzeichnis alle Gegenstände, Vermögensteile und Schulden einzeln auflistet, ist es gewissermaßen eine detailliertere Variante der Bilanz, die wiederum aus dem Inventarverzeichnis erstellt wird.

Für die Form der Inventar-Gliederung im Rahmen des Inventarverzeichnisses gibt es keine gesetzlichen Vorgaben, solange alle inhaltlichen Anforderungen nach § 240 HGB eingehalten werden.

Wer muss eine Inventur machen – und wann?

Nach § 240 Abs. 1 HGB und §§ 140, 141 Abs. 1 AO müssen Jahresabschlüsse auf Basis jährlicher Bestandsaufnahmen erstellt werden. Das bedeutet, dass jeder, der einen Jahresabschluss erstellen muss, als Grundlage auch ein Inventarverzeichnis anlegen muss. Ein Inventarverzeichnis muss regelmäßig zum Schluss eines Geschäftsjahres sowie bei der Gründung, Übernahme, Veräußerung oder Auflösung eines Unternehmens erstellt werden.

Insbesondere Kaufmänner sind rechtlich zur Inventur verpflichtet – nicht jedoch Einzelkaufleute, die innerhalb von zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren jeweils am Abschlussstichtag nicht mehr als 60.000 Euro Jahresüberschuss sowie 600.000 Euro Umsatzerlöse aufgewiesen haben (§ 241a HGB). Auch Freiberufler sowie Unternehmen, die mittels einer Einnahmen-Überschussrechnung ihren Gewinn ermitteln, sind von der Pflicht der Inventarisierung ausgenommen.

Was droht bei nicht ordnungsgemäßem Inventarverzeichnis?

Weist das Inventarverzeichnis signifikante Mängel auf oder werden solche Mängel im Zuge einer Steuerprüfung festgestellt, kann es sein, dass selbst eine ansonsten tadellose Buchführung verworfen wird – sowohl für das aktuelle, als auch für das Folgejahr. Das bedeutet, dass der Jahresgewinn durch einen Steuerprüfer geschätzt werden muss, was letztlich meist zu Ungunsten des Unternehmens geschieht.

Die Gliederung für das Inventar – so sieht ein Inventarverzeichnis aus

Zwar werden in § 240 Abs. 1 HGB die Anforderungen an ein Inventarverzeichnis dargelegt, doch der genaue Aufbau ist nicht gesetzlich geregelt. In der Praxis hat sich jedoch ein dreispaltiger Aufbau für das Inventar etabliert. Die drei Spalten enthalten folgende Informationen:

  • Spalte 1: Fortlaufende Inventarnummer und Bezeichnung der einzelnen Inventarposten
  • Spalte 2 („Nebenspalte“): Einzelne Werte der Vermögensgegenstände im jeweiligen Inventarposten
  • Spalte 3 („Hauptspalte“): Gesamtsumme aller Werte der Nebenspalte pro Inventarposten

Zusätzlich wird das Inventar in drei Abschnitte aufgeteilt: Zunächst wird das Vermögen aufgelistet, also das Anlagevermögen (wie Vermögensgegenstände) und das Umlaufvermögen (wie Rohstoffe) und danach die Schulden (wie Fremdkapital). Zum Abschluss der Tabelle wird dann die Gesamtsumme eingetragen, also das sogenannte Reinvermögen oder Eigenkapital.

Zur Zuordnung durch das Finanzamt ist es übrigens äußerst wichtig, dass das Inventarverzeichnis auf jeder Seite einen Inventarkopf aufweist. Dieser enthält den Namen des Unternehmens, den Unternehmenssitz sowie den Namen des Unternehmensinhabers. Außerdem wird das Datum des Abschlussbilanzstichtags mit Tag, Monat und Jahr darauf notiert.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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