Der Jahresabschluss deines Geschäftsjahres zeigt dir schwarz auf weiß, welchen Gewinn, Umsatz und Saldo du in einem Jahr erwirtschaftet hast. Für dich und deine Buchhaltung ist er ein Lagebericht über die Wirtschaftlichkeit deines Unternehmens. Damit die Einschätzung zur wirtschaftlichen Situation als Grundlage für weitere Entscheidungen dienen kann, bedarf es einer lückenlosen Buchführung für den Jahresabschluss.

Warum braucht es einen Jahresabschluss?

Der Jahresabschluss hat mehrere Funktionen und dient nicht nur deiner Übersicht über die Geschäftsvorgänge des vergangenen Jahres, sondern basiert auch auf einer rechtlichen Grundlage, dem §242 HGB.

Juristische Grundlage

Im Handelsgesetzbuch sind für Unternehmen die Grundsätze der ordnungsgemäßen Buchhaltung aufgeführt. Zentraler Aspekt ist, dass die Geschäftsvorfälle einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit durch exakte Buchführung verständlich werden müssen. Zur ordnungsgemäßen Buchführung zählen:

  • Schulden und Vermögenswerte sowie Erträge und Aufwendungen dürfen nicht miteinander verrechnet werden
  • Buchungen dürfen nicht unkenntlich / unleserlich gemacht werden
  • Die Organisation der Buchführung muss sachgerecht sein
  • Es muss eine übersichtliche Gliederung in Form eines Jahresabschlusses vorliegen 

Nähere Informationen zu den gesetzlichen Vorgaben deiner Buchführung findest du im Artikel Buchhaltung.

Diese Funktionen übernimmt der Jahresabschluss

Ein aussagekräftiger und detailliert geführter Jahresabschluss erfüllt also folgende Aufgaben:

  • Basis für die Besteuerung deiner Umsätze und Gewinne sowie der Ermittlung und Berechnung von Auszahlungen wie Dividenden; auch als Ausschüttungsbemessungsfunktion bezeichnet
  • Nachweis der Geschäftsvorfälle sowie Dokumentation der leistungs- und finanzwirtschaftlichen Sachverhalte im Rechnungswesen
  • Lagebericht zum Bilanzstichtag über die Ertrags-, Finanz-, und Vermögenslage: Stellt so die Grundlage für die Planung der Zukunft deines Unternehmens dar
  • Von Gläubigern und Banken als Basis für die Kreditvergabe herangezogen 

Nicht jede Unternehmensform verpflichtet zu einer Abschluss-Bilanzierung. Gewerbetreibende, die einen Jahresüberschuss von 60.000 € nicht überschreiten, müssen keinen Jahresabschluss vorweisen. Kapitalgesellschaften wie GmbH und AG müssen die Jahresabschlüsse hingegen nach § 325 HGB im elektronischen Bundesanzeiger publizieren.

So bereitest du einen Jahresabschluss vor

Da im Jahresabschluss beispielsweise auch eine Inventur deiner Bestände aufgelistet werden muss, gibt es einige Vorbereitungen, die getroffen werden müssen, um einen Abschluss durchführen zu können.

Mit diesen Schritten bereitest du den Abschluss vor

Ein wichtiger Bestandteil ist die Inventur. Mit ihr verschaffst du dir einen Überblick über den Bestand deines Vermögens und deiner Schulden. Dazu zählen neben der korrekten Anzahl der Autos deines Fuhrparks auch die eingelagerten Produkte und Materialien. Diese fließen dann als Posten in die Bilanz mit ein.

Dein Fuhrpark ist auch dann relevant, wenn es um die Bilanzierung von Abschreibungen in Form von Wertminderungen geht. Denn auch die Abnutzung von Anlagevermögen nach einer gewissen Nutzungsdauer ist Bestandteil der Gewinn- und Verlustrechnung in der Jahresbilanz.

Bevor diese jedoch erstellt und abgeschlossen werden kann, müssen Forderungen auf die Bonität geprüft werden. Denn nach dem Vorsichtsprinzip sind Kaufleute angehalten, alle absehbaren Risiken zu berücksichtigen. Da einige Unternehmensformen auf gesetzlicher Grundlage Rücklagen bilden müssen, sind diese – sowie auch die freiwilligen Rücklagen – abschließend zu buchen und aufzulisten.

Mit diesen Arbeitsschritten erfolgt die Aufstellung der Jahresbilanz

Damit der Jahresabschluss übersichtlich und strukturiert erstellt werden kann, ist es sinnvoll, die vorbereitenden Arbeitsschritte der Reihe nach umzusetzen:

  • Kontenabschluss
  • Abschlussbericht
  • Feststellung 

Diese Herangehensweise dient auch dem Prinzip der ordentlichen Buchführung.

Der Kontenabschluss

Damit der Jahresabschluss übersichtlicher ist, müssen die vorher angelegten Unterkonten (wie beispielsweise die Skonti) in den Hauptkonten zusammengeführt werden. Daraufhin werden auch die Hauptkonten abgeschlossen. Dazu werden die Salden gezogen und über das Gewinn- und Verlustkonto in die Rechnung oder das Schlussbilanzkonto in die Abschlussbilanz übertragen.

Die Abschlussübersicht

Die auch Betriebsübersicht genannte Tabelle wird zur Überprüfung der Zahlen herangezogen. In ihr sind folgende Posten abzulesen:

  • Anfangsbestände
  • Salden aller Konten
  • Gliederung des Zahlenwerks nach Erfolg- und Bestandskonten
  • Summe aller Haben- und Sollbuchungen 

Bei kleineren Unternehmen kann die Abschlussübersicht auch den Jahresabschluss ersetzen – vorausgesetzt, sie erfüllt die formalen Anforderungen.

Die Feststellung: Wer ist für die Jahresbilanz verantwortlich

Hier wird festgelegt, wer den Abschluss der Jahresbilanz genehmigen darf. Bei einer GmbH sind das beispielsweise die Gesellschafter, bei einer Aktiengesellschaft der Aufsichtsrat oder die Hauptversammlung.

Eine übersichtliche Buchführung erleichtert die Aufstellung der Abschlussbilanz

In kleineren Unternehmen kann also auch der Abschlussbericht als Jahresabschluss herangezogen werden. Doch dafür muss dieser vollständig und lückenlos sein sowie buchhalterischen Kriterien genügen. Damit deine Buchhaltung diese Kriterien erfüllt, arbeitest du am bequemsten mit einer Buchhaltungssoftware wie FastBill. Hier hast du immer einen Überblick über deine Konten, offene Rechnungen und weitere Daten und kannst am Jahresende eine korrekte Bilanz erstellen.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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