Die Zahlungsmoral – ein Phänomen, von dem viele Selbstständige und Freiberufler ein Lied singen können. Um diese ist es nämlich nicht allzu gut bestellt. Säumige Schuldner gehören häufig zum Alltag. Umso wichtiger ist es, konsequent und bisweilen auch rigoros gegen solche vorzugehen. Das heißt, Mahnungen zu schreiben und notfalls ein gerichtliches Mahnverfahren einzuleiten. Wir erklären dir, wie das geht und was du dabei beachten kannst.

Richtig mahnen – so geht’s

Die bekannte Ausgangssituation: Der Schuldner befindet sich in Verzug, ist aber verpflichtet, zu zahlen. Was tun? Wer richtig mahnen möchte, braucht eine gute Organisation. Denn nur, wer nicht lockerlässt und den Säumigen bald an seine Schulden erinnert, hat die Chance, schneller an das ihm zustehende Geld zu kommen.

Was sind Mahnstufen und wie viele gibt es?

Es gibt keine gesetzlichen Regelungen für die Fristen von Mahnungen und die Anzahl der Mahnstufen. Inzwischen hat sich aber in der Praxis der meisten Unternehmen standardmäßig ein dreistufiges Mahnsystem etabliert. Folgende drei Mahnstufen werden nach Feststellung des Zahlungsverzugs in der Regel angewendet:

  • Stufe 1: Schriftliche Aufforderung zur Zahlung, meist ohne Mahngebühren

Eine Mahnung ähnelt einer Rechnung, nur dass darauf ausdrücklich vermerkt ist, dass es sich um eine Mahnung handelt. Wichtige Angaben sind außerdem die Informationen, auf welche Rechnung sie sich bezieht und um welchen Betrag es sich handelt. Auch ein neues Zahlungsziel wird mit der Mahnstufe 1 festgelegt.

  • Stufe 2: Erneute Aufforderung zur Zahlung, mit Mahngebühren und Verzugszinsen

Mahnstufe 2 kann, wenn ein Kunde immer noch nicht zahlt, aus mehreren weiteren Mahnungen bestehen. Wieviele das sind, ist gesetzlich nicht vorgeschrieben. Grundsätzlich werden spätestens ab der zweiten Mahnung Mahngebühren erhoben. Zudem werden die Verzugszinsen eingeleitet.

  • Stufe 3: Androhung eines gerichtlichen Mahnverfahrens

Geht das Geld nach den ersten beiden Mahnstufen immer noch nicht auf dem Konto ein, verschicken Unternehmen meist eine sogenannte letzte Mahnung. Darin wird nach immer noch ausbleibender Zahlung angekündigt, die Forderung schließlich gerichtlich durchsetzen zu wollen.

Die rechtlichen Konsequenzen für den Schuldner sind von der ersten Stufe an dieselben – in den Formulierungen der Mahnschreiben erhöht sich lediglich der Forderungsdruck. Durch die verschiedenen Mahnstufen soll das Vertrauensverhältnis zwischen den Geschäftspartnern bewahrt werden – mit der Chance, die Unstimmigkeit gütlich beizulegen und den Geschäftspartner nicht zu verlieren.

Das gerichtliche Mahnverfahren

Beim gerichtlichen Mahnverfahren kommen die Mahnstufen gar nicht zum Einsatz. Man unterschiedet zwischen einem Mahnbescheid und der Klage im Zivilverfahren, deren Ablauf folgendermaßen funktioniert:

Stellt ein Gläubiger einen Antrag beim Zentralen Mahngericht, wird von diesem der sogenannte Mahnbescheid an den mutmaßlichen Schuldner versandt. Legt dieser nicht innerhalb der vorgesehenen Frist Widerspruch ein, wird die Forderung „vollstreckbar“. Das heißt, dass das Zentrale Mahngericht einen Vollstreckungsbescheid erlässt. Aus diesem kann die Zwangsvollstreckung betrieben werden.

Bei der Vollstreckung einer Geldforderung kommt es weder zu einer Klageerhebung noch zu einem Urteil. Es wird auch nicht geprüft, ob der Zahlungsanspruch des Antragstellers überhaupt berechtigt ist.

Ein Mahnverfahren wird durch Rechtspfleger oder inzwischen auch voll automatisiert vollzogen. Besonders bei Forderungen, bei denen kein Streit besteht, gilt das Verfahren als schnelle Alternative zum herkömmlichen Zivilprozess – es hemmt die Verjährung und spart außerdem Kosten. Erhebt der Schuldner allerdings Widerspruch, geht das Mahnverfahren an ein Prozessgericht über.

Die Zahlungserinnerung

Bis zum Zivilprozess muss es dank der Mahnstufen in vielen Fällen gar nicht kommen. Oft sind selbst die Mahnstufen überflüssig: Manchmal reicht nämlich auch einfach ein kurzer Anruf oder eine Mail, in denen an die ausstehende Zahlung erinnert wird.

Die sogenannte Zahlungserinnerung ist die kleine Schwester der Mahnung. Sie weist den Kunden noch vor der ersten Mahnung freundlich und höflich darauf hin, dass noch Beträge ausstehen. Es kann ja sein, dass ein Kunde tatsächlich einfach die Rechnung übersehen und vergessen hat, zu zahlen.

Im Gegensatz zur Einleitung der Mahnstufen hat die Zahlungserinnerung gesetzlich keine Konsequenzen.

Nur nicht zögern – Mahnstufen helfen dabei

Wenn Woche um Woche Beträge ausbleiben, leidet deine Liquidität. Außerdem geht es bei einer pünktlichen Zahlung auch um die Wertschätzung deiner Leistung und Arbeit. Zögere daher nicht, mit dem Ablauf der Mahnstufen zu beginnen. Das ist ein alltäglicher Geschäftsvorgang.

Mahnstufen helfen dabei, dass das Geschäftsverhältnis nicht zerrüttet wird. Sie verschaffen dir Respekt und beweisen einen gut organisierten Auftritt. Mit einem Tool wie FastBill kannst du korrekte Mahnungen in deinem persönlichen Stil verschicken – mit nur wenigen Klicks. Dein Geld steht dir schließlich zu.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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