Leistung vollbracht, aber das vereinbarte Entgelt noch nicht bekommen? Solche Fälle kommen schon mal vor, müssen jedoch keinesfalls geduldet werden. Bei einer Mahnung handelt es sich um eine Aufforderung an den Schuldner, dass dieser die geschuldete Leistung erbringen soll. Aber welche Folgen hat ein solches Schreiben und was muss dabei beachtet werden?

Nette Geste oder Notwendigkeit?

Auch dem aufmerksamsten Kunden passiert es: Mal verlegt er die Rechnung versehentlich und denkt gar nicht mehr daran, dass er sie noch begleichen muss – oder aber er nimmt fälschlicherweise an, den Betrag schon überwiesen zu haben. Doch manchmal ist die fehlende Zahlung auch gar kein Versehen und der Käufer weigert sich einfach, zu zahlen.

Für diese Fälle kommt eine Mahnung ins Spiel. Bevor es zu juristischen Auseinandersetzungen kommen muss, erfüllen Mahnungen folgende Aufgaben. Sie:

  • erinnert den Kunden, die offene Rechnung zu begleichen
  • setzt ihn rechtlich gesehen in Verzug 

Dabei ist nicht immer eine Mahnung erforderlich, um den Käufer in Verzug zu setzen. Jedoch erleichtert sie in den meisten Fällen die Angelegenheit – besonders, wenn der Kunde versehentlich noch nicht bezahlt hat, kann durch eine freundliche Erinnerung unnötiger Ärger erspart werden.

Gewerbliche und private Kunden

Grundsätzlich ist jede Rechnung, die ausgestellt wird, sofort fällig. Sollte der Käufer nicht zahlen, gerät er in Verzug. Dabei bestehen für dich als Gläubiger zwei Möglichkeiten: Du kannst aktiv handeln und bereits nach kurzer Zeit das Geld einfordern, indem du eine Mahnung versendest. Oder du bleibst passiv und wartest darauf, dass der automatische Verzug eintritt.

Gewerbliche Kunden

Wer gewerblich oder selbstständig tätig ist, gerät spätestens 30 Tage nach Eingang der Rechnung in Verzug. Bei fehlenden Rechnungen ist der Zeitpunkt ausschlaggebend, an dem die Gegenleistung stattfand – beispielsweise die Lieferung der erworbenen Ware.

Private Kunden

Auch in diesem Fall gilt eine Zahlungsfrist von 30 Tagen, diese wird jedoch durch eine zusätzliche Angabe ergänzt: Es muss eindeutig auf die Folgen hingewiesen werden, die eine ausbleibende Zahlung mit sich führen würde. Somit kommt der Verbraucher automatisch nach Ablauf der Zeit in Verzug, ohne dass eine Mahnung erforderlich ist.

​Richtig mahnen in drei Stufen

Wenn du jedoch keine 30 Tage warten willst, besteht die Möglichkeit, deinem Kunde eine Mahnung zukommen zu lassen. Hier tritt der Zustand mit Zugang des Schreibens ein.

Im Laufe der Jahre wurde es zur gängigen Praxis, die Mahnung in drei Stufen zu unterteilen – auch bekannt unter den Eskalationsstufen. Eine Pflicht dazu gibt es zwar keine, dennoch ist es eine Art geschäftliche Tradition.

Um Missverständnisse zu vermeiden, sollten alle notwendigen Angaben wie Rechnungsdatum, -nummer und der Betrag angegeben werden. Dabei sind folgende Mahnstufen zu unterscheiden:

1. Mahnung 

Höfliche Erinnerung an Zahlung, wobei eine weitere Frist gesetzt wird (7-10 Tage), freundliche Tonalität   

2. Mahnung

Hinweis auf Folgen weiterer Nichtzahlung (zum Beispiel gerichtlicher Mahnbescheid), mehr Nachdruck verleihen   

Letzte Mahnung

Deutlich machen, dass nun Forderungen gerichtlich geltend gemacht werden; konkrete Folgen aufweisen; nachdrücklich fordernder Stil


Vor allem, wenn es sich um einen langjährigen Kunden handelt, der sonst jede Forderung schnell begleicht, sollte bei der ersten Mahnung auf Höflichkeit geachtet werden. Eine schriftliche Form ist dennoch ratsam, da sie als Beweis verwendet werden kann und höhere Erfolgschancen mit sich bringt. Wer nicht gleich mit Mahnbescheiden um sich werfen will, greift zum Mittel der
Zahlungserinnerung.

Konsequenzen der Mahnung

Sollte der Kunde trotz Mahnschreiben keine Reaktion zeigen, ist er dazu verpflichtet, neben dem Betrag auf der Rechnung dir auch alle anfallenden Verzugskosten zu zahlen. Dazu zählen mitunter Mahnkosten, Kosten für die Rechtsverfolgung sowie den Anwalt, als auch Zinsen auf die Geldschuld.

Mahngebühren berechnen

Für die genaue Höhe der Mahngebühren gibt es keine genauen Regeln. Sie müssen lediglich dem tatsächlichen Aufwand entsprechen, den sie dir als Gläubiger verursacht haben.

Generell ist eine Mahngebühr von mindestens 1,20 Euro pro Mahnstufe ratsam, da damit die anfallenden Kosten für Material und Porto enthalten sind.

Aber Vorsicht: Mahngebühren sind nicht die Verzugszinsen – diese entstehen durch den Zahlungsverzug des Schuldners und werden durch eine gesonderte Formel berechnet.

Ab wann darf gemahnt werden?

Einen festen Zeitpunkt gibt es nicht, ab wann eine Mahnung gesendet werden darf. Es sollte aber zumindest ein Zeitraum von rund zwei Wochen gegeben werden, um dem Käufer genügend Zeit für die Zahlung der offenen Rechnung zu lassen und ihn nicht zu bedrängen.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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