Eine Privatentnahme ist die private Nutzung betrieblicher Leistungen, Gegenstände und des Vermögens. In vielen Geschäftsbereichen und in Unternehmensformen wie der GmbH und der GbR sind die Übergänge von Privatvermögen und Betriebsvermögen oft fließend. Doch wie viel Geld aus dem Gewinn deines Unternehmens in deine Tasche wandert, wird vom Finanzamt und den Banken beobachtetet.

Wann spricht man von einer Privatentnahme

Unter der Privatentnahme versteht man die Auszahlung von Betriebsvermögen. Dazu zählt auch die Buchung von angesammeltem Vermögen an den Unternehmer selbst. Das ist selbstverständlich erlaubt, muss jedoch in der Buchhaltung angeführt werden, damit der Steuerprüfer nachvollziehen kann, wie das entnommene Bargeld versteuert werden muss. Zur Privatentnahme zählt übrigens auch die Nutzung von Gegenständen und Leistungen des Unternehmens.

Wie müssen Privatentnahmen verbucht werden?

Da durch die Privatentnahme oder Buchung von Firmengeld das Kapital des Unternehmens reduziert wird, muss dieser Vorgang in den Büchern der Finanzbuchhaltung aufgelistet werden. Daher wird hier ein Unterkonto für Privatentnahme und Privateinlagen eingerichtet. Diese Konten gibt es allerdings nur in Personengesellschaften und Einzelunternehmen wie bspw. einer GmbH oder GbR. Wichtig zu wissen: Dieses Konto darf nicht mit dem eigenen Girokonto verwechselt werden.

§ 122 HGB räumt dem Gesellschafter das Recht ein, aus der Gesellschaftskasse Geld zu erheben. Der Gewinn oder der Verlust, der Saldo der Kapitaleinlage und die Entnahmen eines Geschäftsjahres ergeben dabei das Eigenkapital.

Da du dein Unternehmen eventuell nicht alleine führst und Gesellschafter mit einbezogen sind, gibt es eine Obergrenze der Höhe einer Privatentnahme bezogen auf das Stammkapital. Ohne die Zustimmung der Gesellschafter darfst du bis zu 4% deines variablen Kapitalanteils entnehmen. Das zählt dann, wenn dein Anteil am Gewinn niedriger ist als diese Obergrenze.

Beispiele für Privatentnahme

Da genau genommen selbst der Gebrauch des Firmendruckers für den privaten Gebrauch als Privatentnahme zählt, finden sich unter dem Begriff viele Vorgänge. Für ein vollständiges Rechnungswesen des Unternehmens ist es daher sehr wichtig, zu wissen, wie die einzelnen Vorgänge verbucht werden.

Beispiele für Entnahmen in deinem Unternehmen sind:

  • Sachentnahmen
  • Nutzungsentnahmen
  • Leistungsentnahmen
  • Geldentnahmen 

Die Entnahme stehen also klar im Bezug zu erwirtschaftetem Vermögen oder angeschafften Gegenständen und deren privater Nutzung.

Die Geldentnahme

Häufigste Form der Privatentnahme ist die Auszahlung von Geld. Also die Überführung von Geldern aus dem Betriebsvermögen in das private Vermögen. Diese Auszahlung wird im Bezug auf die Umsatzsteuer wie die Lieferung gegen Entgelt behandelt. So kann sich der Unternehmer sein „Gehalt“ bspw. bar auszahlen, muss dies allerdings in der Buchhaltung vermerken und ebenfalls einen Beleg schreiben. Auch hier ist zu vermerken, wie viel Geld er sich ausbezahlt hat und wann er das getan hat. Selbstverständlich zählt dazu auch die Überweisung des Gehalts auf dein Privatkonto. Da für diese Vorgänge allerdings automatisch Belege vorliegen, muss hier kein gesonderter Beleg ausgestellt werden.

Die Leistungsentnahme

Von einer Leistungsentnahme spricht man dann, wenn du deine Angestellten zur Hilfe für ein privates Projekt rufst und diese bezahlst. Das kann das Pflegen deines heimischen Gartens sein oder dein Koch, der ein Buffet für deinen Geburtstag zubereitet.

Die Nutzungsentnahme

Hier steht die private Nutzung von Unternehmenseigentum im Vordergrund. Als Beispiel dient der private Gebrauch des Firmenwagens. Hier kann der Vorteil, den du aus dieser Nutzung ziehst, mit der sogenannten ein-Prozent-Methode versteuert oder mit der Führung eines Fahrtenbuchs kenntlich gemacht werden.

Die Sachentnahme

Bei dieser Privatentnahme steht der Gebrauch betriebszugehöriger Werkzeuge und „Sachen“ im Vordergrund. Auch diese Nutzung muss in der Buchhaltung vermerkt sein und unterliegt ebenfalls einem Tagessatz.

Was sind Privateinlagen?

Neben der Privatentnahme gibt es in der Buchhaltung auch das Gegenteil, die Privateinlage. Sicher kennst du folgendes Szenario: Du bist beim Wareneinkauf und stolperst über ein unschlagbares Angebot, hast allerdings nur privates Bargeld einstecken. Das Angebot ist allerdings so verlockend, dass du es sofort mitnimmst und von deinem privaten und nicht dem Geld deines Unternehmens bezahlst. Diesen Beleg kannst du dann in deiner Buchhaltung ablegen. Somit wird der privat getätigte Einkauf als Einlage gebucht. Allerdings muss auch dieser Vorgang durch schreiben eines Beleges – oder einer Quittung / Rechnung – in den Büchern vermerkt werden.

Den Überblick behalten mit einer Buchaltungssoftware

Bei all dem Hin und Her kann man schnell den Überblick verlieren – vor allem, wenn man als Chef und Kleinunternehmer noch selbst Hand anlegt und eigentlich wenig Zeit für die Buchhaltung hat. Bequem und übersichtlich funktioniert all das mit einer modernen Buchhaltungssoftware wie FastBill. Hier findest du viele Funktionen, die auch mobil auf dem Smartphone verfügbar sind. Die Software hilft dir, den Überblick über deine Konten zu behalten, Rechnungen richtig zu schreiben und die Steuererklärung mit einem Klick an den Steuerberater zu versenden.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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