Eine Rechnung, die eigentlich keine ist – zumindest, was die inhaltlichen Angaben angeht. Die Proforma-Rechnung stellt keine Aufforderung zum Zahlen dar und ist somit lediglich ein Beleg, wenn beispielsweise der Wert einer Sendung angegeben werden muss. Doch was genau steckt hinter dem Begriff und wann wird sie benötigt?

Was ist der Unterschied zu gewöhnlichen Rechnungen?

Bei klassischen Rechnungen handelt es sich um Dokumente, die den Kunden zu einer Zahlung auffordern, die durch einen abgeschlossenen Kaufvertrag mit dem Unternehmen entstanden ist. Im Mittelpunkt steht somit also das fällige Entgelt – ganz im Gegensatz zu einer Proforma-Rechnung.

Diese stellt nur einen Beleg dar, wenn beispielsweise der Warenwert ausgezeichnet werden soll, etwa aus steuerlichen Gründen. Wenn du also Exporte getätigt hast, kannst du dadurch Waren an den Empfänger liefern, ohne dafür zahlen zu müssen: Denn vor allem fallen dadurch erst einmal jegliche Zollgebühren weg.

Wann wird eine Proforma-Rechnung ausgestellt?

Bei Handelsgeschäften mit Ländern, die nicht zur EU gehören, findet die Proforma-Rechnung am häufigsten Anwendung. Neben einem Nachweis des Warenwerts werden solche Rechnungen aber auch für weitere Bereiche benötigt:

  • unentgeltliche Sendungen (Mustersendung)
  • Lieferung auf Vorkasse
  • Austausch der Ware oder Ersatzteile
  • Spenden
  • Geschenke 

Sie ist dabei ähnlich zu einer Handelsrechnung – diese wird aber nur bei Waren mit Handelswert erstellt, was den Unterschied darstellt.

Export und Import von Waren

Ob nun Proforma-Rechnung oder auch Handelsrechnung: Grund für beide Dokumente ist die sogenannte Deklarationspflicht. Dies bedeutet, dass jeder Export von Waren oder Dokumenten in Länder, die nicht zur EU gehören, gemeldet werden muss. Bei Sendungen ohne Warenwert wird wie gesagt eine Proforma-Rechnung benötigt.

Sie ist vor allem eine Möglichkeit, Informationen an den Empfänger sowie für die Zollabwicklung zu übermitteln. Durch Verwendung als Vorabrechnung ist sie auch für Geschäfte mit Vorkassezahlungen relevant.

Wie erstelle ich eine Proforma-Rechnung?

Anders als bei klassischen Rechnungen existieren bei dieser Art keine gesetzlichen Vorschriften zum Inhalt und formellen Aufbau. Gewisse Angaben sind jedoch trotzdem nötig für den Kunden: Vor allem Angaben zu Versender und Empfänger. Aber auch Informationen zum Inhalt und dessen Wert sind erforderlich.

Die Proforma-Rechnung muss auch als solche gekennzeichnet werden. Es empfiehlt sich neben der deutschen Bezeichnung auch die englische Übersetzung „Pro-forma Invoice“, um Missverständnisse zu vermeiden.

Durch diese eindeutige Kennzeichnung ist natürlich eine Verwendung als Endrechnung nicht möglich. In vielen Fällen genügt es aber, das Wort „Proforma“ zu streichen und die nötigen Angaben zu ergänzen.

Relevanz in der Buchhaltung

Mit Hilfe der Proforma-Rechnung ist es möglich, eine Rechnung zu ersetzen, welche noch nicht als Originalbeleg vorhanden ist. Um also den Aufwand buchen zu können, bevor die tatsächliche Rechnung vorhanden ist, genügt für die Zwischenzeit diese Methode. Somit ist die Funktion mit einem Eigenbeleg zu vergleichen.

Aber nicht vergessen: Wenn der Beleg dann endlich vorliegt, muss die Proforma-Rechnung durch ihn ersetzt werden. Denn nur diese ist als Dokument anerkannt und erfüllt die notwendigen Voraussetzungen.

Welchen Warenwert gebe ich an?

Beim Versenden von Waren muss zusätzlich deren Wert realistisch geschätzt werden. Dies ist zum einen bei Mustersendungen der Fall – also Gegenstände, die offensichtlich nur als Muster oder Probe geeignet sind. Andernfalls darf die Sendung eine Anzahl von maximal fünf Proben nicht übersteigen, oder analog einen Warenwert von 50 Euro.

Handelt es sich also um solche Mustersendungen, muss eine Angabe zum Wert erfolgen. Vermeide aber unbedingt, einen zu niedrigen Wert zu nennen. Denn dies wird mit Sicherheit bei einer Prüfung auffallen und negative Konsequenzen mit sich führen. Als Alternative zur Vorabschätzung dienen daher folgende Möglichkeiten:

  • Warenwert erst nachträglich melden
  • Unvollständige Zollanmeldung abgeben, die einen Hinweis auf den Zollwert enthält 

So kann eine falsche Einschätzung umgangen werden, ohne, dass du dafür belastet werden kannst.

Was ist sonst noch zu beachten?

Auf jeden Fall solltest du neben dem Originalexemplar deiner Proforma Rechnungen unbedingt vier Kopien erstellen und diese eindeutig erkennbar am Paket befestigen. Dadurch werden unnötige Verzögerungen bei der Zollabfertigung vermieden, die zu langen Lieferzeiten führen.

Kurz gefasst: Die Proforma-Rechnung ist ein Dokument, das vor allem bei Geschäften außerhalb der EU Verwendung findet. Sie ist sehr ähnlich zu gewöhnlichen Rechnungen, nur fehlt hier die Aufforderung zur Zahlung – sie dient also rein als Beleg.

Einscannen und archivieren kannst du Belege übrigens ganz einfach mit unserem Tool.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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