Kostenlose Vorlage für deine Proformarechnung

Proformarechnung: Wofür brauche ich sie eigentlich? 

Eine Rechnung, die eigentlich keine ist – zumindest, was die inhaltlichen Angaben angeht. Die Proformarechnung stellt keine Aufforderung zum Zahlen dar und ist somit lediglich ein Beleg, wenn beispielsweise der Wert einer Sendung angegeben werden muss. 

Häufig wird eine Proformarechnung im Auslandsgeschäft ausgestellt, sodass der Empfänger mit der Proformarechnung dem Zoll oder der entsprechenden Finanzbehörde den Wert und Inhalt der Ware glaubwürdig machen kann. 

Was ist der Unterschied zu gewöhnlichen Rechnungen? 

Bei klassischen Rechnungen (hier findest eine klassische Rechnungsvorlage) handelt es sich um Dokumente, die den Kunden zu einer Zahlung auffordern, die durch einen abgeschlossenen Kaufvertrag mit dem Unternehmen entstanden ist. Im Mittelpunkt steht somit also das fällige Entgelt – ganz im Gegensatz zu einer Proformarechnung. 

Diese stellt nur einen Beleg dar, wenn beispielsweise der Warenwert ausgezeichnet werden soll, etwa aus steuerlichen Gründen. Wenn du also Exporte getätigt hast, kannst du dadurch Waren an den Empfänger liefern, ohne dafür zahlen zu müssen: Denn vor allem fallen dadurch erst einmal jegliche Zollgebühren weg. Zollgebühren werden von Produkten bei der Einfuhr aus einem anderen Land fällig, welche durch die Proformarechnung dann aber wegfallen. 

Wann wird eine Proformarechnung ausgestellt? 

Bei Handelsgeschäften mit Ländern, die nicht zur EU gehören, findet die Proformarechnung am häufigsten Anwendung. Neben einem Nachweis des Warenwerts werden solche Rechnungen aber auch für weitere Bereiche benötigt: 

• unentgeltliche Sendungen (Mustersendung)  
• Lieferung auf Vorkasse 
• Austausch der Ware oder Ersatzteile  
• Spenden   
• Geschenke  

Sie ist dabei ähnlich zu einer Handelsrechnung – diese wird aber nur bei Waren mit Handelswert erstellt, was den Unterschied darstellt.  

Export und Import von Waren 

Ob nun Proformarechnung oder auch Handelsrechnung: Grund für beide Dokumente ist die sogenannte Deklarationspflicht. Deklarationspflicht bedeutet, dass jeder Export von Waren oder Dokumenten in Länder, die nicht zur EU gehören, gemeldet werden muss. Bei Sendungen ohne Warenwert wird wie gesagt eine Proformarechnung benötigt. 

Sie ist vor allem eine Möglichkeit, Informationen an den Empfänger sowie für die Zollabwicklung zu übermitteln. Durch Verwendung als Vorabrechnung ist sie auch für Geschäfte mit Vorkassezahlungen relevant. 

Wie erstelle ich eine Proformarechnung? 

Anders als bei klassischen Handelsrechnungen existieren bei dieser Art keine gesetzlichen Vorschriften zum Inhalt und formellen Aufbau. Gewisse Angaben sind jedoch trotzdem nötig für den Kunden: Vor allem Angaben zu Versender und Empfänger. Aber auch Informationen zum Inhalt und dessen Wert sind erforderlich. 

Die Proformarechnung muss auch als solche gekennzeichnet werden. Es empfiehlt sich neben der deutschen Bezeichnung auch die englische Übersetzung „Pro-forma Invoice“, um Missverständnisse zu vermeiden. 

Durch diese eindeutige Kennzeichnung ist eine Verwendung als Endrechnung nicht möglich. In vielen Fällen genügt es aber, das Wort „Proforma“ zu streichen und die nötigen Angaben zu ergänzen. 

Diese Angaben müssen in eine Proformarechnung 

Bei einer Proformarechnung musst du grundsätzlich dieselben Angaben machen, welche du auch bei Handelsrechnungen für den Außenhandel verwendest. Diese Angaben haben wir dir untenstehend einmal aufgelistet: 

• Name und Anschrift des Versenders 
• Name und Anschrift des Empfängers 
• Lieferanschrift, sofern die Lieferanschrift von der Rechnungsanschrift abweicht 
• Ort, Datum und Rechnungsnummer 
• Frankatur 
• EORI-Nummer, Umsatzsteueridentifikationsnummer 
• Herkunftsland, Nummer des Pakets, Brutto- und Nettogewicht 
• Ursprungserklärung 
• Stempel und Unterschrift 
• Besonderheiten bei Mustersendungen 

Bei Mustersendungen solltest du darauf achten in der Proformarechnung einen Warenwert anzugeben, welcher möglichst realistisch ist. Die Frage ist, welche Güter denn überhaupt als Muster in Frage kommen.  

Hierbei handelt es sich in der Regel um Waren, welche deutlich erkennbar als Probe zur Verfügung gestellt werden und auch nur für diesen Zweck geeignet sind. Sollte allerdings eine Kennzeichnung als Muster nicht möglich sein, so werden auch Produkte mit einem Warenwert von maximal 50,00 Euro und einer Höchstmenge von bis zu fünf Einheiten als Mustersendungen anerkannt. Mehr Details hierzu kannst du nachlesen in Art. 86 ff. der Zollbefreiungsverordnung. 

Solltest du über den tatsächlichen Warenwert keine realistischen Vorstellungen haben, so solltest du es vermeiden, in der Proformarechnung den Wert so stark herabzustufen, dass bestimmte Grenzen nicht überschritten werden. Nach spätestens der nächsten Betriebsprüfung wird auffallen, dass ein angegebener Warenwert nicht korrekt war. 

Konsequenzen bei Falschausstellungen  

Falsch ausgestellte Proformarechnungen können nicht nur zu bußgeldlichen, sondern auch zu strafrechtlichen Konsequenzen führen. Auch solltest du wissen, dass eine falsch ausgestellte Proformarechnung, in Abhängigkeit vom Einzelfall, sogar eine Zoll- oder auch Haftschuld begründen kann. 

Relevanz in der Buchhaltung 

Mit Hilfe der Proformarechnung ist es möglich, eine Rechnung zu ersetzen, welche noch nicht als Originalbeleg vorhanden ist. Um also den Aufwand buchen zu können, bevor der Originalbeleg vorhanden ist, genügt für die Zwischenzeit diese Methode. Somit ist die Funktion mit einem Eigenbeleg zu vergleichen. 

Aber nicht vergessen: Wenn der Beleg dann endlich vorliegt, muss die Proformarechnung durch ihn ersetzt werden. Denn nur diese ist als Dokument anerkannt und erfüllt die notwendigen Voraussetzungen. 

Welchen Warenwert gebe ich an? 

Beim Versenden von Waren muss zusätzlich deren Wert realistisch geschätzt werden. Dies ist zum einen bei Mustersendungen der Fall – also Gegenstände, die offensichtlich nur als Muster oder Probe geeignet sind. Andernfalls darf die Sendung eine Anzahl von maximal fünf Proben nicht übersteigen, oder analog einen Warenwert von 50 Euro. 

Handelt es sich also um solche Mustersendungen, muss eine Angabe zum Wert erfolgen. Vermeide aber unbedingt, einen zu niedrigen Wert zu nennen. Denn dies wird mit Sicherheit bei einer Prüfung auffallen und negative Konsequenzen mit sich führen. Als Alternative zur Vorabschätzung dienen daher folgende Möglichkeiten: 

• Warenwert erst nachträglich melden  
• Unvollständige Zollanmeldung abgeben, die einen Hinweis auf den Zoll-Wert enthält  

So kann eine falsche Einschätzung umgangen werden, ohne, dass du dafür belastet werden kannst. 

Was ist sonst noch zu beachten? 

Auf jeden Fall solltest du neben dem Originalexemplar deiner Proformarechnungen unbedingt vier Kopien erstellen und diese eindeutig erkennbar am Paket befestigen. Dadurch werden unnötige Verzögerungen bei der Zollabfertigung vermieden, die zu langen Lieferzeiten führen. 

Kurzgefasst: Die Proformarechnung ist ein Dokument, das vor allem bei Geschäften außerhalb der EU-Verwendung findet. Sie ist sehr ähnlich zu gewöhnlichen Handelsrechnung, nur fehlt hier die Aufforderung zur Zahlung – sie dient also rein als Beleg.