Mit einer Quittung bestätigst Du den Erhalt einer bestimmten Leistung: Sei es Geld, irgendeine Art von Produkt oder ein Dienst. Insbesondere um Zahlungen nachzuweisen, ist sie für Deine Kunden wichtig und kann explizit verlangt werden. Bei einer Barzahlung wird sie einfach ausgestellt und dem Kunden übergeben. Bei Überweisungen oder Lastschrifteinzügen kann sie auch nachträglich eingefordert werden und muss dann übermittelt werden.

Was muss eine Quittung enthalten?

Da Quittungen rechtlich gesehen als Urkunde gelten, gibt es natürlich auch Vorgaben darüber, was alles darauf vermerkt werden muss. Wir gehen in diesem Beispiel davon aus, dass eine Barzahlung bestätigt werden soll. In diesem Fall müssen die folgenden Bestandteile auf dem Beleg zu finden sein:

  • Datum
  • Höhe des Betrags in Zahlen und Worten
  • Nettowert
  • Steuersatz (7 % oder 19 %)
  • Name des Zahlers
  • Unterschrift des Zahlungsempfängers

Fortlaufende Nummern oder andere Merkmale, die Du von Rechnungen kennst, benötigst Du hier nicht. Fehlt jedoch auch nur eine dieser Angaben, ist die Quittung nichtig! Und auch vor Verwechslungen oder Urban Legends ist Vorsicht geboten. So gelten im allgemeinen Sprachgebrauch beispielsweise Kassenbons als Quittungen, rechtlich gesehen aber nicht.

Tipp: Ein Kassenbon erfüllt die Vorgaben für eine Quittung nicht. Hier fehlt es vor allem an der Schriftform, also an der Unterschrift des Empfängers.

Die genannten Angaben sind die Mindestvoraussetzungen, die erfüllt werden müssen. Unternehmen, die beispielsweise einen Firmenstempel besitzen, können diesen zusätzlich zur Unterschrift natürlich ebenfalls verwenden. Auf der anderen Seite musst Du Dir auch nicht mehr Mühe machen als nötig: Möchtest Du zum Beispiel schnell den Netto- oder Bruttowert eines Betrags errechnen, empfehlen wir Dir unseren Mehrwertsteuerrechner.

Wer bekommt welchen Teil der Quittung?

Stellst Du Deine Quittungen mit einem Quittungsblock aus, hast Du den Vorteil, dass es mit dem Durschlag immer eine Kopie gibt. Für viele stellt sich vor allem in der Gründungsphase aber häufig die Frage, wer denn nun welchen Teil bekommt? Das kann im laufenden Geschäftsbetrieb schnell peinlich werden und wird daher an dieser Stelle kurz und schmerzlos geklärt:

Das Original bekommt der Zahler, der Zahlungsempfänger erhält den Durchschlag.

Der Durschlag ist für Deine eigenen Unterlagen bestimmt. Hefte ihn einfach ab oder erspare Dir den Papierwust und scanne ihn mit unserem Tool zur Beleg-Ablage ein und archiviere ihn für später.

Muss man immer die Mehrwertsteuer ausweisen?

Prinzipiell ist die Antwort auf diese Frage „Ja“. Allerdings gilt für gewisse Unternehmer die sogenannte Kleinunternehmerregelung. Diese greift, wenn im vorherigen Kalenderjahr ein Umsatz von 17.500 Euro und im laufenden Kalenderjahr voraussichtlich 50.000 Euro nicht überschritten werden.

Fällt Dein Gewerbe unter die Kleinunternehmerregelung, musst Du keine Mehrwertsteuer ausweisen. In solchen Fällen schreibst Du einfach folgendes auf die Quittung:

„Kein Ausweis von Umsatzsteuer, da Kleinunternehmer gemäß § 19 UStG.“

Natürlich funktioniert auch eine Variante dieses Satzes, solange der Inhalt nicht verändert wird.

Kann eine Quittung eine Rechnung ersetzen?

Klare Frage, kurze Antwort: Nein. Zumindest nicht in der Form, die mit den Mindestvorgaben erreicht ist. Denn an Rechnungen werden andere Ansprüche gestellt, die gegebenenfalls ergänzt werden müssen. Eine Quittung kann also nur dann als Rechnung verwendet werden, wenn Sie alle gesetzlichen Voraussetzungen erfüllt. Welche das sind, erfährst Du in unserem Beitrag zur Privatrechnung.

Umgekehrt kannst Du aus einer Rechnung aber relativ einfach eine Quittung machen. Hierfür genügt es, einen kurzen Vermerk wie „Betrag erhalten“ auf die Rechnung zu schreiben.

Quittungsblock oder Tool? Was ist besser?

Die technische Entwicklung hält natürlich auch beim Thema Quittungen nicht an. Daher findest Du im Internet eine Vielzahl an Tools, die Dir mit einer Quittungsvorlage zum Ausfüllen das Leben leichter machen sollen. Hier ist allerdings Vorsicht geboten, da nicht alle Tools den in Deutschland gültigen Vorgaben entsprechen.

Steuerfalle: Fehlerhafte Angaben machen die Quittung nichtig. Unvollständig oder falsch ausgefüllte Quittungen gefährden den Vorsteuerabzug des Zahlers. Passiert das öfter, kommen hier schnell empfindliche Beträge zustande. Für Dich als Kunde ärgerlich, als Unternehmer sogar rufschädigend.

Einen Quittungsblock findest Du schon für wenig Geld im Fachhandel. Diese sind standardisiert und liefern Dir in jedem Fall das gewünschte Ergebnis, solange Du die Angaben wie im Quittungsvordruck vorgesehen einträgst.

Solltest Du Dich doch für ein Tool entscheiden, überprüfe im Vorfeld, ob die gesetzlich geregelten Vorgaben eingehalten werden. Ist das der Fall, kannst Du die Online-Quittungsvorlage bedenkenlos nutzen.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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