Eifrige Unternehmer stellen eine Rechnung lieber zu früh als zu spät: Denn sie verspricht einen baldigen Zahlungseingang. Für alle Fälle gilt es aber zu beachten, dass es in Deutschland auch für das Stellen von Rechnungen Fristen gibt. Hast du beispielsweise für ein anderes Unternehmen eine Leistung erbracht und möchtest dafür eine Vergütung erhalten, musst du für diese Leistung innerhalb von sechs Monaten eine Rechnung stellen.

Frist für Rechnungsstellung: sechs Monate

Jeder, der Leistungen oder Lieferungen für ein Unternehmen oder juristische Personen tätigt, muss eine Frist von sechs Monaten für die Rechnungsstellung einhalten. Die Frist beginnt, sobald die Leistung vollständig erbracht wurde. Wird der Zeitrahmen zur Rechnungsstellung nicht eingehalten, stellt dies gemäß § 26a Abs. 2 UStG eine Ordnungswidrigkeit dar, die mit Bußgeldern von bis zu 5.000 Euro geahndet werden kann.

Das gilt allerdings nur für gewerbliche Leistungen. Handelt es sich bei dem Auftraggeber um eine Privatperson, gibt es keine Frist für eine Rechnungsstellung.

Eine Ausnahme bildet der Grundstückskauf: Hier muss auch bei Privatpersonen als Leistungsempfänger die sechsmonatige Frist für die Rechnungsstellung eingehalten werden.

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Pflichtangaben auf der Rechnung

Es gibt gesetzlich verpflichtende Angaben, die jede gültige Rechnung enthalten muss, damit die Forderung durchgesetzt werden kann und vom Finanzamt anerkannt wird. Diese sind gemäß §14 UStG:

  • Vollständiger Name, Adresse des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
  • Steuernummer, Umsatzsteuer-ID
  • Einmalige, fortlaufende Rechnungsnummer 
  • Ausstellungsdatum
  • Dienstleistungszeitraum und Art der erbrachten Leistungen
  • Die geforderten Beträge zzgl. gesondert angegebener anzuwendender Steuersätze 

Sind die Angaben nicht vollständig oder gar fehlerhaft, kann sich der Schuldner weigern, den Forderungen nachzukommen. Außerdem kann es später Schwierigkeiten mit dem Finanzamt geben.

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Wann verjähren Forderungen?

Die Verjährungsfrist von Rechnungen beträgt in der Regel drei Jahre. Das klingt nach einem sehr langen Zeitraum – für Unternehmer mit unordentlicher Buchhaltung ist dieser allerdings rasch verstrichen. Wurde die Forderung innerhalb dieser Zeit nicht fristgerecht abgeliefert, nicht beglichen oder per Mahnungen konsequent eingefordert, ist jeglicher Anspruch auf die Zahlung verwirkt. Die Verjährung beginnt üblicherweise mit dem Jahresende, in welchem die Forderung entstanden und fällig geworden ist.

Rechnung rückwirkend stellen

Manchmal wird schlichtweg vergessen, erbrachte Leistungen in Rechnung zu stellen. Obwohl die Frist zur Rechnungsstellung sechs Monate beträgt, ist es auch möglich, Forderungen rückwirkend geltend zu machen. Entscheidend hierfür ist, dass es sich um einen nachweisbar berechtigten Anspruch handelt. Kannst du beweisen, dass du Leistungen erbracht hast, muss dein nachträgliches Rechnungsformular auch außerhalb der üblichen Frist wiederum sämtliche Pflichtangaben enthalten. Bei einer rückwirkenden Rechnungsstellung sollte Folgendes beachtet werden:

  • Als Rechnungsdatum wird das aktuelle Datum angegeben
  • Als Datum für die Leistungserbringung wird korrekterweise der vergangene Zeitpunkt benannt
  • Wurde der fällige Betrag bereits auch ohne Rechnungsstellung beglichen, sollte das ebenso vermerkt werden 

Für die rückwirkende Rechnungsstellung gibt es keine gesetzlich geregelte Frist. Im Alltag hat sich allerdings in diesen Fällen ebenfalls eine Verjährungsfrist von drei Jahren bewährt. Dabei markiert die Entstehung der Forderung den Beginn der Verjährung, nicht die Rechnungsstellung. Die Frist beginnt auch hier mit Jahresende.

Aufbewahrungsfrist von Rechnungen

Auch wenn du die Frist für deine Rechnungsstellung eingehalten und der Leistungsempfänger deine Forderung bereits beglichen hat, bist du aufgefordert, deine Dokumente noch zehn Jahre lang sicher aufzubewahren. Dabei ist es egal, ob du sie in Ordnern abheftest oder elektronisch speicherst.

Tipp: Thermopapier bleicht schnell aus – heftest du Belege zur Aufbewahrung ab, fertige besser eine Kopie auf herkömmlichem Papier an.

Die gesetzliche Frist zur Aufbewahrung beginnt, ähnlich wie die zur Verjährung einer Rechnungsstellung, mit dem Ende eines Kalenderjahres. Die Regelungen und Pflichten zur Aufbewahrung einer Forderung sind in den „Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung“ (GoB) festgeschrieben.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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