Wenn man sich als Unternehmer beruflich auf Reise befindet, ist dies auch mit entsprechenden Kosten verbunden, die du in einer Reisekostenabrechnung festhalten solltest. Denn diese bei einer beruflich veranlassten Auswärtstätigkeit anfallenden Reisekosten sind mitunter steuerlich abzugsfähig. Aber was genau fällt eigentlich unter die absetzbaren Reisekosten, welche Dinge müssen beachtet werden und wie wird die Reisekostenabrechnung korrekt erstellt? Fragen über Fragen – aber kein Problem. Hier erfährst du alles Wissenswerte zum Thema Reisekosten und deren präziser Abrechnung.

Der Begriff Reisekosten

Die Reisekosten bzw. die Reisekostenabrechnung umfasst sämtliche Kosten, die einem Unternehmen durch etwaige Geschäftsreisen entstehen. Zu diesen Kosten zählen:

  • Fahrtkosten (auch Bahnfahrten und Flüge)
  • Übernachtungskosten
  • Verpflegungsmehraufwand
  • Reisenebenkosten 

Im Zusammenhang der Reisekostenabrechnung wird häufig synonym auch von der Spesenabrechnung gesprochen.

Erstattungsfähige Fahrtkosten

Prinzipiell steht dem Reisenden die Wahl des Verkehrsmittels frei. Erstattungsfähige Fahrtkosten und jene, die in einer Reisekostenabrechnung angegeben werden müssen, sind die tatsächlichen Aufwendungen für die persönliche Nutzung des gewählten Beförderungsmittels. Nutzt du für deine Geschäftsreise beispielsweise einen Mietwagen oder öffentliche Verkehrsmittel wie Bus, Bahn oder Flugzeug? Dann sind der Fahrpreis bzw. die Kosten für das Ticket in nachgewiesener Höhe sowie alle eventuell anfallenden Zuschläge eingeschlossen.

Nutzt du ein privates Auto, kann entweder eine Kilometerpauschale von aktuell 30 Cent pro Kilometer veranschlagt werden, oder alternativ eine Abrechnung über den fahrzeugindividuellen Kilometerkostensatz erfolgen. Diese ist in der Regel zwar etwas aufwendiger zu erstellen, erweist sich jedoch oft rentabler als der Pauschbetrag. Erfolgt die Reise mit einem vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Dienstwagen, so sind die entsprechenden Kosten bereits in den Betriebsausgaben enthalten.

Erstattungsfähige Übernachtungskosten

Die Kosten für Übernachtungen können vom Arbeitgeber bzw. Unternehmer in der Reisekostenabrechnung vollständig als sogenannte Betriebsausgaben angesetzt werden. Die entsprechenden Belege, beispielsweise Hotelrechnungen sind dabei natürlich nachzuweisen. Für die entfallenden Übernachtungskosten gilt der ermäßigte Umsatzsteuersatz in Höhe von 7 %. Für anderweitige Services oder Businesspakete wie z.B. Flughafenshuttle, Frühstück, Kleiderreinigung oder eventuell anfallende Parkplatzgebühren werden 19 % Umsatzsteuer erhoben. Extraleistungen wie ein Fahrzeugstellplatz, Fernseher oder die Nutzung der Minibar sind keine Übernachtungskosten, können aber ggf. als Reisenebenkosten abgesetzt werden.

Für eine ordentliche und einfache Buchführung sollten bereits in der Rechnung die jeweiligen Beträge nach entsprechender Umsatzsteuer aufgeschlüsselt werden.

Der Verpflegungsmehraufwand

In der Reisekostenabrechnung wird auch der Verpflegungsmehraufwand berücksichtigt. Unter diesen fallen Ausgaben, die eine Person zu tragen hat, weil sie sich aus beruflichen Gründen außerhalb der eigenen Wohnung oder der vornehmlichen Tätigkeitsstätte aufhält und sich somit nicht gleichermaßen kostengünstig verpflegen kann wie zuhause. Hierfür gibt es bestimmte Pauschalbeträge, sogenannte Verpflegungsmehraufwand-Tagesgeld-Pauschalen (kurz: VTP).

Für eine Dienstreise ins Ausland gelten vom Zielland abhängige Pauschalen, die in der Regel höher sind als bei Geschäftsreisen im Inland. Diese VTPs müssen entsprechend angepasst werden, wenn dem Reisenden vor Ort Mahlzeiten gestellt werden. Bei einem Frühstück wird die Pauschale um 20 % gekürzt, handelt es sich um ein Mittag- oder Abendessen, werden 40 % abgezogen. Sollte in der Berechnung ein Minusbetrag das Resultat sein, wird dieser nicht angerechnet, sondern lediglich mit Null Euro erstattet.

Erstattungsfähige Reisenebenkosten

Hier sind ganz verschiedene Kosten denkbar, die in Zusammenhang mit der Reise stehen. Das können beispielsweise Mautgebühren, Gebühren für berufliche Telefonate oder Umbuchungskosten sein. Aber auch hier gilt: Voraussetzung für eine entsprechende Vergütung durch die Reisekostenabrechnung ist ein belegmäßiger Nachweis.

Auch Trinkgelder, Gebühren für Parkuhren oder Ähnliches können durch einen Eigenbeleg glaubhaft eingebracht werden.

Zweck der Reisekostenabrechnung

Die Reisekostenabrechnung ist für Unternehmer und Arbeitgeber ein effektives Mittel, die getätigten Betriebsausgaben präzise zu erfassen. Dabei ist es wichtig, möglichst sämtliche Reisekosten zu erfassen und in die Reisekostenabrechnung einzubeziehen. Hierzu zählen sowohl jene, die das Unternehmen direkt über Pauschalen oder Belege trägt als auch solche, die dem Mitarbeiter bzw. Reisenden durch eventuelle Vorleistungen entstanden sind.

Die derzeit geltenden Lohnsteuerrichtlinien sind dabei in jedem Falle zu beachten, denn sie regulieren, welche Reisekosten lohnsteuerfrei erstattet werden können. Prinzipiell gilt: Sollte dem Mitarbeiter ein höherer Betrag erstattet werden als der zulässige, so muss der Mitarbeiter diese Differenz seinem zu versteuernden Lohn aufschlagen.

Nützliche Hilfestellung bei der korrekten Reisekostenabrechnung

Da die Reisekostenabrechnung mitunter nicht einfach zu handhaben und bei der Vielzahl an Belegen der Überblick manchmal schwer zu wahren ist, bietet dir FastBill eine praktische digitale Belegablage. Mit unserer Scan-App erfasst du spielend leicht und im Handumdrehen deine Bahntickets, Bewirtungsbelege und Hotelrechnungen.

Mit deiner persönlichen Inbox behältst du stets den Überblick und wirst darüber informiert, welche Belege bereits bezahlt sind und welche noch ausstehen. Das spart dir nicht nur Zeit und Nerven, sondern am Ende auch bares Geld bei der Reisekostenabrechnung.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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