Wenn es um Formvorschriften und Pflichtangaben geht, kennt das Finanzamt keine Gnade – fehlen wichtige Angaben, gilt das Dokument direkt als ungültig. So muss unter anderem die Steuernummer bei den meisten Rechnungen vorhanden sein. Doch was ist sonst noch zu beachten, um eine ordentliche Rechnung zu stellen?

Ein Urwald aus Formalitäten

Das Finanzamt mit all seinen Vorschriften, die einen jungen Unternehmer ganz schnell zur Verzweiflung bringen – bei dieser Vorstellung werden sich wohl die meisten angesprochen fühlen. Doch so grundlos sind diese Vorgaben auch gar nicht. Um einen Überblick über die Geschäftsvorgänge zu bekommen und alles einheitlich zu strukturieren, müssen bestimmte Pflichtangaben auf einer Rechnung gemacht werden.

Kleine Unterschiede gibt es lediglich aufgrund der Art des Unternehmens: Wer beispielsweise unter die Kleinunternehmerregelung fällt, wie etwa Freiberufler und Selbstständige, muss keine Umsatzsteuer angeben.

Welche Angaben sind für mich verpflichtend?

Bei all den Vorgaben ist es natürlich schwer, den Überblick zu behalten. Um eine ordentliche Rechnung aufzusetzen, müssen zahlreiche Angaben und Daten korrekt ausgefüllt werden – die Einzelheiten werden dabei in § 14 und § 14a UStG geregelt. Unter anderem müssen Unternehmen folgende Rechnungsangaben aufweisen:

  • Name und Anschrift des leistenden Unternehmens
  • Name und Anschrift des Leistungsempfängers
  • Beschreibung der Leistung
  • Ausstellungsdatum
  • Leistungszeitpunkt 

Auf keinen Fall auf der Rechnung zu vergessen ist dabei die Steuernummer des leistenden Unternehmens – und hiermit kommen wir auch zum alles entscheidenden Punkt.

Steuernummer, was ist das?

Jeder hat sie, egal ob Arbeitnehmer oder Arbeitgeber. Sie ist bei jeder Steuererklärung erforderlich, doch nur die wenigsten wissen, was dahinter steckt.

Mit Hilfe einer Steuernummer können Finanzämter eindeutig zuordnen, welche Steuererklärung von welcher Person abgegeben wurde.

Diese Zuordnung erleichtert die Verwaltung und ist eine wichtige Grundlage für das System. Dabei wird die Steuernummer jeder Person automatisch zugeordnet, wenn eine erste Steuerklärung abgegeben wurde. Seit 2007 ist eine zusätzliche Steuer-ID eingeführt, die grundsätzlich den gleichen Zweck erfüllen soll und als Ersatz für die Steuernummer gilt – bislang existieren jedoch noch beide Nummern.

Wo finde ich meine Steuernummer?

Die Steuernummer besteht aus 13 Ziffern, wobei eine Codierung des Wohnsitzes enthalten ist – bei einem Umzug ändert sich die Nummer also, sofern dann ein anderes Amt zuständig ist. Nicht nur aus diesem Grund ist eine Ummeldung wichtig.

Du findest sie oben links auf deinem Einkommensteuerbescheid sowie auf dem Lohnsteuerbescheid, den du vom Arbeitgeber bekommst. Solltest du noch nie eine erhalten haben, kannst du sie einfach bei deinem zuständigen Finanzamt erfragen.

Welche Nummer ist es nun aber?

Ähnliche Begriffe, die alle etwas anderes aussagen – die 13-stellige Steuernummer wird dabei vor allem auf der Rechnung von Personen gefordert, die nicht umsatzsteuerpflichtig sind. Wer also der Kleinunternehmerregelung unterliegt, muss diese Nummer auf seiner Rechnung angeben.

Grundsätzlich kommt aber auch die Umsatzsteuer-ID in Frage: Sie gilt in der gesamten Europäischen Union und genügt ebenfalls auf der Rechnung. Wer auf dem europäischen Markt tätig ist und länderübergreifend Geschäfte macht, kann sich bei Finanzämtern durch diese Nummer eindeutig kennzeichnen. Solltest du deine Nummer nicht kennen, kannst du Auskunft beim Bundeszentralamt für Steuern erhalten.

Auf keinen Fall jedoch solltest du auf Rechnungen die persönliche Identifikationsnummer angeben! Die IdNr besteht aus 11 Ziffern und gehört keinesfalls auf die Rechnung. Diese Nummer brauchst du vor allem für Steuererklärungen.

Ohne Nummer geht nichts

Ob Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID: Ohne eine der beiden Nummern ist die Rechnung ungültig und bedarf einer Nachkorrektur. Da diese zeitaufwendig ist, solltest du lieber von vornherein alle vorhandenen Angaben deiner Rechnung prüfen und unnötige Arbeit im Voraus vermeiden. Bei Kunden im EU-Ausland ist dabei nur die USt-Id möglich.

Tipp: Um ganz sicher zu gehen und sich dem Kunden anzupassen, kannst du auch sowohl Steuernummer als auch Umsatzsteuer-ID angeben. So machst du garantiert keine Fehler und hast die notwendige Vorgabe erfüllt.

Denn grundsätzlich gilt: Lieber zu viele Angaben auf einer Rechnung machen, die dann nicht benötigt werden, als wichtige Informationen weglassen!

Ausnahmen bestätigen die Regel

Bei sogenannten Kleinbetragsrechnungen mit einem Wert von unter 150 Euro benötigt deine Rechnung keine Steuernummer oder Umsatzsteuer-ID. Zu solchen Rechnungen zählen unter anderem Kassenzettel. Dort müssen lediglich Name und Anschrift des leistenden Unternehmers genannt werden, sowie:

  • Datum der Ausstellung
  • Umfang und Art der Leistung
  • Brutto-Entgelt sowie Steuerbetrag, der darauf anfällt
  • anzuwendender Umsatzsteuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung 

Zahlreiche Angaben, die bei einer regulären Rechnung erforderlich sind, kannst du in diesem Fall also unbesorgt weglassen. Natürlich schadet die Angabe der Steuernummer nicht, doch wird sie hier nicht benötigt.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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