Sie kostet Zeit, Nerven und wird von den meisten gefürchtet – die Steuerprüfung, auch bekannt als Betriebsprüfung. Sie kann grundsätzlich jedes Unternehmen treffen und wird vom Finanzamt durchgeführt, um Steuerausfällen oder stark schwankenden Umsätzen auf den Grund zu gehen. Wenn du aber auf eine ordentliche und vollständige Buchführung achtest, musst du dir keinerlei Sorgen machen: Wie du dich bei einer Steuerprüfung richtig verhältst, zeigen wir dir.

Die richtige Vorbereitung

Ein frühzeitiges Anzeichen für eine Betriebsprüfung ist ein Vermerk auf dem Steuerbescheid mit dem Wortlaut „Der Bescheid ist nach § 164 AO vorläufig“. So drückt der Staat aus, dass er womöglich die Sachlage durch einen Steuerprüfer kontrollieren will – wobei der Prüfer meist die Unterlagen der letzten drei Jahre untersucht.

Je nach Größe deines Unternehmens bekommst du im Regelfall ein bis vier Wochen Vorlaufzeit, um dich auf die Steuerprüfung vorzubereiten.

Sollten du oder dein Steuerberater aber zum Beispiel erkrankt sein, kann auch eine Verschiebung beantragt werden. Denn die frühzeitige Ankündigung der Steuerprüfung dient dazu, dir eine Vorbereitung zu ermöglichen: Du solltest möglichst alle Unterlagen aus deiner Buchhaltung überprüfen und zusammentragen. Dazu zählen unter anderem Belege wie:

  • Betriebsausgaben
  • Kontoauszüge
  • Gewinnermittlung
  • Ausgangsrechnungen
  • Fahrtenbücher 

Die Steuerprüfung ist dabei an keinen bestimmten Ort gebunden. Statt in den eigenen Räumlichkeiten lohnt es sich jedoch, die Prüfung bei deinem Steuerberater durchführen zu lassen: Denn so kommen zwar Kosten auf dich zu, du hast jedoch keinen Arbeitsausfall in deinem Büro und bist in einer vertrauteren Atmosphäre. Zudem vermeidest du, dass Mitarbeiter vielleicht versehentlich sensible Informationen preisgeben oder auf Fangfragen reinfallen.

Wenn das Ankündigungsschreiben eingetroffen ist

Sobald du das Schreiben vom Finanzamt erhalten hast, solltest du vor allem die Rechtsgrundlage prüfen. Außerdem sollten Angaben zum Zeitraum der Steuerprüfung enthalten sein, sowie deine Rechten und Pflichten während des Ablaufs. Der Name des Prüfers muss dabei nicht zwingend angegeben sein.

Oftmals kann eine Betriebsprüfung unterwartet kommen, da sie durch Zufallsverfahren angeordnet wurde. Es muss also kein konkreter Verdacht von Betrug vorliegen – sind in deiner Buchführung jedoch Lücken oder auffällige Unregelmäßigkeiten, wird es eher zu einer Kontrolle kommen. Weitere Gründe sind, wenn sich die Erlöse stark verändern oder Buchungen nicht nachzuvollziehen sind.

Welche Folgen bringt eine Steuerprüfung mit sich?

Normalerweise wird ausschließlich das Geschäftskonto einer Steuerprüfung unterzogen und das Privatkonto außen vor gelassen. Aus diesem Grund ist es auch wichtig, dass du geschäftliche und private Angelegenheiten voneinander trennst. Lediglich bei der GmbH gilt eine Ausnahme: Da diese keinen privaten Bereich besitzt, werden alle Konten bei der Steuerprüfung offen gelegt. Auch wenn der Betriebsprüfer bei ausreichendem Verdacht ein Strafverfahren einleitet, dürfen alle Konten untersucht werden.

Während der Steuerprüfung ist es für dich enorm wichtig, alle Fragen ehrlich und nach bestem Gewissen zu beantworten. Nur so können weitere Nachforschungen vermieden und alle Unklarheiten geklärt werden.

Zum Abschlussgespräch kannst du auch deinen Steuerberater oder einen Rechtsanwalt miteinbeziehen, um dich besser abzusichern und bei Fragen eine Unterstützung zu haben.

Gerichtliche Konsequenzen

Sollten nach der Steuerprüfung die Steuerbescheide geändert werden, kannst du immer noch Einspruch erheben. Wird dieser jedoch abgelehnt, ist der Weg zum Gericht die einzige Möglichkeit – was hohe Kosten und viel Aufwand mit sich bringt. Ein friedliches Übereinkommen mit dem Finanzamt ist somit eindeutig die einfachere Lösung.

Alternative: Selbstanzeige

Wer bereits im Voraus ein schlechtes Gewissen hat und eigene Fehler einsieht, hat die Selbstanzeige als Ausweg. Solange du noch keinen Bescheid zur Steuerprüfung erhalten hast, kannst du dadurch schlimmere Folgen vermeiden. Durch die Selbstanzeige zahlst du Steuern nach und bringst alle Angelegenheiten selbstständig ins Reine, um größere Strafen zu vermeiden: Denn neben einer Geldbuße kann sogar eine Freiheitsstrafe die Folge sein.

Um diesen Problemen aus dem Weg zu gehen, solltest du von Anfang an auf eine ordentliche und vollständige Buchführung achten und alle Geschäftsvorfälle nach bestem Wissen und Gewissen dokumentieren. Mit dem praktischen Tool FastBill kein Problem: Hier hast du stets den vollen Überblick über alle Finanzen und hast im Falle einer Betriebsprüfung alle Unterlagen übersichtlich vorliegen.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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