Beim Verpflegungsmehraufwand handelt es sich nicht etwa um einen Ersatz für angefallene Verpflegungskosten, sondern um einen Mehraufwand für Verpflegung. Befindet sich ein Unternehmer auf einer Dienstreise, fallen in der Regel höhere Kosten für dessen Verpflegung an, als dies im häuslichen Umfeld oder der Betriebsstätte der Fall wäre. Diese zusätzlichen Verpflegungskosten werden gemeinhin als Verpflegungsmehraufwand, umgangssprachlich ab und zu auch als Mehrverpflegungsaufwand bezeichnet. Bei geschäftlich veranlasster Auswärtstätigkeit können diese höheren Aufwendungen steuerlich geltend gemacht oder sogar steuerfrei erstattet werden.

Verpflegungskosten sind Reisekosten

Die Reisekosten umfassen all jene Kosten, die einem Unternehmen durch eine Geschäftsreise entstehen. Die Reisekostenabrechnung, auch Spesenabrechnung genannt, setzt sich in der Regel aus folgenden Bestandteilen zusammen:

  • Verpflegungsmehraufwendungen
  • Fahrtkosten (auch Bahn oder Flugzeug)
  • Reisenebenkosten
  • Übernachtungskosten

Der Verpflegungsmehraufwand ist für jeden Kalendertag abzugsfähig, an dem sich der Steuerpflichtige wegen seiner vorübergehenden beruflichen Tätigkeit außerhalb seiner ersten Tätigkeitsstätte, also des beschäftigenden Betriebs und seiner eigenen Wohnung aufhält.

Pauschalen für den Verpflegungsmehraufwand

Während die anderen Reisekosten wie Übernachtungs- oder Fahrtkosten auf der Spesenabrechnung vollständig angegeben werden können, gelten für den Verpflegungsmehraufwand je nach Dauer der Dienstreise bestimmte Pauschbeträge, sogenannte Verpflegungsmehraufwand-Tagesgeld-Pauschalen (kurz: VTP). Diese Pauschalen sind sowohl von der Dauer als auch vom Zielland der Dienstreise abhängig und können sich jedes Jahr verändern.

Jeweils zum Jahreswechsel veröffentlicht das Bundesfinanzministerium eine Übersicht der Reisekostenvergütungen für dienstliche Reisen ins Ausland. Für Inlandsreisen in Deutschland gelten aktuell folgende Pauschbeträge:

  • Eintägige Dienstreise (bis max. 8 Stunden): 0 Euro
  • Eintägige Dienstreise (mehr als 8 Stunden): 12 Euro
  • Mehrtätige Dienstreise (für An- und Abreisetag): jeweils 12 Euro
  • Mehrtätige Dienstreise (alle Zwischentage): jeweils 24 Euro

Für die Reisekostenabrechnung werden grundsätzlich alle Kalendertage zur Berechnung herangezogen. Um eine ganztägige Abwesenheit festzustellen, muss der Zeitraum von 0 bis 24 Uhr betrachtet werden.

Auch für eine Begleitperson können die Mehraufwendungen für Verpflegung, Übernachtung etc. angesetzt werden. Wichtig ist, dass ein zwingender Grund für die Mitnahme dieser Person vorgebracht werden kann (beispielsweise bei Notwendigkeit eines Fahrers oder einer Sekretärin).

Verpflegungsmehraufwand und Auslandsreisen

Für geschäftliche Reisen ins Ausland gelten höhere Tagespauschalen für den Verpflegungsmehraufwand. Diese sind länderspezifisch und werden jährlich vom Bundesfinanzministerium (BMF) veröffentlicht. Bei Ländern, die nicht in der Auflistung des BMF enthalten sind, gilt die Pauschale für Luxemburg. Bei Reisen in Länder in Übersee, die im Schreiben nicht erwähnt sind, gilt die Pauschale für das entsprechende Mutterland. Auch im Fall einer zeitweisen beruflichen Tätigkeit im Ausland gibt der Fiskus drei Pauschalen vor:

  • Für An- und Abreisetag sowie für eine Abwesenheit von mind. 8 Stunden pro Kalendertag
  • Dauer der Abwesenheit von mind. 24 Stunden pro Kalendertag
  • Pauschale für Übernachtungskosten

Sollte an eine geschäftliche Auslandsreise direkt eine weitere anknüpfen, so gilt für die Veränderung der jeweils höhere Pauschalbetrag. Reist man beispielsweise nach einer Tätigkeit in Belgien direkt in die Schweiz, so läge der Pauschbetrag für einen Anreisetag in die Schweiz höher als jener für einen Abreisetag aus Belgien. Somit würde in diesem Fall die Pauschale für die Schweiz greifen.

Kürzung der Verpflegungsmehraufwand-Pauschale

Befindet sich ein Arbeitnehmer auf einer Dienstreise und wird dabei vom Arbeitgeber verpflegt, muss die Tagespauschale für den Verpflegungsmehraufwand entsprechend angepasst, sprich gekürzt werden. Der Gesetzgeber sieht in solchen Fällen folgende Abminderungen vor:

  • Frühstück wird vom Arbeitgeber gestellt: 20 % Kürzung der VTP
  • Mittagessen wird vom Arbeitgeber gestellt: 40 % Kürzung der VTP
  • Abendessen wird vom Arbeitgeber gestellt: 40 % Kürzung der VTP

Der Verpflegungsaufwand wird also tageweise gekürzt. Die Kürzung kann dementsprechend nie höher sein als die Verpflegungspauschale für den entsprechenden Tag.

Verpflegungsmehraufwand und Steuer

Damit nicht unzählige Belege für etwaige Verpflegung gesammelt und aufbewahrt werden müssen, hat das Finanzamt besagte Pauschalen aufgestellt. Diese Pauschbeträge bemessen sich nach der Dauer des Aufenthalts sowie nach dem Aufenthaltsland.

Nun gibt es zwei Möglichkeiten, wie die jeweiligen Verpflegungspauschalen steuerlich geltend gemacht werden können: Zum einen kann der Arbeitnehmer diese als Werbungskosten in die Steuererklärung eintragen und absetzen, zum anderen kann der Arbeitgeber dem Arbeitnehmer die Pauschalen mit dem Gehalt überweisen. Der Arbeitgeber kann natürlich auch mehr erstatten als lediglich den Verpflegungsmehraufwand: Jedoch ist zu beachten, dass nur der entsprechende Pauschalbetrag steuerfrei ist. Im Fall höherer Beträge wird eine Steuer von 25 % erhoben. Mit dem Finanzmanagement-Tool von FastBill kannst du leichter den Überblick behalten.

War dieser Artikel hilfreich für dich?

Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

Leave a Reply