Grundsätzlich ist jedes Unternehmen dazu verpflichtet, Umsatzsteuer abzuführen – und ist demnach auch vorsteuerberechtigt. Dies beschreibt eine Steuer, die beim Einkauf anfällt und die du dir vom Finanzamt zurückerstatten lassen kannst. Die Vorsteuer spielt dabei eine Rolle, wenn es sich um Ausgaben für den Betrieb handelt. Doch worin liegt der Unterschied zur Umsatzsteuer und ist die Mehrwertsteuer wieder etwas anderes?

Was bedeuten die verschiedenen Begriffe?

Jeder kennt den Regelsteuersatz von 19 %, der bei Produkten wie Kleidung oder Elektronik ausgewiesen ist – dabei handelt es sich um die Umsatz- oder Mehrwertsteuer, die auf viele Produkte anfällt, die in Deutschland verkauft werden. Sie wird häufig als durchlaufende Steuer bezeichnet, da der Endverbraucher sie an den Unternehmer zahlt, welcher sie wiederum an das Finanzamt weiterleitet.

Im Unterschied dazu fällt die Vorsteuer an, wenn du Waren einkaufst oder Dienstleistungen anfallen. Wenn du die erworbenen Artikel wieder weiterverkaufst, wird die Summe mit der anfallenden Umsatzsteuer verrechnet – du bekommst also die Vorsteuer vom Finanzamt zurückerstattet. Kurz gefasst:

  • Wenn du eine Rechnung an einen Kunden schreibst, musst du die Umsatzsteuer ausweisen.
  • Bekommst du selbst eine Rechnung, ist dort die Vorsteuer enthalten, die du dem Lieferanten zahlen musst. 

Achte also darauf, dass du beide Steuern nicht verwechselst und sie rechtzeitig an das Finanzamt abführst.

Was versteht man unter dem Vorsteuerabzug?

Bei der Kalkulation von Umsatzsteuer und Vorsteuer kannst du einen Vorsteuerabzug vornehmen. Darunter versteht man die Möglichkeit, die Umsatzsteuer der verkauften Ware mit den bereits geleisteten Zahlungen zu verrechnen.

Solltest du deinen Lieferanten im Voraus eine höhere Steuer gezahlt haben als die Summe der von deinen Kunden eingenommene Umsatzsteuer beträgt, wird dies als Vorsteuerüberhang bezeichnet. Diese Differenz zahlt dir das Finanzamt zurück, sodass bei dir keine Verluste entstehen. Im Umkehrschluss gilt das Gleiche: Falls die geleistete Vorsteuer zu gering ist, kommt es zur sogenannten Umsatzsteuerzahllast und du musst nachzahlen.

Somit handelt es sich bei der Steuer um einen durchlaufenden Posten: Für dich ergeben sich daraus weder Aufwendungen noch Erträge.

Wann muss die Vorsteuer abgeführt werden?

Im Grunde entsprechen die Regelungen zur Umsatzsteuer auch denen der Vorsteuer: Solltest du jährlich mehr als 17.500 Euro Umsatz machen, bist du sowohl umsatzsteuerpflichtig, als auch vorsteuerberechtigt. Je nach Ware kannst du daher 19 % – oder 7 % bei Artikeln wie Lebensmitteln oder Blumen – als Vorsteuer berechnen. Bei einem geringeren Umsatz gilt die Kleinunternehmerregelung: In diesem Fall musst du keine Umsatzsteuer abführen, bist dementsprechend aber auch nicht vorsteuerberechtigt.

Beachte, dass dies nur bei abzugsfähigen Betriebsausgaben gilt: Geschenke, Geldstrafen, Kosten der Lebensführung sowie Einkommensteuer und andere Personensteuern sind nicht vorsteuerabzugsberechtigt.

Doch Vorsicht: Nur, wer eine juristische Person ist oder zu bestimmten Körperschaften gehört, ist vorsteuerberechtigt. Zudem muss die Rechnung allen Anforderungen der Buchhaltung gerecht werden, da ansonsten ein Abzug der Vorsteuer nicht möglich ist. Die genaueren Regeln sind dabei in § 14 UStG sowie § 15 Nr. 1 UStG festgelegt – mit den Vorlagen von FastBill ist die Erstellung einer Rechnung aber kein Problem und du kannst kaum Fehler machen.

Wann darfst du die Vorsteuer abziehen?

Als Unternehmer darfst du die Vorsteuer dann abziehen, sobald dir eine Rechnung inklusive ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegt. Somit ist der Zeitpunkt des Abzugs davon abhängig, wann die Leistung erbracht wurde und  wann die Rechnung ausgestellt wurde. Wann genau bezahlt wurde, ist für die Steuer unwichtig. Eine Ausnahme gilt, wenn die Einfuhrumsatzsteuer bereits bei Anzahlungen bezahlt wurde.

Tipps für Gründer eines Unternehmens

Aller Anfang ist schwer – vor allem, wenn du gerade dein Unternehmen gegründet hast. Doch du kannst dir die Arbeit im Voraus erleichtern, auch wenn dein Gewerbe noch nicht angemeldet ist: Den Vorsteuerabzug darfst du nämlich schon davor beantragen. Sobald du also Ausgaben im Zusammenhang mit deiner Arbeit hast, musst du die Vorsteueranmeldung nicht auf einen späteren Zeitpunkt verschieben.

Ob es sich nun um Ausgaben für den neuen Computer oder für das Büro handelt: Achte darauf, dass du alle Angaben detailliert aufzeichnest und am besten vermerkst, warum die Kosten angefallen sind. So können auch Aufwendungen berücksichtigt werden, die vor der eigentlichen Existenzgründung erfolgt sind.

Wenn du nachweisen kannst, dass du den PC für die selbstständige Arbeit benötigt hast und daher im Voraus kaufen musstest, erhältst du die Steuern auch wieder. Natürlich gilt dies aber nur, wenn du später auch zum Vorsteuerabzug berechtigt sein wirst und nicht etwa die Kleinunternehmerregelung auf dich zutreffen wird.

War dieser Artikel hilfreich für dich?

Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

Leave a Reply