Rechnungen stellen gehört zum Alltag von Unternehmern. Denn mit der erbrachten Leistung sind dem Kunden gegenüber Forderungen entstanden, die fristgerecht beglichen werden müssen. Oft ist es nun aber so, dass mit dem Fokus auf das Kerngeschäft das Forderungsmanagement ins Hintertreffen gerät. Das sollte nicht passieren – denn die Forderungen können nicht unbegrenzt geltend gemacht werden. Doch wann verjähren Rechnungen? Bis wann muss eine Rechnung spätestens gestellt werden? Wann verfällt sie?

Wann verfallen Rechnungen?

Ausfallrisiken sind hoch. Und schon einzelne nicht bezahlte Rechnungen können zur Insolvenz eines Unternehmens beitragen. Daher solltest du deine Forderungen immer im Blick behalten. Das Bürgerliche Gesetzbuch (BGB) gibt vor, wann und unter welchen Umständen Rechnungen verjähren.

Die Verjährung – Definition

Eine Verjährung bedeutet, dass du keine Möglichkeit mehr hast, deinen Anspruch auf Zahlung vor Gericht oder anderweitig durchzusetzen. Dabei ist unerheblich, ob der Anspruch durch deine eigene Leistung entstanden ist oder beispielsweise bei einer Betriebsübernahme übernommen wurde.

Seit dem 1. Januar 2002 beträgt die Verjährung laut BGB drei Jahre. Zuvor war die Regelverjährung auf 30 Jahre festgeschrieben, was auch immer noch für ältere Forderungen gelten kann. Für einige Fälle gelten auch abweichende Verjährungsfristen. So verjährt dein Recht bei Einkäufen beispielsweise von Möbeln, Elektrogeräten oder Kleidung bereits nach zwei Jahren. Bei Baumängeln hingegen erst nach fünf Jahren.

Der Beginn einer Verjährung

Die Verjährung beginnt mit dem Zeitpunkt, an dem der Anspruch entstanden ist. Grundsätzlich legt das BGB das Anlaufen der Verjährungsfrist mit dem Ende des Jahres fest, in welchem der Anspruch entstanden ist. Um eine Rechnung geltend zu machen, musst du dabei klar belegen können, dass du eine Forderung begründet hast und der Schuldner davon erfahren und dem zugestimmt hat.

Der Beginn der Frist am Ende des Jahres ist vor allem ein Notbehelf, wenn nicht genau nachgewiesen werden kann, wann eine Rechnung tatsächlich gestellt wurde.

Die Verjährung von Rechnungen verhindern

Der schnellste Weg, eine Verjährung von Rechnungen kurz vor Ende des Jahres zu verhindern, ist die Einleitung eines Mahnverfahrens. Hierfür wird in Deutschland nur noch ein automatisiertes, zentrales Mahnverfahren angewendet, das günstiger und weniger zeitaufwändig ist. Das Einzige, was du dabei tun musst, ist, einen Mahnbescheid zu beantragen – ohne Begründung deines Anspruchs. Das geschieht mit einem Online-Antrag, der automatisch ermittelt, welches das zuständige Gericht ist. Dieses schickt den Mahnbescheid anschließend an den Schuldner. Eine herkömmliche Mahnung alleine reicht nicht aus, um eine Verjährung zu verhindern. Du kannst allerdings auch:

  • Klage einreichen

Auch eine Klage kann die Verjährung von Rechnungen verhindern. Im Vergleich zum Mahnverfahren ist sie allerdings um einiges aufwändiger in der Vorbereitung. Eine Klage muss den Anspruch auf die Forderung begründen. Dazu benötigst du alle wichtigen Dokumente als Beleg. Die Verjährungsfrist ist gehemmt, sobald dein Schreiben bei Gericht eintrifft. Ab Beträgen von 5.000 Euro solltest du dir unbedingt Rechtsbeistand holen.

  • Verhandlungen führen

Ernsthafte Verhandlungen mit dem Schuldner stoppen ebenfalls die Verjährung von Rechnungen. Die Diskussionen müssen aber von dir nachgewiesen werden – auch, dass in der Tat nach einer Lösung gesucht wird. Versucht der Schuldner, das Problem gezielt hinauszuzögern, indem er etwa nicht reagiert, solltest du einen Mahnbescheid erteilen oder Klage einreichen.

  • Beim Ombudsmann beschweren

Die Verjährungsfrist hält an, wenn du dich beim Ombudsmann der Banken oder Versicherungen beschwerst, der offiziellen Schlichtungsstelle. 

Keine Rechnung erhalten? Nach ihrer Verjährung sind Forderungen nicht automatisch erloschen. Wer nicht nachweisen kann, dass Rechnungen bereits verjährt sind, riskiert, dass sein Gläubiger Recht bekommt – auch wenn die Forderung eigentlich schon verjährt ist.

Problem an der Wurzel packen

Das Beste, was du gegen die Verjährung tun kannst, ist, rechtssichere Rechnungen zu verfassen, zeitnah zu verschicken und konsequent einzufordern. Ein solcher Ablauf bewahrt nicht nur dein Recht, sondern schont auch deine Finanzen. Ein praktischer Helfer sind dir dabei nützliche Tools wie das Finanzmanagement Tool von FastBill.

Mit FastBill erstellst Du nicht nur in Sekundenschnelle ordnungsgemäße und individuelle Rechnungen und Mahnungen weit vor ihrer Verjährung, sondern behältst auch die Zahlungsmoral deiner Kunden übersichtlich im Blick. Du kannst überall und jederzeit Belege erfassen und deine Finanzlage überprüfen. Mit nur einem Klick übersendest du deinem Steuerberater regelmäßig deinen Monatsbericht. Damit wirst du keine einzige Rechnung mehr übersehen – und kannst dich wieder getrost auf dein Kerngeschäft konzentrieren.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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