Pflichtangaben einer Rechnung – Was muss alles drauf?

Egal, ob du dein Unternehmen gerade erst gegründet hast oder schon fest in deiner Branche etabliert bist, das Rechnungschreiben gehört immer zum Unternehmensalltag dazu. Doch eine Rechnung besteht aus weit mehr als Namen oder Liefermengen und -preisen. Welche Pflichtangaben darauf stehen müssen, erklären wir dir hier ausführlich.

 

Welche Pflichtangaben muss deine Rechnung enthalten?

Ärger mit dem Finanzamt wünscht sich niemand. Und gewiss möchtest du auch nicht, dass dein Kunde wegen fehlender Angaben erneut auf dich zukommt. Um das zu verhindern, ist es wichtig, dass die folgenden Pflichtangaben auf deiner Rechnung stehen.

 

Vollständige Anschriften

Die ersten wichtigen Pflichtangaben sind deine vollständige Anschrift sowie die vollständige Anschrift deines Kunden. Vorsicht jedoch, wenn die Adresse deines Leistungsempfängers nicht gleich der Lieferadresse ist. Da die Lieferadresse keine Rolle spielt, musst du immer die Anschrift deines Auftraggebers angeben, welcher die Rechnung in Empfang nimmt.

 

Eine fortlaufende Rechnungsnummer

Hast du die richtige Anschrift aufgeschrieben, brauchst du auch noch eine Rechnungsnummer. Wichtig ist, dass diese fortlaufend ist. Unwichtig ist, ob deine Rechnungsnummer nur aus Ziffern oder aus einer Kombination aus Ziffern und Buchstaben besteht, da beides erlaubt ist. Deine Rechnungsnummern können zum Beispiel so aussehen:

 

  • 00001, 00002, 00003 usw.
  • A-0001, A-0002, A-0003 usw.
  • 2018-0001, 2018-0002, 2018-0003 usw.

Solange erkennbar ist, dass die Nummerierungen fortlaufend sind, kannst du dir deine Kombination frei auswählen. Weitere Informationen zum Thema Rechnungsnummer findest du bei uns im FastBill Lexikon.

 

Lieferzeitpunkt und Ausstellungsdatum

Weitere Pflichtangaben sind der Lieferzeitpunkt und das Ausstellungsdatum. Dies gilt für Lieferungen sowie Leistungen gleichermaßen. Wenn du den genauen Lieferzeitpunkt nicht benennen kannst, reicht auch die Angabe der Kalenderwoche oder des Monats aus. Egal, ob du den genauen oder den voraussichtlichen Lieferzeitpunkt nennst, das Ausstellungsdatum muss immer genau aufgeschrieben werden.

 

Die Beschreibung deiner Leistung

Des Weiteren musst du aufführen, welche Leistung du für deinen Kunden erbracht hast. Neben der Art spielt auch die Menge eine große Rolle. Im Gegensatz zur Warenlieferung ist die Leistungsbeschreibung bei einer Dienstleistung nicht immer mit einem Wort möglich. Achte daher darauf, dass du die Dienstleistung so beschreibst, dass die Finanzbeamten verstehen, was du verkauft hast. Solltest du Zweifel haben, schreibe lieber ein Detail zu viel als zu wenig auf.

 

Rechnungssumme und Umsatzsteuer

Bei all den Pflichtangaben darfst du natürlich die Rechnungssumme nicht vergessen. Achte darauf, dass jedem aufgeführten Posten ein Betrag zugewiesen ist. Wichtig ist, dass du Rechnungsbeträge mit unterschiedlichen Steuersätzen getrennt aufführst. Dies betrifft auch Verkäufe, die keinem Steuersatz unterliegen.

 

Hast du mit deinem Kunden vorab Rabatte, Skonti oder Boni ausgemacht, musst du diese extra auflisten.

 

Die Mehrwertsteuer (in den meisten Fällen 7 oder 19 %) musst du am Ende der Rechnung gesondert aufführen. Dies führt dazu, dass du den Netto-Betrag, die Steuersumme sowie die Steuersätze und den Brutto-Gesamtbetrag einzeln auflistest. Solltest du, wie beispielsweise im Falle eines Kleinunternehmers, umsatzsteuerbefreit sein, musst du die einzelne Auflistung nicht vornehmen, sondern einen Hinweis auf deine Steuerbefreiung vermerken.

 

Deine Steuernummer

Eine weitere deiner Pflichtangaben ist deine Steuernummer. Schreibst du nur Rechnungen in Deutschland, reicht die Angabe deiner Steuernummer vollkommen aus. Hast du jedoch einen Kunden im Ausland und stellst für seine Bestellung eine Rechnung aus, musst du statt deiner Steuernummer deine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer angeben.

 

Musst du auch bei kleinen Beträgen alle diese Pflichtangaben auf deine Rechnung schreiben?

Bei Kleinbetragsrechnungen musst du nicht alle oben genannten Pflichtangaben auf deiner Rechnung beachten. Kleinbetragsrechnungen sind Rechnungen, die inklusive der Umsatzsteuer den Gesamtbetrag von 250 Euro nicht übersteigen. Die Pflichtangaben für solch einen Beleg sind nur noch folgende:

 

  • Vollständige Anschrift des Rechnungsausstellers
  • Ausstellungsdatum der Rechnung
  • Beschreibung deiner Leistung
  • Gesamtsumme in Brutto mit Angabe des enthaltenen Steuersatzes (Netto-Betrag sowie Steuersumme musst du nicht einzeln auflisten)

Es gibt also eine Pflichtangabe, auf die du bei der Erstellung einer Kleinbetragsrechnung verzichten kannst.

 

Weitere Informationen

Neben den Pflichtangaben gibt es noch ein paar weitere nützliche Informationen bezüglich Rechnungen. So bist du als Unternehmer beispielsweise verpflichtet, alle deine Rechnungen (ob selbst ausgestellt oder erhalten) zehn Jahre lang aufzubewahren. Wenn du selbst der Leistungsempfänger bist und eine Abrechnung per Gutschrift machst, muss die Rechnung die Angabe „Gutschrift“ enthalten.

 

Die gesetzliche Grundlage der Pflichtangaben auf einer Rechnung findest du im Umsatzsteuergesetz unter § 14.

 

Verkaufst du etwas ins EU-Ausland, gelten vor allem bezüglich der Umsatzsteuer weitere Regeln. Ist deine innergemeinschaftliche Lieferung von der Steuer befreit, musst du den Hinweis „steuerfrei aufgrund innergemeinschaftlicher Lieferung“ auf der Rechnung vermerken. Hast du das System einmal verstanden, schreiben sich deine Rechnungen schon fast wie von selbst. Noch einfacher geht es mit der Nutzung des FastBill-Tools. Hier kannst du individuelle Vorlagen erstellen und bist immer sicher, dass alle gesetzlichen Vorgaben eingehalten werden.

 

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Hendrik Kehres

Hendrik ist ein wahrer Experte im Bereich Online Marketing & SEO. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige und all die, die noch in der Planungsphase stecken.

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