Anders als eine Mahnung ist die Zahlungserinnerung ein inoffizielles Schreiben an den Kunden, dass ein Rechnungsbetrag nicht fristgerecht ausgeglichen wurde. Mit dieser schriftlichen Mitteilung kannst du – gerade bei sonst sehr zuverlässigen Auftraggebern – auf wertneutraler Basis an eine offene Rechnung erinnern.

Muss eine Zahlungserinnerung erfolgen?

Grundsätzlich gibt es bei Zahlungserinnerungen oder den darauf folgenden Mahnungen keine gesetzliche Grundlage zur Einhaltung einer Reihenfolge. Dass die Zahlungserinnerung vor einer Mahnung erfolgen sollte, ergibt sich für einen Unternehmer von selbst. Denn während die Mahnung mit rechtlichen Schritten, wie der Einschaltung eines Inkassobüros und eines Anwaltes, einhergeht, ist die Zahlungserinnerung ein formloses Schreiben oder ein Anruf, durch den ein Kunde auf einen Rückstand oder ein Zahlungsversäumnis hingewiesen werden soll.

Durch Betriebsferien oder einen Fehler in der Buchhaltung kann bei großen wie kleinen Unternehmen schon einmal eine Rechnung übersehen werden. Daher ist es ratsam, deinen Kunden zunächst höflich an die ausstehende Zahlung zu erinnern. Dies muss nicht schriftlich passieren, auch ein Anruf unter Vertragspartnern kann hier den gewünschten Erfolg erzielen und Klarheit schaffen.

Wann sollte man eine Zahlungserinnerung aussprechen?

Während für Unternehmen eine Rechnung, sollte vertraglich nichts anderes festgehalten sein, „sofort fällig“ ist, gewährt das Gesetz Privatkunden im Normalfall eine Zahlungsfrist von 30 Tagen. Wird die Rechnung innerhalb dieses Zeitraums nicht beglichen, kannst du den Kunden anmahnen.

Ein Mahnverfahren bei Zahlungsverzug ist allerdings ein offizielles Verfahren und immer mit bürokratischem sowie gegebenenfalls juristischem Aufwand verbunden. Gerade bei deinen Großkunden oder Vertragspartnern, die schon lange mit dir zusammenarbeiten, solltest du daher nicht sofort mahnen. Kunden, die schon öfter Leistungen deines Unternehmens in Anspruch genommen haben und noch nie in Verzug geraten sind, könnten sich durch eine sofortige Mahnung vor den Kopf gestoßen fühlen.

Bevor du nach Ablauf der individuell vereinbarten oder gesetzlich vorgeschriebenen Zahlungsfrist mahnst, solltest du zunächst eine Zahlungserinnerung formulieren. Diese kann schriftlich oder per Telefon erfolgen.

Der Ton macht die Musik – Wie sollte eine Zahlungserinnerung formuliert werden?

Neben der rechtlichen Bindung unterscheidet sich die Mahnung gegenüber der Zahlungserinnerung vor allem im Tonfall. Zwar ist das Ziel dasselbe – du möchtest das Geld für eine erbrachte Leistung – der Kunde soll allerdings zunächst freundlich auf einen Verzug aufmerksam gemacht werden.

Schriftlich erinnern

Eine schriftliche Zahlungserinnerung kannst du ganz in deinem persönlichen Wortlaut verfassen. Im FastBill-Tool hast du beispielsweise die Möglichkeit, eine Vorlage zu erstellen, diese mit einem Mausklick zu versenden und in der Kundenakte abzulegen. So hast du stets ein Muster parat und kannst den Status des Kunden nachvollziehen.

Während einige Unternehmen bei schriftlichen Zahlungserinnerungen sehr förmlich und neutral bleiben, schlagen andere einen relativ lockeren Ton an. Wenn du allerdings Schuldner hast, von denen du denkst, dass ein lockerer Ton nicht angebracht ist, solltest du auf ein höflich formuliertes, standardisiertes Schreiben zurückgreifen. In unserem Tool kannst du solche Kundendetails in der Kundenakte vermerken und somit individuell auf jeden Auftraggeber eingehen. Je nach Kunde gibt es folgende Möglichkeiten, eine Zahlungserinnerung zu formulieren:

  • Standardschreiben mit neutralem Ton
  • Individuelles Schreiben in der Tonalität deines Unternehmens
  • Harte Formulierungen, die ein bevorstehendes Mahnverfahren verdeutlichen 

Auf letzteres kann zurückgegriffen werden, wenn der Kunde bei vorangegangenen Aufträgen ebenfalls eine zögerliche Zahlungsmoral an den Tag gelegt hat.

Telefonische Zahlungserinnerung

Je nachdem, welche Geschäftsbeziehung du zu deinen Abnehmern hast, kann vor einer Mahnung oder schriftlichen Zahlungserinnerung ein Telefonat helfen. Hast du zu einem Unternehmen einen regen Kontakt per Telefon, sei es aufgrund von Bestellungsanpassungen oder besonderen Kundenwünschen, kann ein kurzes Gespräch am Telefon Klarheit schaffen. Gerade unbeabsichtigte Versäumnisse des Auftraggebers werden so schnell und unbürokratisch aus der Welt geschafft und gute Beziehungen bleiben erhalten.

Wann solltest du mahnen?

Reagiert dein Kunde weder auf eine schriftliche noch eine telefonische Zahlungserinnerung, solltest du ein Mahnverfahren einleiten. Hast du die Erinnerung nach Ablauf der Zahlungsfrist verschickt, bestimmst du selbst, wann du das Mahnverfahren einleiten möchtest. Zu viel Zeit solltest du allerdings nicht verstreichen lassen. Versäumst du es, auf die Begleichung der Rechnung zu pochen, kann das die Zahlungsmoral negativ beeinflussen. Denn solange du nicht mahnst, stellt der offene Betrag für manche Kunden einen zinslosen Kredit dar, der erst dann ausgelöst wird, wenn tatsächlich Mahngebühren anfallen.

Damit du bei deinem Kundenstamm den Überblick behältst, wessen Rechnungen direkt nach Eingang beglichen werden oder welcher Auftraggeber des Öfteren auf das Bezahlen hingewiesen werden muss, kannst du solche Informationen ganz einfach in der Kundenakte des FastBill-Tools hinterlegen.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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