Mit der Zahlungsfrist wird deinem Kunden ein Zeitraum eingeräumt, in welchem er den von dir gestellten Rechnungsbetrag begleichen muss. Das Zahlungsziel kannst du entweder selbst mit dem Kunden vereinbaren oder du berufst dich auf die gesetzlich festgeschriebene Frist von 30 Tagen. Der offene Betrag muss dann am Tag 30 auf deinem Konto eingegangen sein, sonst befindet sich der Kunde im Verzug.

Was ist die gängige Zahlungsfrist?

Grundsätzlich gilt, dass ein Betrag sofort nach Erhalt der Rechnung „fällig“ ist. Nach dem Eingang der Forderung beim Abnehmer muss dieser den offenen Betrag sofort begleichen. Da dies, beispielsweise wegen Verwaltungsarbeiten oder Betriebsurlauben nicht immer direkt nach Eingang möglich ist, gewährt der Gesetzgeber jedem Kunden einen Zeitraum von 30 Tagen, um den Rechnungsbetrag zu begleichen. Erst nach Ablauf dieser Frist befindet sich der Käufer im Verzug und muss mit einer Mahnung und Verzugszinsen rechnen. Die gesetzlich vorgeschriebene Zahlungsfrist von 30 Tagen greift allerdings nur dann, wenn kein anderer Zeitraum vertraglich festgelegt wurde.

Welche Zahlungsfrist ist möglich?

Es gibt im Vertragsrecht keine Regelung dafür, welchen Zeitraum du deinem Schuldner einräumst, um offene Beträge zu begleichen. Du kannst eine sofortige Zahlung verlangen oder einem langjährigen Auftraggeber einräumen, den Rechnungsbetrag dann zu begleichen, wenn er es für richtig hält. Dies findet allerdings nur dann Anwendung, wenn alles vertraglich festgehalten oder von dir auf dem Rechnungsschreiben explizit genannt wurde. Wird keine Zahlungsfrist bestimmt, greift die gesetzliche Frist von 30 Tagen.

Auf die gesetzliche Zahlungsfrist von 30 Tagen muss auf der Rechnung nur dann hingewiesen werden, wenn der Kunde eine Privatperson ist. Bei Rechnungen an andere Unternehmen ist dieser Hinweis nicht nötig.

Ab wann ist man im Verzug?

Im Zahlungsverzug befindet sich der Käufer, wenn der komplette oder ein vorher vereinbarter Teilbetrag nicht am Tag des Ablaufs der Zahlungsfrist eingegangen ist. Die Zahlungsfrist beginnt drei Tage nach Versand der Rechnung, spätestens allerdings mit Annahme der Lieferung.

Was passiert bei Nichteinhaltung der Zahlungsfrist?

Vor allem Kleinunternehmer müssen wissen, wie sie bei Zahlungsversäumnissen zu reagieren haben. Immerhin können nicht bezahlte Rechnungen den Cashflow empfindlich stören. Daher ist es wichtig, fällige Beträge im Auge zu behalten. Mit unserem FastBill Tool ist das kein Problem, hier hast du offene Posten stets im Blick. Ist der Rechnungsbetrag nicht innerhalb der gesetzlichen oder speziell vereinbarten Zahlungsfrist eingegangen, hast du folgende Möglichkeiten:

  • Anschreiben und formlose Zahlungserinnerung
  • Mahnung mit Angabe der Höhe der Verzugszinsen und Mahnkosten 

Bei langjährigen und bis dato zuverlässigen Auftraggebern solltest du zunächst nachfragen, ob deine Rechnung vielleicht übersehen wurde. Entscheidest du dich für den Schritt, den Käufer anzumahnen, gibt es Unterschiede zwischen Privatkunden und Unternehmern.

Privatkunden im Verzug

Wurde mit dem Privatkunden keine Vereinbarung getroffen oder eine Zahlungsfrist auf dem Rechnungsschreiben vermerkt, ist er erst nach Ablauf der 30 Tage im Verzug. Wurde der offene Betrag am 30. Tag nicht verbucht und ist nicht auf deinem Konto eingegangen, kannst du ihn anmahnen. Dazu lässt du ihm eine Mahnung zukommen, in der du Verzugszinsen und eventuelle Mahnkosten erhebst. Der Verzugszins kann 5 % plus dem derzeitigen Basiszinssatz betragen.

Unternehmen im Verzug

Ist keine vertragliche Regelung zur Zahlungsfrist getroffen, müssen Unternehmen den Rechnungsbetrag sofort begleichen. Geschieht dies nicht, darfst du pauschal Mahnkosten in Höhe von 40 € erheben. Zusätzlich ist der Verzugszins für Unternehmer höher. Er berechnet sich aus 9 % plus dem Basiszinssatz.

Jede Rechnung, Zahlungsziel und Beleg im Blick behalten – mit FastBill

Mit FastBill hast du auf einfache Art und Weise einen Überblick über deine gesamte Buchführung. Mit dem Tool erstellst du Rechnungen und behältst stets im Blick, zu welchem Zeitpunkt der Betrag ausgeglichen werden muss. Auch eine mit einem Kunden individuell ausgehandelte Zahlungsfrist wird berücksichtigt: So kannst du schnell reagieren. Außerdem kannst du deine Auftraggeber mit unserem Tool bequem und einfach online bezahlen lassen.

Mit FastBill erstellst du außerdem mit einem Klick den Monatsreport und leitest ihn sofort an deinen Steuerberater weiter. Durch das Anlegen von Kundenakten hast du nicht nur die Aufträge, sondern auch die Wünsche und Vorzüge deiner Kunden im Blick. Und um noch näher am Verbraucher zu sein, kannst du ihm mit dem Online-Kundencenter die Möglichkeit geben, schnell und unkompliziert auf Informationen über Rechnungen, Projekte und Angebote zuzugreifen. Das fördert das Vertrauen in deinen Service und sorgt für gute Kundenbindung.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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