Der Gesetzgeber schreibt Unternehmen in Deutschland eine steuerliche und handelsrechtliche Buchführungs- und Aufbewahrungspflicht vor. Sie beinhaltet die Aufbewahrung sämtlicher Unterlagen und Dokumente, die steuerlich relevant sind. Die Aufbewahrung der Geschäftsunterlagen dient der Dokumentation und Nachprüfbarkeit aller finanziellen Transaktionen. Neben der Pflicht zur Aufbewahrung sind im Gesetz auch die genauen Aufbewahrungsfristen festgelegt. Welche Unterlagen aufbewahrt werden müssen und wie lang die jeweiligen Fristen dauern, erfährst du hier.

Was musst du aufbewahren?

Grundsätzlich müssen alle Dokumente, Rechnungen und Belege, die für die Besteuerung relevant sind, aufgehoben werden. In § 147 Abs. 1 Abgabenordnung (AO) sind unter anderem folgende aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aufgeführt:

  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse (Bilanz sowie Gewinn- und Verlustrechnung)
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanz
  • Handels- und Geschäftsbriefe
  • Buchungsbelege
  • Sonstige steuerlich bedeutende Unterlagen 

Jeder Kaufmann ist nach § 257 Abs. 1 HGB zusätzlich verpflichtet, seine Handelsbücher, Einzelabschlüsse, Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte geordnet aufzubewahren.

So bewahrst du deine Geschäftsunterlagen richtig auf

Für die Art und Weise der Aufbewahrung von Dokumenten steht der Grundsatz der ordnungsgemäßen Buchführung an erster Stelle.

Elektronisch übermitteltes Material ist nach dem Grundsatz der ordnungsgemäßen DV-gestützten Buchführungssysteme zu sichern.

Alle steuerlich relevanten Unterlagen müssen während ihrer gesamten Aufbewahrungsfristen von sechs bis zehn Jahren gut lesbar bleiben. Darüber hinaus gibt es einige vorgeschriebene Formen für die Aufbewahrung:

  • Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen sind im Originalzustand aufzubewahren.
  • Rechnungen, Geschäfts- und Handelsbriefe müssen nur bildlich dem Original entsprechen, was auch als sogenannte bildliche Wiedergabe bezeichnet wird.
  • Bei elektronischen Rechnungen und Dateien muss die Echtheit der Herkunft, Unversehrtheit des Inhalts und gute Lesbarkeit kontrolliert werden.
  • Für alle anderen steuerlich relevanten Dokumente genügt eine inhaltliche Wiedergabe. 

Deine Dokumente sind laut Handelsgesetzbuch für die gesamte Dauer der Aufbewahrungsfristen in Deutschland zu lagern, da sie im Falle einer Prüfung jederzeit verfügbar, gut lesbar und auswertbar sein müssen. Mit Ausnahme der Unterlagen, die im Original aufbewahrt werden müssen, können Papiere und Belege, die in angemessener Weise bildlich gespeichert wurden, auch vor Ablauf ihrer Aufbewahrungsfristen vernichtet werden.

Diese Vorgehensweise solltest du allerdings überdenken, da du mit der Vernichtung der originalen Belege vor Ende der Aufbewahrungsfristen mögliche Rechtsnachteile erleiden könntest. Eine Aufbewahrung im Originalzustand ist daher immer zu empfehlen.

Was versteht man unter Originalzustand?

Deine Geschäftsunterlagen müssen stets gesichert und geordnet aufbewahrt werden. Unter „gesichert“ versteht man hier beispielsweise einen Raum, der vor äußerlichen Einwirkungen wie Feuer, Wasser und Feuchtigkeit geschützt ist. Während der Aufbewahrungsfristen müssen alle Papiere gut lesbar sein und dürfen nicht verblassen. Dokumente oder Dateien nachträglich lesbar zu machen ist nicht zulässig.

Bildliche Wiedergabe

Für sämtliche Akten, die nicht in originaler Form aufzubewahren sind, genügt eine originalgetreue Wiedergabe. Du kannst zum Beispiel deine Rechnungen auf ein bildliches Speichermedium übertragen. Die Schriftstücke können digital gescannt oder kopiert werden, was jedoch einer Anweisung der Organisation bedarf. Der Vorgang muss mit den Angaben über Person und Zeitpunkt protokolliert werden.

Inhaltliche Wiedergabe

Das betroffene Dokument muss für eine inhaltliche Wiedergabe vollständig kopiert werden. In der gesamten Zeit der Aufbewahrungsfristen, also sechs oder zehn Jahre, muss das Dokument inhaltlich wiedergegeben werden können.

Wie lange gelten die Aufbewahrungsfristen?

Grundsätzlich werden die Aufbewahrungsfristen in zwei Gruppen unterschieden: Einige Dokumente sind für einen Zeitraum von sechs Jahren und andere sogar zehn Jahre aufzubewahren. Eine Aufbewahrungsfrist beginnt immer mit dem Schluss eines Kalenderjahres. Entscheidend ist hier jedoch der Zeitpunkt des Kalenderjahres der letzten Eintragung in das Handelsbuch, des Erstellens der Eröffnungs- oder Jahresabschlussbilanz, des Aufstellens des Inventars oder der Entstehung sonstiger Unterlagen.

Hinweis: Falls die Aufbewahrungsfristen für deine Dokumente abgelaufen sind, diese jedoch noch steuerlich relevant sind, verlängern sich die Fristen.

Aufbewahrungsfristen von zehn Jahren:

  • Aufzeichnungen und Handelsbücher
  • Jahresabschlüsse und Eröffnungsbilanzen inklusive Arbeitsanweisungen
  • Inventare und Lageberichte
  • Buchungsbelege, Rechnungen und Arbeitsanweisungen
  • Konzernabschlüsse und Konzernlageberichte
  • Mittels EDV abgegebene Zollanmeldungen
  • Lohnsteuer- und Projektunterlagen 

Einige Ausnahmen sind lediglich über einen Zeitraum von sechs Jahren aufzubewahren. Hierzu zählen alle empfangenen Handels- oder Geschäftsbriefe, Wiedergaben der Briefe und sonstige Unterlagen mit steuerlicher Bedeutung.

Aufbewahrungsfristen für Verträge, zum Beispiel Miet- oder Pachtverträge, beginnen erst nach Ablauf der eigentlichen Vertragsdauer.

Nach Ablauf der Aufbewahrungsfristen musst du deine Unterlagen nur für folgende Einzelfälle aufbewahren:

  • Beginn einer Außenprüfung
  • Vorläufige Steuerfestsetzung
  • Steuerstrafrechtliche Ermittlungen
  • Zu erwartendes Rechtsbehelfsverfahren
  • Begründung von Anträgen des Steuerpflichtigen 

Nach Abschluss einer Betriebsprüfung und dem Ausschluss der genannten Tatbestände können deine Unterlagen vernichtet werden.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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