Streng gesehen versteht man unter dem Begriff Buchhaltung die Abteilung in einem Unternehmen, die sich mit der Führung der Bücher beschäftigt. Im allgemeinen Sprachgebrauch werden Buchführung und Buchhaltung jedoch häufig synonym verwendet. Für Kleinunternehmer stellt sich die Frage nach dem Unterschied allerdings kaum. Denn wer in seinem Gewerbe die Bücher selbst führen muss, ist sowohl Buchhalter als auch derjenige, der für die Buchführung zuständig ist. Insbesondere, wenn man sich selbst darum kümmert, ist die Buchhaltung häufig ein Grund für Unternehmer, die Hände über dem Kopf zusammenzuschlagen. Moderne Buchhaltungssoftware ist hier Gold wert.

Die unterschiedlichen Bereiche der Buchhaltung

In großen Unternehmen ist der Bereich der Buchführung in viele verschiedene Abteilungen aufgeteilt. Hier gibt es nicht selten eigene Buchhalter für:

  • Energiebuchhaltung
  • Lohnbuchhaltung
  • Anlagenbuchhaltung
  • Kreditorenbuchhaltung
  • Debitorenbuchhaltung
  • Finanzbuchhaltung 

Natürlich benötigen nur sehr große Unternehmen bzw. Konzerne extra Abteilungen für die einzelnen Gebiete. Bei Kleingewerben werden diese Bereiche meist von einer oder wenigen Personen abgearbeitet. Damit dir die Buchhaltung aber von Anfang an auch selbst – ohne Studium des Rechnungswesens – gelingt, kannst du bequem auf Buchhaltungssoftware zurückgreifen.

Die Lohnbuchhaltung

Bei der Lohnbuchhaltung kommen alle Unterlagen zusammen, die für die betriebliche Abwicklung von Lohn und Gehalt der Mitarbeiter notwendig sind. Dazu zählt neben dem Anlegen und Verwalten von Personalstammdaten auch die Führung aller Jahreslohnkonten. Vor allem müssen hier aber auch Meldeerfordernisse im Auge behalten werden. Beitragsnachweise für die Krankenkasse, Pflichtnachweise für den Träger der Sozialversicherung sowie die Anmeldung bei der Lohnsteuer werden ebenfalls bei der Buchhaltung bearbeitet.

Kreditoren- und Debitorenbuchhaltung

Diese beiden Bereiche sind streng genommen Teilbereiche der Finanzbuchhaltung. Im Mittelpunkt der beiden Abteilungen steht die Betreuung und Verwaltung aller Vorkommnisse jener Kunden, die Waren und Dienstleistungen auf Rechnung beziehen (Debitoren) oder externer Lieferanten sowie Anbieter von Dienstleistungen (Kreditoren). Hierzu zählt die Verwaltung von offenen Rechnungen – sowohl die von dir noch zu zahlenden, als auch die noch offenen Rechnungen der Kunden. In kleinen bis mittelgroßen Unternehmen hältst du den Personalbedarf für diese Art der Buchhaltung so gering wie möglich, indem du mit moderner Software arbeitest.

Alle in einer Firma anliegenden Geschäftsvorfälle, welche die unterschiedlichen Vermögensarten des Unternehmens betreffen, werden von der Buchhaltung dokumentiert und analysiert.

Die große Welt der Finanzbuchhaltung

Unter dem Gebiet der Finanzbuchhaltung versteht man alle in einem Gewerbe auftauchenden Vorgänge, die sich in Zahlenwerten ausdrücken lassen. Durch spezielle Methoden der Buchführung werden diese Prozesse zeitlich und sachlich geordnet sowie dokumentiert. Außerdem wird am Ende bestimmter Abrechnungszeiträume Bilanz gezogen und eine Verlust- und Gewinnrechnung erarbeitet. Die Finanzbuchhaltung erstreckt sich dabei auf vier Aufgabenfelder:

  • Überwachung und Ermittlung von Veränderungen des Bestandes
  • Bilanzierung der Bestände
  • Erfolgsermittlung durch Gewinn- und Verlustrechnung
  • Selbstkostenüberwachung 

Somit ist die Finanzbuchhaltung wohl die wichtigste Sparte vieler Firmen, denn sie dient als Informationsquelle für Gläubiger sowie Anteilseigner und bietet dir einen genauen Überblick über deine Finanzen.

Warum brauche ich eine Buchhaltung?

Jedes Unternehmen, ob Kleinunternehmen oder Konzern, muss seine Einnahmen und Ausgaben vor dem Finanzamt dokumentieren können. Dies dient der Kontrolle der von den Unternehmen gezahlten Steuern und der Einhaltung von Arbeitnehmerrechten wie beispielsweise ausreichend Pausenzeiten für die Mitarbeiter. Damit auf lückenlose Dokumentation geprüft werden kann, gibt es bestimmte Anforderungen an die Buchhaltung:

  • Sie muss so geordnet und abgelegt sein, dass sich der Kontrolleur mit Buchhaltungskenntnissen schnell zurechtfindet.
  • Alle Eintragungen müssen geordnet, zeitgerecht, lückenlos und korrekt sein.
  • Es müssen gesetzliche Aufbewahrungsfristen eingehalten werden.
  • Keine Buchung ohne Beleg! 

Die Einhaltung dieser vier Grundsätze spart dir bares Geld. Denn beispielsweise bei Lücken in den Belegen kann der Prüfer ein Verfahren wegen Steuerhinterziehung in die Wege leiten. Um das zu verhindern, benötigst du ein entsprechendes System in deiner Buchhaltung.

Buchhaltung mit Software – Modern, einfach und immer ordentlich

Mit Buchhaltungssoftware sparst du dir viel Zeit. Denn nicht nur das Ordnen deiner Belege sondern auch der Überblick über deine Rechnungen wird durch die Digitalisierung stark vereinfacht. Mit Software-Anwendungen wie FastBill legst du bequem Kundenakten an, in denen du ausgedruckte Belege schnell und einfach mit dem Smartphone einscannst und dort digital ablegst.

Außerdem stehen dir Funktionen zur Verfügung, mit denen du alle Daten für deine Steuererklärung anhand eines Klicks an den Steuerberater versendest, deine Warenwirtschaft im Auge behältst, Reisekosten auflistest sowie aktuelle und vergangenen Aufträge überwachst. Mit der Zeitersparnis, die du mit einer Buchhaltungssoftware erlangst, hast du mehr Zeit für Marketing, die Betreuung von Kunden und deine Mitarbeiter. Die Softwarelösung für deine Buchhaltung vereinfacht deinen Geschäftsbetrieb und bietet dir statt „selbst und ständig“ mehr Zeit, um die Ausrichtung deiner Firma im Auge zu behalten.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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