Du hast soeben dein eigenes Unternehmen gegründet, steckst voller Ideen und kannst es nicht abwarten, endlich loszulegen? So schön Selbstständigkeit sein kann, sie wird von einigen Verpflichtungen begleitet – wie beispielsweise der Buchführung. Dabei musst du alle Geschäftsvorfälle genau aufzeichnen, dokumentieren und vor allem richtig verbuchen. Doch wie genau funktioniert so eine Buchung? Wir zeigen dir anhand praktischer Beispiele, wie einfach Buchungssätze sind!

Wieso überhaupt Buchführung?

Wie steht dein Unternehmen finanziell? Machst du Gewinne oder Verluste? Wie hoch sind die Steuern, die du abführen musst und wie sind all diese Zahlen überhaupt entstanden? Viele Fragen des Unternehmertums, die sich mit Hilfe der Buchführung und der Bilanz ganz einfach beantworten lassen.

Als Freiberufler oder Gewerbetreibender mit geringem Umsatz bist du lediglich zur einfachen Buchführung verpflichtet und musst eine Einnahmenüberschussrechnung erstellen. Sobald dein Umsatz jährlich höher als 600.000 Euro liegt, der Gewinn 60.000 Euro übersteigt oder du ein eingetragener Kaufmann bist, bist du zur doppelten Buchführung verpflichtet. Und an dieser Stelle kommen die Buchungssätze ins Spiel.

Buchungssätze – auf den zweiten Blick ganz einfach

Wer aus seiner Schulzeit nur noch ominöse Sätze wie „Bank an Kasse“ und „Kaufen auf Ziel“ in Erinnerung hat, wird nun die Einfachheit der Buchungssätze feststellen. Sofern man das Prinzip verstanden hat, kann man es nämlich auf jedes Beispiel übertragen und jeden Geschäftsvorfall problemlos buchen.

Die wichtigste Regel zum Aufstellen der Buchungssätze lautet: Soll an Haben.

Beide Begriffe haben nichts mit den alltäglichen Begriffen zu tun, sondern zeigen die zwei Seiten eines Kontos auf. Auf der Soll-Seite sind alle Ausgaben vermerkt, die Haben-Seite enthält die Einnahmen. Beide Seiten müssen immer im Gleichgewicht sein und eine identische Summe aufweisen.

Zwar musst du mittlerweile nicht mehr handschriftlich Buch führen, sondern lässt die Arbeit von einer Buchhaltungssoftware erledigen. Dennoch musst du dem Programm Anweisungen zum Buchen geben. Dies geschieht am einfachsten durch Buchungssätze.

Grundlagen: Regeln zum Buchen

Um Buchungssätze aufzustellen, musst du dich an einem festen Schema orientieren und es Schritt für Schritt abarbeiten. Zunächst ermittelst du, welche Konten betroffen sind – das leitest du aus dem Geschäftsfall ab. Danach bestimmst du, um welche Art von Konto es sich handelt: Befindet es sich auf der Aktiva oder der Passiva Seite? Das kannst du mit Hilfe der Kontenrahmen beantworten, also einer Übersicht mit strukturierten Konten. Die nächste Frage: Liegt dabei ein Abgang oder Zugang vor? Hieraus folgt, auf welcher Seite des Kontos gebucht wird:

  • Aktivkonto: Zugänge immer im Soll und die Abgänge im Haben
  • Passivkonto: Zugänge im Haben und Abgänge im Soll

Als letzten Schritt stellst du den dazugehörigen Buchungssatz auf, indem du die Regel Soll an Haben anwendest. Das bedeutet, du nennst zunächst die Buchung der Sollseite und danach die der Habenseite.

Buchungssätze richtig buchen am Beispiel Einkauf

Angenommen, du kaufst Rohstoffe auf Ziel und erhältst eine Rechnung über 100 Euro. Die Bezeichnung „auf Ziel“ lässt immer auf eine Verbindlichkeit schließen. Die Umsatzsteuer lassen wir in diesem Fall weg, da es ansonsten komplizierter wird. Folgende Schritte führen dich zum Ergebnis:

  • Welche Konten?

Rohstoffe und Verbindlichkeiten

  • Welche Art der Konten?

Rohstoffe ist ein Aktivkonto, Verbindlichkeiten ein Passivkonto

  • Welche Zahlungsflüsse?

Zugang der Rohstoffe, Abgang der Verbindlichkeiten

  • Auf welcher Seite der Bilanz findet das statt?

Rohstoffe im Soll. Verbindlichkeiten im Haben

  • Buchungssatz

Rohstoffe 100 Euro an Verbindlichkeiten 100 Euro

Hierbei handelt es sich zwar um ein einfaches Beispiel, grundsätzlich lässt es sich aber auf alle Buchungssätze übertragen. Auch mit Abschreibungen, Rückstellungen und Umsatz- oder Vorsteuer gehst du stets nach dem gleichen Prinzip vor – nur, dass dann mehr Konten betroffen sind und mehrere Buchungssätze entstehen. Lass dich aber nicht von komplexen Aufgaben aus der Ruhe bringen, mit unserem Schema wird dir jede Buchung gelingen!

Die Rolle der Buchungssätze

Buchungssätze gehören zu den Grundlagen im Rechnungswesen und bilden die Basis für die Buchführung. Auch wenn du später mit Hilfe eines Tools wie FastBill deine Dokumente verwaltest, Forderungen begleichst und Geschäftsvorfälle verbuchst, ist es wichtig, die Hintergründe zu verstehen. Du kannst jeden Vorgang nachvollziehen und weißt jederzeit, wie jede Transaktion zustande kam. So bringst du dein Unternehmen ganz einfach zum Erfolg!

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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