Wie viel Geld hast du in einem Monat eingenommen und wie hoch sind deine Ausgaben? Die doppelte Buchführung dient dir als Unterstützung zur Klärung all dieser Fragen. Dabei handelt es sich um die schriftliche Erfassung aller Einnahmen und Ausgaben – wobei jeder geschäftliche Vorfall auf mindestens zwei verschiedene Konten verbucht wird. Was genau das für dein Unternehmen bedeutet und wie eine solche doppelte Buchung funktioniert, erfährst du im FastBill Lexikon.

Doppelte Buchführung – Doppelte Arbeit?

Grundsätzlich bist du dazu verpflichtet, Geldeingänge und Zahlungen zu erfassen und übersichtlich zu strukturieren. Die doppelte Buchführung besagt konkret, dass jeder Geschäftsvorfall im Rahmen deines Unternehmens auf mindestens zwei Konten verbucht wird: Konto und Gegenkonto in Form der Soll- und Haben-Seite.

Zusätzlich bringt die doppelte Buchführung auch eine doppelte Ergebnisermittlung mit sich. Dieses ermittelst du durch einen Bestandsvergleich sowie im Rahmen der Gewinn- und Verlustrechnung.

Dabei werden alle Erträge und Aufwendungen einander gegenübergestellt, um Aussagen über den Stand deines Unternehmens zu treffen. Zum Bilanzstichtag werden alle Bestandskonten jeweils abgeschlossen und eine Bilanz gebildet. Bist du zur doppelten Buchhaltung verpflichtet, musst du außerdem eine Inventur führen, besitzt Nebenbücher und tätigst umfangreiche Buchungen.

Unterteilung in der Bilanz

Allgemein unterscheidet man zwischen zwei verschiedenen Konten: Die Bestandskosten sind in Aktiva und Passiva gegliedert und zeigen alle Vermögenswerte sowie Schulden. Besitzt du beispielsweise betriebliche Ausstattung, so ist diese auf der Aktiv-Seite notiert. Dein Eigenkapital, also deine eigenen finanziellen Mittel, sind zusammen mit Rückstellungen und Verbindlichkeiten in der Passiva vermerkt.

Die Erfolgskonten hingegen sind in Erträge und Aufwendungen unterteilt und werden für die Gewinn- und Verlustrechnung verwendet, um den Unternehmenserfolg zu ermitteln. Dieser wird am Jahresende über das Eigenkapital in die Bilanz aufgenommen.

Soll und Haben

Jedes einzelne Konto ist wiederum in zwei Seiten unterteilt: Die Soll-Seite enthält alle Ausgaben, die Haben-Seite alle Einnahmen. Wichtig ist dabei, dass beide Konten stets im Gleichgewicht stehen und jederzeit richtig gebucht wird:

  • Aktivkonto: Zahlungszufluss im Soll und Zahlungsabfluss im Haben
  • Passivkonto: Zahlungszufluss im Haben und Zahlungsabfluss im Soll
  • Erträge: immer im Haben
  • Aufwendungen: immer im Soll

Das Bilanzkonto steht an oberster Position, da dort alle Posten zusammenlaufen und es eine Übersicht aller Einnahmen und Ausgaben darstellt. Der Buchungssatz lautet „Soll an Haben“, beim Kauf einer Maschine per Banküberweisung also „Maschine an Bank“.

Wie viel Arbeit steckt dahinter?

Auf den ersten Blick scheinen die Vorgänge alle unübersichtlich – natürlich braucht dafür jeder etwas Zeit, um sich in den Kontenrahmen zurechtzufinden und korrekt zu buchen. Fehlerhafte Buchungen können mit Hilfe einer Buchhaltungssoftware jedoch kaum entstehen, dort wird jederzeit auf Richtigkeit jedes Vorgangs überprüft.

Dadurch besitzt du stets einen guten Überblick über alle Unternehmenszahlen und kannst rechtzeitig erkennen, falls finanzielle Engpässe bevorstehen – und somit frühzeitig handeln. Auch sind unbezahlte Rechnungen schnell ersichtlich. Und zu guter Letzt stellst du Banken gegenüber eine höhere Kreditwürdigkeit zur Schau, da über eine Bilanz mehr Informationen zu deiner betriebswirtschaftlichen Situation ersichtlich sind.

Wer muss eine doppelte Buchführung machen?

Wenn du dir diese Frage stellst, findest du im Handelsgesetzbuch sowie in den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung die Antwort. Die doppelte Buchführung gibt Auskunft über Gewinn und Verlust und ist somit gleichzeitig Grundlage für die Kalkulation des nächsten Jahres. Diese spezielle Form der Buchführung ist laut § 242 III HGB verpflichtend für:

  • Eingetragene Kaufleute
  • Gewerbetreibende mit jährlichem Umsatz über 600.000 Euro oder Gewinn über 60.000 Euro

Freiberufler wie Ärzte oder Rechtsanwälte sind hingegen nur zur einfachen Buchführung verpflichtet, für sie genügt die Einnahmenüberschussrechnung nach § 4 Absatz 3 EStG. Auch Kleingewerbetreibende oder Einzelunternehmer mit geringem Umsatz sind von dieser Pflicht befreit. Doch selbst, wenn du keine doppelte Buchführung machen musst, kannst du freiwillig einen Wechsel beantragen und dich für die doppelte Buchführung entscheiden – im Zweifelsfall lohnt sich eine Beratung durch einen qualifizierten Steuerberater.

Mit der Finanzmanagement-Software von FastBill musst du natürlich nicht länger handschriftlich Buch führen – alle geschäftlichen Vorfälle trägst du ganz bequem im Tool ein und hast somit jederzeit die volle Übersicht über alle Ereignisse.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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