In freien Berufen Tätige wie beispielsweise Ärzte, Architekten und Künstler, bekommen in der Regel kein Gehalt, sondern arbeiten auf Honorar-Basis. Daher stellen diese Berufsgruppen eine Honorarrechnung für die ausgeführten Tätigkeiten und die Kosten der genutzten Materialien. Ebenso wie bei anderen Selbstständigen müssen auch diese Rechnungen den Anforderungen des § 14 UStG genügen. Es müssen also bestimmten Formalia der Finanzbuchhaltung zu finden sein, um eine reibungslose Steuererklärung zu gewährleisten. Aber auch logistische Anforderungen wie die Aufbewahrungspflicht von Rechnungen sind von Freiberuflern einzuhalten.

Freiberufler, freie Mitarbeiter, Freelancer? Was ist der Unterschied bei der Rechnungsstellung?

Während freie Mitarbeiter und Freelancer in vertraglicher Verbindung zu einem Unternehmen stehen, gehören Freiberufler bestimmten Berufsgruppen an. Sie stellen Ihre Forderungen in Form eines Honorars. Freelancer und freie Mitarbeiter gehen meist ein zeitlich begrenztes Beschäftigungsverhältnis mit, je nach Auftragswesen, einem oder mehreren Auftraggebern ein.

Alle drei Berufsgruppen arbeiten allerdings selbstständig und müssen deshalb beim Ausstellen einer Honorarrechnung bestimmte Anforderungen in Bezug auf Buchhaltung, Umsatzsteuer, Ausweisen der Mehrwertsteuer und abrechenbarer Leistungen erfüllen. Zu den Berufsgruppen, die eine Honorarrechnung stellen, zählen klassischerweise:

  • Ärzte
  • Anwälte
  • Künstler
  • Architekten
  • Steuerberater
  • Journalisten

Gerade Architekten, die an lang andauernden Projekten arbeiten, sollten vertraglich neben der abschließenden Honorarrechnung eine Abschlagsrechnungsstellung vereinbaren.

Mit der Abschlagsrechung stellst du sicher, Teile des Honorars zu erhalten, auch wenn der Bau noch nicht abgeschlossen ist.

Die Anforderungen an die Honorarrechnung

Jede Rechnung – und somit auch die Honorarrechnung – muss nach § 14 des UStG eine gewisse Form einhalten. Es gibt diverse Pflichtangaben, die darauf gemacht werden müssen. Eine Anforderung, die das Finanzamt beim Prüfen der Steuererklärung und somit bei der Kontrolle der Rechnungen stellt, ist die Überschaubarkeit für einen Fachkundigen.

Nach § 238, Abs. 1 des HGB:“(…) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb angemessener Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und über die Lage des Unternehmens vermitteln kann.“

Für diejenigen Berufsgruppen, die eine Honorarrechnung erstellen dürfen und bestimmte Tätigkeitsfelder bedienen, werden allerdings weitere Anforderungen gestellt. Näheres regeln die Gebühren- und Honorar-Regelungen der einzelnen Berufsfelder.

Die formalen Pflichtangaben jeder Rechnung

Eine Rechnung ist ein Dokument, das die Lieferung oder sonstige erbrachten Leistungen schriftlich festhält. Sie ist ein Beweisdokument dafür, wer einen Umsatz ausgeführt hat und an wen er ausgeführt wurde. Außerdem legt sie dar, in welcher Höhe das Entgelt und der Steuerbetrag erhoben wurde. Folgende Angaben müssen verpflichtend gemacht werden:

  • Vollständiger Name und Anschrift des Unternehmens sowie des Leistungsempfängers
  • Umsatzsteueridentifikationsnummer sowie die Steuernummer 
  • Fortlaufende Rechnungsnummer 
  • Ausstellungsdatum
  • Zeitpunkt der Leistungserbringung oder Lieferung
  • Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der Leistung
  • Hinweis auf Steuerschuld des Leistungsempfängers
  • Die im Voraus vereinbarte Minderung des Entgeltes
  • Aufgeschlüsseltes Entgelt, nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen
  • Das Entgelt und die darauf entfallenden Steuern sowie der Hinweis auf Steuerbefreiung

Nicht jede Unternehmensform muss in diesem Umfang formale Angaben machen. Für Kleinunternehmen gelten beispielsweise weit weniger strenge Auflagen; auch beim Erstellen einer Honorarrechnung. Weitere Informationen bekommst du in unserem Lexikon unter den Begriffen EÜR und Faktura Software.

Die Besonderheiten der Honorarrechnung

Um Preisdumping zu vermeiden und den Wettbewerb in einigen honorarbasierten Branchen durch die Qualität und nicht den Preis zu bestimmen, werden vom Gesetzgeber einige Forderungen gestellt. Damit will der Gesetzgeber die Qualität bestimmter Leistungen gewährleisten. Betroffene Berufsgruppen sind hier:

  • Ärzte
  • Tierärzte
  • Zahnärzte
  • Notare
  • Physiotherapeuten
  • Steuerberater
  • Ingenieure
  • Architekten

Im journalistischen und künstlerischen Bereich gibt es keine einheitlich geregelte Mindest-Honorarhöhe. Diese Regelung hat allerdings auch Einfluss auf die formalen Angaben, die auf einer Honorarrechnung gemacht werden müssen.

Architekten und Ingenieure sind verpflichtet, auf einer Honorarrechnung einzelne Leistungsphasen aufzuschlüsseln, um das fällige Entgelt deutlich zu machen. Da die Materialwirtschaft sowie die Planungsleistungen bei Bauprojekten sehr umfangreich sind, dient diese minutiöse Auflistung vor allem der Kontrolle durch die Auftraggeber.

Bin ich als Selbstständiger bei Ausstellung einer Honorarrechnung umsatzsteuerbefreit?

Grundsätzlich sind Freiberufler, unabhängig davon, ob sie ein Gewerbe angemeldet haben, umsatzsteuerpflichtig. Entscheidend ist, inwiefern die Tätigkeit langfristigen Gewinn erzielt oder dauerhaft angelegt ist. Befreien lassen kann man sich von der Pflicht, die Umsatzsteuer entrichten zu müssen, nur dann, wenn man unter die „Kleinunternehmerregelung“ fällt und innerhalb des ersten Kalenderjahres weniger als 17.500 € Umsatz und im zweiten Kalenderjahr weniger als 50.000 € Umsatz erwirtschaftet.

Honorarrechnung als Privatperson?

Auch als Privatperson kannst du eine Honorarrechnung stellen. Bleibt es bei einer einmaligen Leistung unter 730 € ist diese steuerfrei. Alle darüberliegenden Einnahmen sind dann Einkommen- und Sozialversicherungspflichtig, da du dann als nebenberuflich selbstständig zählst.

Wettbewerb durch Qualität

Die Pflichtangaben, die in bestimmten Sparten der freien Berufe in Bezug auf die Honorarrechnung gemacht werden müssen, sichern einen Qualitätsstandard. Denn ein Mindestbetrag für bestimmte Leistungen verhindert, dass Aufträge angenommen werden, die keinen Gewinn ausschütten. Denn dann müssen Auftragnehmer bei der Materialwirtschaft und der Bezahlung ihrer Arbeiter sparen und eventuell sogar einen Kredit aufnehmen, um den Auftrag abwickeln zu können. Um sicherzustellen, dass alle Pflichtangaben in deiner Honorarrechnung vorhanden sind, helfen Finanzmanagement Tools wie Fastbill.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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