Wer schon einmal in einem Betrieb gearbeitet hat, in dem häufig bar ein- oder ausgezahlt wird, der kennt das Kassenbuch bereits als integralen Bestandteil der Geschäftsaufzeichnungen. Gerade Gründer müssen sich mit diesem Aspekt der Buchführung auseinandersetzen, um dem Finanzamt gesetzeskonform alle notwendigen Daten zur Verfügung stellen zu können. Worauf es beim Kassenbuch ankommt, erfährst du hier.

Sinn und rechtliche Grundlage der Aufzeichnung

Das Kassenbuch ist die Auflistung aller Geschäftsvorfälle in Verbindung mit Bargeldtransfer. Einfach ausgedrückt: Wann immer in einem Unternehmen Bargeld aus einer Kasse genommen oder ihr hinzugefügt wird, vermerkst du dies im Kassenbuch, um den Geldtransfer nachvollziehbar zu machen. Dabei muss beachtet werden, das der Begriff „Kasse“ hier typischerweise eine Registrierkasse meint. Andere Arten von Kassen können auch verwendet werden, solange sich ihr Inhalt genau nachvollziehen lässt.

Die rechtliche Grundlage der Pflicht zum Führen eines Kassenbuchs stellen § 146 AO und § 22 UStG dar – also diejenigen Paragraphen, welche generell zur Regelung der Aufzeichnungspflichten eingesetzt werden.

Wer muss ein Kassenbuch führen?

Gesetzlich ist genau geregelt, wer zum Führen eines Kassenbuchs verpflichtet ist:

  • Alle Unternehmen und Unternehmer, die im Handelsregister eingetragen sind.
  • Alle Unternehmen und Unternehmer, die der Bilanzierungspflicht unterworfen sind.
  • Gewerbliche Unternehmen, die einen Geschäftsbetrieb erfordern, der kaufmännisch eingerichtet ist.

Während die ersten beiden Punkte noch eindeutig sind, entspringt letzterer Punkt der aktuellen Rechtsprechung und bedarf einer zusätzlichen Erklärung: Deutsche Gerichte tendieren im Zweifelsfall dazu, Unternehmen einen kaufmännischen Geschäftsbetrieb zu unterstellen, sobald sie einen besonders hohen Umsatz, große Mitarbeiterzahlen, ein großes Produktangebot oder besonders vielfältige Geschäftskontakte aufweisen.

Da dieser Punkt also Auslegungssache ist, ist jeder Unternehmer gut beraten, freiwillig Kassenbücher zu führen, um eventuellen Problemen zuvorzukommen.

Wer braucht definitiv kein Kassenbuch?

Gesetzlich gibt es einige eindeutige Ausnahmen zur Pflicht, Kassenbücher zu führen, wie zum Beispiel:

  • Freiberufler und Kleingewerbetreibende, die eine Gewinn-und-Verlustrechnung anwenden, um ihre Umsätze abzurechnen.
  • Einzelkaufleute, die nicht mehr als 500.000 Euro Umsatz und 50.000 Euro Jahresüberschuss innerhalb zweier aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren erzielt haben.
  • Existenzgründer, die zum Ende des ersten Geschäftsjahres ebendiesen Umsatz- und Jahresüberschuss-Grenzen entsprechen.

Auch hier gilt natürlich wieder, dass ein Kassenbuch trotz fehlender Verpflichtung freiwillig geführt werden kann. Außerdem sollte bedacht werden, dass die hier genannten Ausnahmen nicht gelten, falls ein Eintrag im Handelsregister vorliegt. So unterliegen beispielsweise Freiberufler, die sich freiwillig im Handelsregister eingetragen haben, wiederum der Pflicht, Aufzeichnungen in Form eines Kassenbuchs zu führen.

Was beinhaltet ein Kassenbuch?

Kassenbücher stellen in Kontoform aufgeschlüsselt – also mit einer Soll- und einer Haben-Seite – alle Ausgaben und Einnahmen in der Betriebskasse dar. Das bedeutet, dass bei jeder Einzahlung in die Kasse und bei jeder Auszahlung ein eigener tabellarischer Eintrag angefertigt werden muss, der folgende Informationen enthält:

  • Art (Soll oder Haben) und Datum des Geschäftsvorfalls
  • Belegnummer (fortlaufend)
  • Buchungstext als Beschreibung des Vorfalls
  • Betrag und Währung (brutto)
  • Angewandter Steuersatz
  • Umsatzsteuer- beziehungsweise Vorsteuerbetrag
  • Aktueller Kassenbestand nach dem Vorfall

Achte darauf, dass auch Bargeld, das zum Auffüllen der Betriebskasse von der Bank abgehoben wird, sowie Schecks und Privatentnahmen als Bareinzahlung gelten und dementsprechend im Kassenbuch vermerkt werden müssen.

Alternativ kann diese Bilanzierung auch als sogenannter Kassenbericht angefertigt werden. Hierbei werden dieselben Informationen benötigt, allerdings wird jede Transaktion auf einem eigenen Formblatt notiert und diese dann gemeinsam abgeheftet.

Kann man das Kassenbuch vereinfachen?

Laut § 145, Abs. 1 AO muss die Buchführung generell erlauben, dass sachverständige Dritte sich innerhalb eines angemessenen Zeitraums einen Überblick über die Geldgeschäfte eines Unternehmens machen können. In der Praxis bedeutet dies, dass von vielen Finanzämtern akzeptiert wird, wenn im Kassenbuch lediglich ein täglicher Kassenbestand ausgewiesen wird. Dieser muss sich jedoch durch Kassenbons und ähnliche Quittungen lückenlos nachvollziehen lassen.

Wer sein Kassenbuch mit Hilfe einer Software führen möchte, muss sich in Acht nehmen: Programme, die eine nachträgliche Veränderung des Kassenbuchs zulassen, sind hier unzulässig. Stattdessen sollte eine webbasierte Buchhaltungssoftware benutzt werden, die nachträgliche Veränderungen nicht zulässt.

Gerade für Unternehmen, die mit vielen Kleinstbeträgen konfrontiert sind, eignet sich diese Herangehensweise. Doch auch Unternehmen, bei denen die Betriebskasse nur gelegentlich verwendet wird, können sich so die Buchhaltung merklich vereinfachen.

Kassenbücher sind ein Grundbestandteil der Bilanzierungspflicht

Insbesondere Gründer sind sich oftmals im Unklaren darüber, ob sie Kassenbücher anfertigen müssen oder nicht – mit wenigen Ausnahmen betrifft diese Pflicht jedoch die meisten Betriebe. Und da sich über das Kassenbuch auch intern Rückschlüsse auf Bargeld-Transaktionen ziehen lassen, ist es jedem Unternehmer angeraten, derartige Aufzeichnungen regelmäßig anzufertigen – selbst, wenn es nur auf freiwilliger Basis geschieht. Ein Finanzmanagement Tool wie Fastbill kann hier bei der sorgfältigen Anfertigung helfen.

War dieser Artikel hilfreich für dich?

Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

Leave a Reply