Für Selbstständige und die Unternehmensführung kleiner Unternehmen sind auch kleinere Umsätze von entscheidender Bedeutung. Generell müssen Unternehmer einige Anforderungen beim Erstellen von Rechnungen erfüllen. Bei Kleinbeträgen, die unter 250 Euro liegen, wird dieser Vorgang jedoch erheblich vereinfacht. Denn dank der sogenannten Kleinbetragsregelung kannst du ohne großen Aufwand Kleinbetragsrechnungen erstellen. Alles Wissenswerte und was es dabei zu beachten gilt, findest du hier.

Was ist eine Kleinbetragsrechnung?

Wie der Name bereits verrät, handelt es sich bei der Kleinbetragsrechnung um eine Rechnung über einen geringen Betrag. Konkret heißt das: Der Bruttobetrag, also inklusive Umsatzsteuer, übersteigt eine Höhe von 250 Euro nicht. Für eine Kleinbetragrechnung sind deutlich weniger Pflichtangaben notwendig als es bei höheren Rechnungssummen der Fall ist. Es handelt sich sozusagen um eine abgespeckte Version einer normalen Rechnung.

Ansonsten stellt die Kleinbetragsrechnung jedoch ein vollwertiges, rechtsverbindliches Dokument dar. Das dahintersteckende Prinzip der Vereinfachung zielt auf einen Abbau der bürokratischen Hürden ab: Weniger Angaben, weniger Bearbeitungsaufwand.

Das zweite Bürokratieentlastungsgesetz (BEG II): Änderungen 2017

Nachdem der Bundesrat im Mai 2017 dem BEG II zustimmte, traten weite Teile dieses Gesetzesentwurfes rückwirkend zum 1. Januar in Kraft. Dadurch erhöhte sich die Grenze für Kleinbetragsrechnungen von einstmals 150 Euro auf nun 250 Euro. Im Vorfeld wurde sogar eine Erhöhung auf bis zu 400 Euro diskutiert. Diese Marke stellt jedoch auch weiterhin nur in Österreich die Grenze für eine Kleinbetragsrechnung dar.

Welche Erleichterungen entstehen dadurch?

Nach § 14 Abs. 4 Umsatzsteuergesetz (UStG) müssen Rechnungen bestimmte Rechnungsangaben enthalten, die keinesfalls fehlen dürfen. Im alltäglichen Rechtsverkehr ist dies jedoch schlichtweg nicht umsetzbar. So müsste beispielsweise auf jedem Restaurantbeleg oder jedem Kassenzettel der Name des entsprechenden Leistungsempfängers vermerkt sein, um als Rechnung zu gelten.

Dies ist allein aufgrund der Anzahl täglich abgewickelter Geschäfte im Einzelhandel oder der Gastronomie schier unmöglich. Auf diese Art ausgestellte Belege dienen daher für gewöhnlich nicht als Rechnung. Nach § 33 UStDV werden die Rechnungsangaben allerdings für eine Kleinbetragsrechnung auf das Nötigste reduziert und somit für den geschäftlichen Alltag praktikabel gestaltet.

Welche Angaben müssen bei einer Kleinbetragsrechnung gemacht werden?

Eine Kleinstbetragsrechnung muss nach der gesetzlichen Neuerung lediglich noch folgende Angaben enthalten:

  • Den vollständigen Namen sowie die vollständige Anschrift des Unternehmens, das die Leistung erbringt
  • Das Datum der Ausstellung der Rechnung
  • Die Art und Menge der gelieferten Produkte beziehungsweise den Umfang der Leistung
  • Die Summe des Entgelts und den Steuerbetrag für die Lieferung / Leistung
  • Den Steuersatz (7 %, 19 %) oder eventuell den Hinweis auf eine Steuerbefreiung

Im Unterschied zu größeren Rechnungsbeträgen entfallen bei der Kleinbetragsrechnung also die Angabe des Rechnungsempfängers, des Lieferzeitraums, des einzelnen Steuerbetrags, der Steueridentifikationsnummer, sowie der Rechnungsnummer.

Vorsicht ist besser als Nachsicht: Welche Fehler solltest du vermeiden?

Die Reduktion der nötigen Angaben für Kleinstbetragsrechnungen ist eine tolle Sache, sie führt jedoch häufig auch zu Nachlässigkeiten und Fehlern. Diese können im Zweifel den Vorsteuerabzug gefährden. Um dies erst gar nicht zu riskieren, solltest du bei der Erstellung einer Kleinbetragsrechnung folgende sich häufig einschleichende Unrichtigkeiten vermeiden:

  • Falscher Name oder falsche Anschrift des Rechnungsstellers
  • Falsche Waren- oder Leistungsbezeichnung
  • Fehlerhafte Angaben des Umsatzsteuersatzes
  • Fehlendes Ausstellungsdatum

Auch gilt es zu beachten, dass die Vereinfachung für eine Kleinbetragsrechnung für bestimmte Geschäfte ausgeschlossen ist:

  • Geschäfte, die nach §3c UStG der „Versandhandelsregelung“ unterliegen
  • Geschäfte, die nach §6a UStG steuerfreie innergemeinschaftliche Lieferungen darstellen
  • Geschäfte im Fall einer Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers nach § 13b UStG

Wenn du diese wenigen, aber wichtigen Punkte beachtest, kann mit deiner nächsten Kleinbetragsrechnung nichts mehr schief gehen.

Kleinbetragsrechnungen sicher und zuverlässig erfassen

Im Leben eines Selbstständigen und Unternehmers sammeln sich mit der Zeit eine Vielzahl an Kleinbetragsrechnungen wie beispielsweise Taxiquittungen, Fahrscheine, Hotelrechnungen, Bewirtungsbelege oder Kassenbons jeglicher Art an. Um auch für diese Ausgaben die Vorsteuer vom Finanzamt zurück zu erhalten, ist es unerlässlich, die Belege ordentlich und sicher zu erfassen

Mit unserem FastBill Tool scannst du ganz einfach mit deinem Smartphone die Belege ein, sendest sie per E-Mail an deine persönliche Inbox und archivierst sie online. So hast du sie immer zuverlässig an einem Ort und kannst von überall darauf zugreifen. Und sollte mal etwas überfällig werden, wirst du umgehend informiert.

So entgeht dir keine Kleinbetragsrechnung mehr und du führst Buch wie einst William Edmund Davies.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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