Spätestens, wenn es als Existenzgründer an der Zeit ist, die ersten eigenen Mitarbeiter einzustellen und selbst zum Arbeitgeber zu werden, wird man sich unweigerlich mit dem Aufbau einer Lohnabrechnung auseinandersetzen müssen. Viele frischgebackene Selbständige fragen sich jedoch schnell: Wie muss eine Lohnabrechnung eigentlich aussehen und welche Informationen muss sie beinhalten?

Wie sieht eine Abrechnung des Arbeitslohns aus?

Der Sinn der Lohnabrechnung (auch Gehaltsabrechnung oder Entgeltabrechnung genannt) ist es, dem jeweiligen Arbeitnehmer den Nachweis von Lohn und gezahlten Sozialversicherungsabgaben vor dem Finanzamt zu ermöglichen. Zu diesem Zweck wird nach § 108 GewO jedem Mitarbeiter innerhalb eines festgelegten Zeitraums eine schriftliche Lohnabrechnung ausgehändigt. Diese muss individuell erstellt werden – auch, wenn Gehälter und Abgaben mehrerer Mitarbeiter eventuell exakt gleich sind.

Termine und Fristen

Um einheitliche Verhältnisse zu schaffen, sind Unternehmen dazu verpflichtet, bei der Lohnabrechnung bestimmte zeitliche Bedingungen einzuhalten. Eine Entgeltabrechnung wird praktisch immer:

  • für jeden Monat erstellt
  • jeden Monat für den Vormonat ausgehändigt
  • 10 Jahre zur Einsicht durch das Finanzamt aufbewahrt

Hiervon gibt es jedoch zwei wichtige Ausnahmen. So muss keine Gehaltsabrechnung erstellt werden, sofern noch kein Lohn ausbezahlt wurde (nach § 108, Satz 1 GewO) oder sich die Angaben (Lohn, Abzüge, Beiträge etc.) seit der letzten ordnungsgemäßen Abrechnung nicht geändert haben (gemäß § 108, Satz 2 GewO).

Wer darf eine Lohnabrechnung erstellen?

Prinzipiell darf eine Lohnabrechnung von einem beliebigen zuständigen Mitarbeiter erstellt werden. Gesetzlich gesehen sind keine besonderen Qualifikationen notwendig. In der Praxis betreuen viele Unternehmen jedoch eigene Lohnbuchhaltungsabteilungen oder externe Buchhalter mit der Erstellung der Abrechnung.

Das hat zweierlei Gründe: Erstens ist der Arbeitsaufwand bei mittelgroßen bis großen Unternehmen meist zu hoch, als dass beispielsweise der Chef des Unternehmens die Lohnabrechnungen für alle Mitarbeiter „nebenbei“ erstellt. Zweitens – und noch viel wichtiger: Bei einer fehlerhaften Gehaltsabrechnung muss sich meist der Arbeitgeber vor dem Finanzamt rechtfertigen und kann nur eingeschränkt Ansprüche gegen den Arbeitnehmer geltend machen.

Wer haftet bei falscher Lohnabrechnung?

Grundsätzlich haftet der Arbeitgeber für die korrekte Einbehaltung der Lohnsteuer gegenüber dem Finanzamt (§ 42d EStG). Das heißt, dass er eventuell zu wenig einbehaltene Lohnsteuer an das Finanzamt abgeben muss. Allerdings hat er hierbei ein Rückgriffsrecht auf den Arbeitnehmer – als Existenzgründer muss man sich also vor dem Finanzamt selbst verantworten, kann aber von dem Recht Gebrauch machen, abgeführte Lohnsteuer vom Arbeitnehmer zurückzuverlangen.

Die gesetzliche Verjährungsfrist für Rückgriffe auf den Arbeitnehmer beträgt nach § 195 BGB drei Jahre. Das heißt, dass es für den Arbeitgeber nicht möglich ist, zu wenig einbehaltene Steuern oder Beiträge vom Arbeitnehmer einzufordern, sofern diese Ansprüche mehr als drei Jahre zurückliegen.

Bei den Sozialabgaben gilt ähnliches: Hat der Arbeitgeber beispielsweise bei der Krankenversicherung beziehungsweise Pflegeversicherung zu wenig Arbeitnehmeranteil vom Lohn abgezogen, muss er dafür gerade stehen, kann aber das Geld vom Arbeitnehmer zurückverlangen. Hier gilt jedoch, dass zu wenig bezahlte Sozialabgaben nur im Rahmen der folgenden drei Gehaltszahlungen geltend gemacht werden können. Erfolgt dies nicht, muss der Arbeitgeber das Geld selbst aufbringen.

Was muss alles in die Lohnabrechnung?

Nach § 108, Satz 1 GewO muss eine Entgeltabrechnung eine Reihe von Informationen beinhalten, die zur Verarbeitung durch die Finanzämter sowie zur Information des jeweiligen Arbeitnehmers ausreichen:

  • Abrechnungszeitraum
  • Art und Höhe von Zuschlägen
  • Zulagen
  • sonstige Vergütungen
  • Art und Höhe der Abzüge
  • Abschlagszahlungen
  • Vorschüsse

Zusätzlich werden auf der Lohnabrechnung Lohn, Sozialversicherungs- und Steuerabgaben als Bruttowerte angegeben. Insbesondere für den Arbeitgeber werden außerdem das Nettoarbeitsentgelt und der genaue Auszahlungsbetrag – also Gehalt minus Abzüge – in der Lohnabrechnung aufgelistet.

Häufig wird hierbei von frischgebackenen Existenzgründern übrigens vergessen, neben Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung auch Abgaben wie Kirchensteuer oder Solidaritätszuschlag mit einzurechnen und entsprechend auf der Gehaltsabrechnung auszuweisen.

Die Formalia auf der Abrechnung

Damit eine Entgeltabrechnung auch vom Finanzamt als gültig anerkannt wird, muss sie des weiteren einige formal notwendigen Informationen beinhalten: Name, Anschrift und Unternehmensform des Arbeitgebers sowie Name, Anschrift, Geburtsdatum, Steuer-ID, Steuerklasse und Sozialversicherungsnummer des Arbeitnehmers.

Nach § 107, Satz 1 GewO wird Arbeitsentgelt in Deutschland grundsätzlich in Euro berechnet und ausgezahlt.

Lohnabrechnungen korrekt ausfüllen und versenden

Mit einer extra Abteilung für die Buchhaltung oder einem externen Buchhalter, Steuerberater oder Notar ist das Erstellen einer Lohnabrechnung ein Kinderspiel. Existenzgründer sollten sich genau überlegen, ob sie eher das Risiko einer falschen Angabe eingehen oder die zusätzlichen Kosten einer korrekten Anfertigung und DATEV-gemäßen Übermittlung durch Dritte in Kauf nehmen.

Da eine Lohnabrechnung jedoch gesetzlich für jeden Mitarbeiter gefordert wird, kommt man als Gründer kaum um diese Frage herum.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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