Mahnung schreiben: Formulierung und Vorlage

Für Unternehmer gibt es mit Sicherheit angenehmere Aufgaben, aber manchmal ist es unumgänglich, einen säumigen Kunden zur Zahlung seiner ausstehenden Schulden aufzufordern. Die Gründe für den Zahlungsverzug eines Schuldners können ganz unterschiedlich ausfallen, jedoch sollte in einem solchen Fall nicht lange gezögert werden. In der Regel erfolgt zunächst eine selbst oder mittels Vorlage erstellte, freundliche Zahlungsaufforderung, bevor es zu einer Mahnung oder im Weiteren einem außergerichtlichen Mahnverfahren kommt. Was es bezüglich dieser Punkte zu beachten gilt und wie Du mit der professionellen Vorlage von FastBill unkompliziert und schnell eine Mahnung erstellst, erfährst Du im folgenden Beitrag.

 

Verschiedene Gründe für einen Verzug

Für ein Unternehmen gehören die Zahlungseingänge für gelieferte Waren und erbrachte Dienstleistungen zum reibungslosen Geschäftsablauf. Da diese zu einem festgelegten Zeitpunkt fällig werden, gerät ein Schuldner dann in Verzug, wenn er diesen Termin überschreitet. Hierfür kann es natürlich verschiedene Gründe geben:

 

  • Die Rechnung ist verloren gegangen.
  • Der Kunde hat die Rechnung schlichtweg vergessen.
  • Der Kunde ist vorübergehend oder dauerhaft zahlungsunfähig.
  • Der Kunde handelt in betrügerischer Absicht.

 

Da zunächst, wie in anderen rechtlichen Belangen auch, erst einmal die Unschuldsvermutung gilt, sollte der säumige Kunde mittels einer freundlichen Zahlungsaufforderung an die Tilgung seiner Schuld erinnert werden. Die detaillierte Vorlage von FastBill hilft Dir, Deinen Kunden über sein Versäumnis zu informieren.

 

Die freundliche Zahlungserinnerung – 1. Mahnung

Die freundliche Zahlungerinnerung, häufig auch erste Mahnung genannt, bildet den Anfang des dreistufigen Mahnprozesses. Mittels dieser wird der Kunde auf freundliche Weise auf die ausstehende Zahlung hingewiesen. Da das Schreiben als eine zuvorkommende Erinnerung fungiert, sollte auf die Verwendung drohender Formulierungen, zu vieler Ausrufezeichnen, das Setzen einer Frist oder Auferlegen etwaiger Zusatzkosten zunächst verzichtet werden. Denn schließlich gehst Du davon aus, dass der Schuldner der Aufforderung anstandslos nachkommt.

 

Stattdessen wird der Zahlungserinnerung einfach eine Kopie der ausstehenden Rechnung beigefügt. So stellst Du sicher, dass der Geschäftskontakt nach dem Begleichen der Rechnung unbeschadet erhalten bleibt. Solltest Du hierbei Unterstützung benötigen, kann Dir das Verwenden einer Vorlage helfen.

 

 

Wird dieser netten Erinnerung seitens des Kunden binnen etwa 14 Tagen nicht nachgekommen, muss der nächste Schritt unternommen werden: Eine deutliche Mahnung inklusive Mahngebühren und Verzugszinsen.

 

 

Die 2. Mahnung

Ist auch etwa zwei Wochen nach Versand der ersten Zahlungserinnerung kein Zahlungseingang auf dem Geschäftskonto nachweisbar, so solltest Du die zweite Mahnung verschicken. Hierbei werden im Unterschied zur ersten Mahnung nun Mahngebühren und Verzugszinsen fällig. Da es keine Pflichtangaben für eine Mahnung gibt, kann der Aufbau der zweiten Mahnung ähnlich dem der Rechnung gestaltet werden. Professionelle Finanzmanagement-Tools wie FastBill bieten Dir hierzu eine verlässliche Vorlage.

 

Solltest Du keine Vorlage verwenden und auf eigene Formulierungen zurückgreifen, so sollten folgende Punkte in der zweiten Zahlungsaufforderung enthalten sein:

 

  • Die genaue Bezeichnung des Gläubigers und des Schuldners
  • Der Zahlungsverzug muss deutlich benannt werden
  • Der Bezug zur ursprünglichen Rechnung muss klar hervorgehen
  • Die Rechnungsnummer, der offene Betrag und das ursprüngliche Fälligkeitsdatum müssen aufgeführt sein

 

Die Höhe der Mahngebühren unterliegt zwar keinen gesetzlichen Bestimmungen, sie müssen jedoch verhältnismäßig sein. Dies bedeutet, sie müssen Deinem tatsächlichen Aufwand für Mahn-Material, Portokosten etc. entsprechen. Eine Vorlage bzw. etwaige Richtwerte hierfür sind im Fall der ersten Zahlungsaufforderung 2,50 Euro bis 5 Euro, bei der zweiten 5 Euro bis 7,50 Euro und für die dritte etwa 7,50 Euro bis 10 Euro.

 

 

Die Verzugszinsen hingegen unterliegen festen gesetzlichen Regelungen und somit einem festgelegten Zinssatz, der sich im halbjährlichen Turnus ändert. Aktuell liegt er für zahlungssäumige Unternehmen bei etwa 9 Prozent.

 

 

Die 3. und letzte Mahnung

Begleicht der Kunde auch in Folge der zweiten Zahlungsaufforderung die Rechnung nicht, so folgt die dritte und gleichzeitig letzte. In dieser musst Du dem Schuldner zu verstehen geben, dass Du, sofern er nicht binnen der festgelegten Frist zahlt, gerichtliche Schritte einleiten wirst. Dies kann mittels der Beauftragung eines Rechtsanwaltes oder eines Inkassounternehmens erfolgen. Die etwaigen Kosten dieses Verfahrens würden ebenfalls dem Schuldner in Rechnung gestellt. Auch zu dieser dritten Zahlungsaufforderung findest Du bei FastBill eine professionelle Vorlage, die Dir den Aufwand erheblich erleichtert.

 

Vorlage und Muster zur Erstellung einer Mahnung

Mit der Vorlage von FastBill erstellst Du vollkommen unkompliziert und im Handumdrehen Zahlungsaufforderungen – egal, ob erste, zweite oder dritte. Hast Du eine Rechnung online abgelegt, so wählst Du diese einfach aus und begibst Dich in die Detailansicht. Im Dropdown-Menü am linken Bildschirmrand musst Du nun nur noch den Reiter „Tools“ öffnen und anschließend auf „Mahnungen“ klicken. So wirst Du direkt zur Vorlage weitergeleitet und erstellst schnell sowie zuverlässig Zahlungserinnerungen und Mahnungen, die Du anschließend auch direkt versenden kannst. Durch die Verwendung der sachgerechten Vorlage vermeidest Du Fehler in der Formulierung oder dem Inhalt und bist so immer auf der sicheren Seite.

 

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Hendrik Kehres

Hendrik ist ein wahrer Experte im Bereich Online Marketing & SEO. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige und all die, die noch in der Planungsphase stecken.

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