Während die Quittung das Erhalten einer Leistung bestätigt, stellt die Rechnung eine Forderung an den Schuldner. Eine Rechnung, die einen Vermerk auf eine erhaltene Zahlung enthält, kann auch als Quittung gelten. Gleichzeitig kann eine Quittung auch als eine Rechnung für Kleinbeträge unter 150 Euro genutzt werden. Beide Ausprägungen sind jedoch gleichermaßen Belege, die für ein Unternehmen buchhalterische Bedeutung haben.

Pflichtangaben auf einer Quittung

Auf einer Quittung werden deutlich weniger Angaben gemacht als auf einer Rechnung. Zu den Pflichtangaben gehören folgende Daten:

  • Name und Anschrift des Leistungserbringers
  • Ausstellungsdatum
  • Art und Menge der gelieferten Gegenstände oder der Umfang einer erbrachten Leistung
  • Entgeltbetrag und enthaltener Steuersatz bzw. der Hinweis auf Steuerbefreiung nach der Kleinunternehmerregelung
  • handschriftliche Unterschrift 

In der Buchhaltung belegen Quittungen beispielsweise Geldtransfers in Zusammenhang mit unterschiedlichen Sachverhalten. Aber auch bei Mahnverfahren dient die Quittung als Beleg dafür, dass bestimmte Leistungen erbracht wurden.

Die Rolle der Quittung wird – zu Unrecht – oft unterschätzt.

Pflichtangaben auf einer Rechnung

Die Rechnung informiert über ein fälliges Entgelt. Folgende Angaben sind darauf – egal, ob in elektronischer Form oder Papierform – unbedingt Pflicht:

  • Name und Anschrift von Rechnungssteller und -empfänger
  • Ausstellungsdatum
  • Datum bzw. Zeitraum der Leistungserbringung
  • Steuernummer oder Steueridentifikationsnummer des Rechnungsstellers
  • fortlaufende Rechnungsnummer
  • Umfang der erbrachten Leistungen bzw. Art und Menge der Lieferung
  • Rechnungsbetrag und enthaltener Steuerbetrag nach gültigem Steuersatz oder Hinweis auf Steuerbefreiung bei Kleinunternehmern 

Eine Rechnung gilt nicht als Zahlungsbeleg. Hierfür werden Quittungen oder Kontoauszüge benötigt.

Rechnung und Quittung richtig anwenden

Der Gebrauch von Quittungen ist seltener geworden, weil Kunden ein Kontoauszug als Nachweis einer Zahlung oft schon ausreicht. Doch noch immer ist es so, dass deine Kunden auf Wunsch grundsätzlich Anspruch auf einen Zahlungsbeleg haben. Als Unternehmer bleiben dir in einem solchen Fall zwei Möglichkeiten für das Ausstellen von Quittungen:

  • den klassischen Quittungsblock zücken
  • ein eigenes Dokument auf passendem Briefpapier, zum Beispiel mit Firmenlogo, nutzen 

Quittungsblöcke sind für wenig Geld in jedem Schreibwarenladen erhältlich. Ausgestattet mit selbstdurchschreibendem Papier bleibt dir gleich ein Durchschlag zum Abheften. Professioneller wirkt das elektronische Ausstellen von Quittungen mit eigenem Papier. Dieses müsste allerdings designed werden, was Aufwand oder Geld für einen Grafiker oder Design Wettbewerb kosten kann. 

Das Gleiche gilt für Rechnungen. Wer seine Rechnungen mit einem Firmenlogo oder einem schön gestalteten Briefkopf entwirft, sorgt für einen Wiedererkennungseffekt. Mit einem professionellen Finanzmanagement Tool wie FastBill funktioniert das individuelle Design kinderleicht und schnell. Zusätzlich überprüft die Software zuverlässig, ob alle geforderten Pflichtangaben enthalten sind.

Ansonsten gilt für Rechnungen:

Belege wie Quittung und Rechnung müssen laut der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist mindestens zehn Jahre aufgehoben werden. Glücklich, wer hier nicht auf dicke Aktenordner und Schuhkartons, sondern auf eine übersichtliche Archivierung in der Cloud eines Rechnungstools wie FastBill zurückgreifen kann!

Sonderformen

Insbesondere im Bereich der Quittungen gibt es einige Sonderformen. Diese weichen in einigen Punkten von den herkömmlichen Belegen ab. Zum Beispiel in folgenden Fällen:

  • Die Löschungsbewilligung wird ausgestellt, wenn Schulden einer Hypothek ratenweise beglichen werden.
  • Eine Ausgleichsquittung kommt zum Einsatz, wenn im Personalwesen die Beendigung von Arbeitsverhältnissen ausgestellt wird. Der Arbeitnehmer bestätigt damit, dass ihm alle nötigen Arbeitspapiere ausgehändigt wurden.
  • Die Bankquittung quittiert den Erhalt von Rechnungssummen. Die Bank stellt dieses Dokument aus – es ist vor allem in gerichtlichen Mahnverfahren als Beweismaterial von großer Bedeutung.
  • Die Kleinbetragsrechnung enthält weniger Angaben im Unterschied zu herkömmlichen Rechnungen. 

Werden Rechnung oder Quittung falsch ausgestellt, können sie zur Steuerfalle werden. Das Risiko von fehlenden oder falschen Angaben steigt vor allem bei handgeschriebenen Belegen. Elektronische Kassen oder Programme enthalten im Normalfall alle nötigen Angaben – und das steuerlich korrekt. Somit kann auch der Vorsteuerabzug nicht gefährdet werden.

Daher empfiehlt es sich nicht nur, grundsätzlich auf handschriftliche Belege und Dokumente zu verzichten, sondern auch nur gültige sowie aktuelle Quittungs- und Rechnungsvorlagen zu verwenden. Veraltete Vordrucke besser sofort entsorgen!

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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