Erst die Leistung, dann die Rechnung schreiben. Der Auftrag ist bearbeitet, der Kunde zufrieden und schlussendlich bleibt nur noch eine essentielle Aufgabe zu erledigen – die Rechnung schreiben. Die Rechnungsstellung ist der Lohn für geleistete Mühen, kann jedoch auch tückisch sein. Ist sie allerdings korrekt gestaltet, lassen sich rechtliche Stolpersteine umgehen. Doch was bedeutet „korrekt“? Und was solltest du beim Schreiben deiner Rechnungen beachten?

Rechnung schreiben für Selbständige und Kleinunternehmen

Bei einer Rechnung handelt es sich um ein offizielles Dokument, welches die vom Unternehmen erbrachte Leistung auflistet und über das für den Auftrag fällige Entgelt informiert. Um sie so transparent wie möglich zu schreiben, sollten alle erbrachten Dienstleistungen oder verkauften Produkte detailliert aufgelistet sein. Doch nicht nur Leistungen und Produkte werden genannt: Laut Umsatzsteuergesetz gibt es einige weitere relevante Daten einzutragen. Doch bevor du einen Blick auf die Details einer geeigneten Rechnungsvorlage wirfst, solltest dich zunächst mit der Struktur einer Rechnung beschäftigen.

Wie strukturiere ich meine Rechnung richtig?

Hier ist die wichtigste Frage: Wie kann ein Rechnungsdokument so aufgebaut werden, dass Buchhaltung oder Steuerberater auf Kundenseite nicht in einem Durcheinander an Daten versinken? Generell lassen sich Rechnungen grob in zwei Bereiche gliedern: den Kopf- und den Kernbereich.

Der Kopfbereich der Rechnungsvorlage beinhaltet die Kontaktdaten des Empfängers, das Rechnungsdatum sowie die Rechnungsnummer. Im Kernbereich der Rechnung werden folgende Daten abgebildet:

  • Auflistung von Dienstleistungen oder Produkten
  • Mengen- und Stückzahlen
  • Positionsnummern
  • Zahlungsziele
  • Einzel- und Gesamtpreise
  • Leistungszeitraum 

Um eine Rechnung korrekt zu schreiben werden jedoch weitere Informationen benötigt, die laut Umsatzsteuergesetz aus rechtlichen Gründen nicht fehlen dürfen.

Welche Informationen dürfen auf einer Rechnung nicht fehlen?

Das Schreiben einer Rechnung hilft nicht nur dem Unternehmer, sein Geld einzufordern, sondern stellt auch für den Kunden ein wichtiges Dokument dar. Denn der Empfänger benötigt sie, um seine Vorsteuer abzuführen. Daher beinhaltet ein ordentliches Rechnungsdokument laut Umsatzsteuergesetz folgende Daten:

  • Vollständige Namens- und Adressdaten des Rechnungsstellers und des Rechnungsempfängers
  • Rechnungsdatum
  • Eindeutig zugewiesene und fortlaufende Rechnungsnummer
  • Steuernummer beziehungsweise Umsatzsteuer-ID
  • Menge und Art der erbrachten Leistungen oder Produkte
  • Rechnungsbetrag (Netto, Brutto)
  • Steuersätze
  • Rabatte und Skonto 

Neben den zwingend notwendigen Rechnungsdetails führen Selbständige und Kleinunternehmen oftmals weitere Daten auf, wie beispielsweise Kontodaten, die jeweilige Kundennummer oder die Zahlungsfrist. So braucht der Kunde diese nicht mehr zu recherchieren oder bei dir anzufragen.

Achtung: Die Frist der Rechnungsstellung beträgt sechs Monate.

Schreibe ich nun die Steuernummer oder die Umsatzsteuer-ID auf meiner Rechnung aus?

Selbständige und Kleinunternehmer, die mit ihrem Firmensitz ausschließlich in Deutschland angesiedelt sind, brauchen getrost nur die Steuernummer beziehungsweise die Steuer-ID auf ihre Rechnungsdokumente zu schreiben. Die Steuernummer oder Steuer-ID wird jeder juristischen Person vom zuständigen Finanzamt automatisch zugewiesen.

Eine Umsatzsteuer-ID erhält ein Unternehmen, wenn es beispielsweise mit Partnern im Ausland handelt, also auf dem internationalen Markt tätig ist. Um Rechnungen inklusive Umsatzsteuer-ID zu schreiben, muss diese beim Bundeszentralamt für Steuern angefragt werden. Fällst Du mit Deinem Unternehmen unter die Kleinunternehmerregelung? Dann gilt für dich folgende Ausnahme: Bei einer Umsatzgrenze von 17.500 Euro im Vorjahr und einem nicht übertroffenen Umsatz von 50.000 Euro im aktuellen Jahr brauchst Du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer auszuweisen.

Rechnung ganz bequem online schreiben

In Zeiten der Digitalisierung überrascht es eigentlich nicht, dass auch unternehmerische Prozesse wie das Schreiben von Rechnungen ganz einfach und bequem online erledigt werden können. Die Erstellung einer Rechnung über Online-Rechnungsprogramme bietet diverse Vorteile und verleiht Dir einen guten Überblick über Deine Finanzen. Diese Vorteile bietet FastBill:

  • Rechnungen unkompliziert auf jedem Endgerät schreiben
  • Sekundenschnelles Erstellen von Angeboten, Mahnungen, Gutschriften und Stornos
  • Schneller und kontrollierter Zahlungseingang
  • Personalisierte Angebots- und Rechnungsvorlagen: dein individuelles Design, Layout und Logo
  • Zahlungshistorie für deine Kunden
  • Cloud-Lösung 

Neben den genannten Vorteilen erleichtert FastBill dein Rechnungsmanagement. Besonders auch, wenn du wiederkehrende Rechnungen schreiben möchtest, stellt ein Tool eine wertvolle Unterstützung dar. Ob wöchentlich, monatlich oder quartalsweise – deine Belege werden ganz automatisch erstellt. Du hast die Wahl, ob du diese per Post oder einfach via E-Mail versenden möchtest. So kannst du mit korrekter Rechnungsstellung und personalisierter Ansprache bei deinen Kunden punkten. Dieses Video zeigt dir auch, wie einfach Rechnungen schreiben mit FastBill ist:

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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