Klarheit, Übersichtlichkeit und Vollständigkeit: Wenn es um die Buchführung geht, kennt das Finanzamt keine Gnade und verlangt gewissenhafte Aufzeichnungen. Belege müssen akribisch erfasst werden, um jeden Geschäftsvorfall zu dokumentieren. Dabei spielt die Rechnungsabgrenzung im Rechnungswesen eine wichtige Rolle, um Buchungsperioden einzuhalten und Wirtschaftszeiträume voneinander zu trennen. Doch was versteht man unter aktiver und passiver Rechnungsabgrenzung und wie bucht man diese Vorgänge?

Was versteht man unter Rechnungsabgrenzung?

Ein wichtiger Bestandteil der ordnungsgemäßen Buchführung ist der Grundsatz der Periodenabgrenzung: Ein Aufwand und Ertrag muss immer dem Zeitraum zugeordnet werden, in dem er entstanden ist. Das ist vor allem für den Jahresabschluss von Bedeutung: Dort werden alle Daten eines Wirtschaftsjahres am Abschlussstichtag zusammengestellt, um einen finanziellen Überblick über dein Unternehmen abzubilden.

Wenn Ausgaben und Einnahmen in einer anderen Periode geleistet werden als die dazugehörigen Aufwände und Erträge, muss eine Rechnungsabgrenzung vorgenommen werden.

Dadurch wird ermöglicht, dass die Steuern für den jeweiligen Zeitraum richtig abgeführt werden. Sollte es zeitliche Unterschiede zwischen Ausgabe und Aufwendung am Stichtag der Bilanz geben, gleicht die Abgrenzung diese aus. Differenziert wird dabei in vier Arten:

  • Transitorisch
  • Aktiv
  • Passiv
  • Antizipativ

Der Unterschied liegt in erster Linie darin, in welchem Jahr die Zahlung durchgeführt wurde. Für Zahlungen im neuen Jahr wird die antizipative Rechnungsabgrenzung herangezogen: Erträge und Aufwendungen, die zum Vorjahr gehören, jedoch noch nicht geleistet wurden. Sobald du selbst zahlst, handelt es sich um sonstige Verbindlichkeiten – zahlt die Gegenseite, sind es sonstige Forderungen.

Fand die Einnahme oder Ausgabe vor dem Bilanzstichtag statt und wird erst danach erfolgswirksam, findet die transitorische Rechnungsabgrenzung Anwendung. Diese ist nur ein Durchgangsposten und unterteilt sich wiederum in die aktive und passive Rechnungsabgrenzung.

Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten

Werden Zahlungen bereits vor dem Bilanzstichtag geleistet, die jedoch erst für das nächste Wirtschaftsjahr relevant sind, entsteht eine Leistungsforderung.

Ein Beispiel sind Vorauszahlungen der Miete im Dezember für Januar des neuen Jahres. Auch Versicherungsbeiträge, die bereits für das folgende Jahr überwiesen wurden, fallen unter diese Kategorie.

Passiver Rechnungsabgrenzungsposten

Dieser entsteht, wenn eine Einnahme vor dem Bilanzstichtag erfolgt, der Ertrag jedoch erst danach stattfindet. Es handelt sich also um eine Art Leistungsverpflichtung gegenüber dem Kunden.

Zahlt ein Kunde im Voraus, wird das im letzten Jahr überwiesene Geld auf den passiven Rechnungsabgrenzungsposten verschoben und im neuen Jahr wieder abgebucht. Dieser Fall tritt zum Beispiel bei Vermietern ein, der die im Dezember erhaltene Rechnung abgrenzen muss und erst im Januar verwendet.

Wie buche ich eine Rechnungsabgrenzung richtig?

Grundsätzlich bildet man aktive und passive Rechnungsabgrenzungsposten immer zum Zeitpunkt des Jahresabschlusses, um die Perioden im Geschäftsjahr richtig voneinander abzutrennen. Mit deren Hilfe wird klar ersichtlich, in welchen Zeitraum die jeweilige Zahlung einzuordnen ist – dadurch ist deine Finanzlage jederzeit übersichtlich und kann mit den Daten der Vorjahre verglichen werden.

Im Fall einer aktiven Rechnungsabgrenzung handelt es sich um folgende Schritte:

  • Eingehende Rechnung: Aufwandskonto an Verbindlichkeiten
  • Überweisung: Verbindlichkeit an Bank
  • Jahresabschluss: Aktiver Rechnungsabgrenzungsposten an Aufwand

Der Posten dient dazu, die bisherigen Buchungen auszugleichen. Im neuen Geschäftsjahr muss er jedoch aufgelöst werden, da er nun nicht länger benötigt wird und die Aufwände/Erträge tatsächlich angefallen sind.

Wie steht es um Vorsteuer und Umsatzsteuer?

Bei der Rechnungsabgrenzung werden meistens Nettobeträge behandelt, sobald sie zahlungswirksam wurden. Liegen die Aufwände und Erträge erst im folgenden Jahr vor, werden sie als Anzahlung behandelt: Die Steuer wird also auch erst dann fällig, wenn die Anzahlungsrechnung vorliegt bzw. die Zahlung eingegangen ist.

Zwar ist die Buchung auch mit Bruttobeträgen möglich, diese machen das Vorgehen jedoch besonders kompliziert. Mit Hilfe der Nettomethode lässt sich dieses Problem umgehen: Dadurch werden Umsatzsteuer und Vorsteuer getrennt gebucht.

Die Rechnungsabgrenzung hilft somit, die einzelnen Vorgänge in der richtigen Periode zu buchen und am Ende keine Buchung ohne Beleg durchzuführen.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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