Die Rechnungsnummer auf der Rechnung ist ein Pflichtbestandteil. Seit 2004 ist die fortlaufende Nummerierung von Ausgangsrechnungen im Umsatzsteuergesetz vorgeschrieben und dient dem Zweck, die Buchhaltung zu strukturieren und die Einnahmen für das Finanzamt lückenlos darlegen zu können.

Muss man mit der 1 beginnen?

Für Neugründer eines Unternehmens stellt sich beim Schreiben der ersten Rechnung diese Frage. Denn möchtest du wirklich jedem Kunden präsentieren, welches Auftragsvolumen du derzeit bearbeitest? Bestellt nämlich ein Kunde innerhalb eines kurzen Zeitraums des Öfteren bei dir, könnte er anhand der fortlaufenden Rechnungsnummer erahnen, wie viele Aufträge du in diesem Zeitraum abgearbeitet hast.

Natürlich wird er kaum die Volumina der anderen Aufträge erahnen können: Für Kleinunternehmer, die sich zu Beginn mit wenigen Aufträgen begnügen müssen, macht es dennoch einen professionelleren Eindruck, wenn man anhand der Nummerierung keinen direkten Rückschluss auf die aktuelle Auftragslage werfen kann. Deine Rechnungsnummern müssen also nicht bei 1 beginnen. Solange dein System funktioniert und du dich an die Regeln hältst, kannst du mit jeder beliebigen Nummer beginnen. Nach § 14 (4) S.1Nr. 4 UStG gilt für eine Rechnungsnummer:

„Eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird.“

Wie generiert sich der Nummernkreis?

Wenn der Kreis der Rechnungsnummer also nicht mit der Zahl 1 beginnen muss, wie nummeriert man dann die Rechnungen fortlaufend? Zunächst: Fortlaufend bedeutet nicht zwangsläufig um je eine Ziffer aufsteigend. Zahlenkombinationen mit zufälligen Zwischenschritten sind ebenfalls möglich – selbst Rückschritte sind nicht verboten und auch die Verwendung von Buchstaben ist ein gängiges System. Wichtigste Regelung ist, dass jede Rechnungsnummer nur einmal im Unternehmen vergeben werden darf. Für dich als Unternehmer bedeutet das, dass du beispielsweise für deine erste Ausgangsrechnung das Ausstellungsdatum verwenden kannst.

Um bei anwachsendem Kundenstamm den Papierkram im Blick zu behalten, kannst du deinen Kunden beispielsweise Buchstabenkombinationen als Rechnungsnummer zuweisen. Kunde A könnte daher das Kürzel AA bekommen. Sein erster Beleg würde dann beispielsweise mit der Rechnungsnummer: AA-01/2017-001 versehen. Somit könnte die Nummer von Kunde B, der ebenfalls im Januar 2017 eine Bestellung aufgegeben hat, folgendermaßen lauten: BB-01/2017-001. Die zweite Bestellung im selben Monat wäre dann BB-01/2017-002, die erste Bestellung im folgenden Monat BB-02/2017-001.

Für die Generierung eines Nummernkreises gibt es also folgende Gestaltungsmöglichkeiten:

  • Eine numerische Abfolge: 1,2,3,4,… oder 3001,3002,3003,…
  • Kombinationen aus Datum und numerischer Abfolge: 2017-001, 2017-002,…
  • Buchstabenreihen: A,B,C,… oder AA, AB,…,BA,BB,BC,…
  • Kombination aus Buchstaben und Ziffern: AA-01/2017-001 

Die Vergabe von Rechnungsnummern sollte im Idealfall einem für dich nachvollziehbaren System folgen. Auf diese Weise findest du dich auch noch Jahre später in deiner Buchführung zurecht.

Kann ich eine Rechnungsnummer überspringen?

Die kurze Antwort ist „Ja“. Die Zählschritte der Nummerierung kannst du willkürlich festlegen. Der für dich zuständige Finanzbeamte wird zwar dann wohl nicht mehr dein Freund, aber solange die Einmaligkeit der Rechnungsnummer gegeben ist, bewegst du dich im rechtlich festgelegten Rahmen.

Früher wurde bei nicht nachvollziehbaren Sprüngen noch eine Steuerprüfung fällig, bei der du nachweisen musstest, dass keine Rechnungen gelöscht wurden. Mittlerweile ist aber gerichtlich geklärt, dass beim Begriff „fortlaufend“ lediglich die Einmaligkeit der Rechnungsnummer gemeint ist. Um bei der Nummerierung der Rechnungen den Überblick zu behalten, kann dir auch unsere Rechnungsvorlage helfen.

Was passiert wenn die Rechnungsnummer fehlerhaft oder gar nicht auf der Rechnung zu finden ist?

Bemerkt der Kunde einen Fehler auf dem Rechnungsschreiben, muss er um Korrektur bitten, um den Vorsteuerabzug daraus geltend machen zu können. Ist das der Fall, musst du eine neue Rechnung ausstellen. Dies geschieht mit einer Storno- beziehungsweise Korrekturrechnung. Während man bis 2013 eine Gutschrift ausgestellt hat, wird nun vom Finanzamt eine Stornierung verlangt.

Arbeitest du mit einer modernen Rechnungssoftware, brauchst du dir keine Gedanken zu machen, solche Änderungen zu verpassen. Tools wie FastBill sind gesetzeskonform und werden durch regelmäßige Updates auf dem Laufenden gehalten.

Buchführung mit Rechnungsprogramm – So behältst du den Überblick über jede Rechnungsnummer

Damit du dir nicht den Kopf über eine geeignete Nummerierung zerbrechen musst, gibt es Rechnungssoftware, die dir zusammen mit der angegebenen Kundennummer automatisch einen Nummernkreis erstellt. FastBill hilft dir dabei von der ersten Rechnung an, eine geeignete Nummerierung zu finden und deinen Papierkram zu vereinfachen.

Mit einem Klick übermittelst du beispielsweise den Monatsreport an deinen Steuerberater und verbesserst mit vielen weiteren Funktionen deine gesamte Buchhaltung.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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