Ob natürliche Person oder Unternehmer: Jeder Steuerpflichtige verfügt über eine Steuernummer. Im Gegensatz zu ihr gibt es aber noch die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, kurz USt ID. Diese USt ID besitzen nur Unternehmer – denn sie ist für internationale Geschäftsbeziehungen notwendig und hilft dabei, einen Überblick bei der Umsatzbesteuerung zwischen EU-Ländern zu bewahren. Woher du deine USt ID erhältst und wann du sie benötigst, erklären wir dir hier.

Welche Nummern gibt es überhaupt?

Bei all den Zahlen und Bezeichnungen ist es kein Wunder, dass so manch ein Unternehmer schnell den Überblick verliert. Denn Grundsätzlich müssen auf Rechnungen eine Vielzahl von Angaben gemacht werden, darunter auch:

  • Steuernummer
  • Steuer-Identifikationsnummer
  • Umsatzsteuer-Identifikationsnummer 

Neben Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers, sowie Ausstellungsdatum der Rechnung und weiteren Angaben muss zumindest eine der drei Nummern vermerkt sein.

Was ist die USt ID?

Jede steuerpflichtige Person verfügt über eine Steuernummer, sowie seit einigen Jahren auch über eine Steuer-Identifikationsnummer. Diese Nummern werden dir automatisch zugewiesen und sind für das Finanzamt besonders wichtig, denn so können deine steuerlichen Vorgänge nachverfolgt und dir zugeordnet werden. Schreibst du eine Rechnung an einen Kunden in Deutschland, musst du zumindest eine der beiden Nummern angeben. Alternativ hast du jedoch auch die Möglichkeit, eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer zu erhalten.

Bist du Unternehmer und tätigst Geschäfte mit Kunden im EU-Ausland, bist du dazu verpflichtet, die USt ID auf der Rechnung anzugeben.

Dabei handelt es sich um eine eigenständige Nummer, die dein Unternehmen innerhalb der Europäischen Union kennzeichnet. Du kannst sie übrigens beim Bundeszentralamt für Steuern beantragen: Fülle dazu einfach online einen Antrag auf Erteilung aus und du bekommst deine persönliche Umsatzsteuer Identifikationsnummer zugewiesen.

Rechnungen richtig schreiben

Die Frage nach der richtigen Nummer lässt sich ganz einfach lösen: Bei geschäftlichen Vorgängen innerhalb Deutschlands kannst du dich frei entscheiden, ob du die Steuernummer, St IDNr oder die USt IDNr angibst. Oftmals geben Unternehmer aber die USt ID an, da ihr Datenschutz besser ist und sie nicht so leicht für falsche Zwecke missbraucht werden kann.

Wenn du Rechnungen mit der FastBill Software schreibst, wird deine USt ID automatisch ausgefüllt. So wirst du deren Eingabe mit Sicherheit nicht vergessen – denn ohne eine der drei Nummern ist deine Rechnung ungültig.

Solltest du zum Beispiel Ware ins europäische Ausland ausliefern oder beratende Tätigkeiten ausüben, muss deine Rechnung auf jeden Fall deine USt ID aufweisen – sowie die des Rechnungsempfängers.

Kleinunternehmer aufgepasst: Dieser Status gilt nur innerhalb Deutschlands – im Ausland wirst du als reguläres Unternehmen betrachtet und benötigst daher die USt ID, sofern du Geschäfte tätigst.

Innergemeinschaftliche Lieferungen

Werden Waren innerhalb der EU verkauft, bezeichnet man dies als innergemeinschaftliche Warenbewegung. Lieferst du an ein anderes Unternehmen innerhalb der Europäischen Union, ist die Ware grundsätzlich von der Umsatzsteuer befreit. Dementsprechend musst du auf deiner Rechnung auch keine USt ID notieren.

In diesem Fall tritt das Reverse Charge Verfahren in Kraft: Die Schuldnerschaft wird umgekehrt, sodass nicht du als Erbringer der Leistung die Umsatzsteuer abführen musst. Stattdessen ist der Kunde dafür verantwortlich, die Umsatzsteuer an sein Finanzamt zu überweisen – geregelt nach dem Umsatzsteuergesetz § 13b UStG.

Doch Vorsicht: Nicht immer tritt das Reverse Charge Verfahren ein. Es gilt nur, wenn der Empfänger ein Unternehmer mit USt ID ist. Sollte er keine besitzen oder gar eine Privatperson sein, muss ganz klassisch die Umsatzsteuer auf der Rechnung ausgezeichnet werden.

Nie wieder Probleme beim Schreiben der Rechnung

Bei all den unzähligen Nummern und der Formalitäten, die es zu beachten gilt, lässt sich auf jeden Fall eine Sache empfehlen: Es schadet nicht, wenn du beide Nummern besitzt. Die USt ID kann neben der Steuernummer ebenso zum Einsatz kommen und wird von manchen Kunden erwünscht. Wenn du beide zur Hand hast, kannst du also den entsprechenden Wünschen entgegenkommen und bist ideal ausgestattet.

In deinem FastBill Konto kannst du alle notwendigen steuerlichen Nummern hinterlegen und diese automatisch in die Rechnung eintragen. Auf diese Weise ersparst du dir die aufwendige Suche und kannst effizient arbeiten.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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