Über die Zusammenfassende Meldung berichten Unternehmer ihre innergemeinschaftlichen Umsätze an das Finanzamt. Das bedeutet: Sämtliche Dienstleistungen oder auch Produkte, die an andere Unternehmen im EU-Ausland verkauft wurden und für die keine Umsatzsteuer in Deutschland eingefordert wurde, müssen zusammenfassend aufgelistet werden. Nur so können die Behörden überprüfen, dass die Umsatzsteuer zwischen den einzelnen EU-Ländern verrechnet wird.

Wer muss eine Zusammenfassende Meldung abliefern?

Jeder in Deutschland umsatzsteuerpflichtige Unternehmer, der Produkte sowie Leistungen in die EU verkauft, muss regelmäßig eine Zusammenfassende Meldung verfassen. Das betrifft beispielsweise Freiberufler, Gewerbetreibende sowie Forst- und Landwirte.

Nicht betroffen von der Regelung sind Unternehmer, die ein sogenanntes Kleingewerbe betreiben: Da Kleinunternehmer von der Umsatzsteuer befreit sind, wird diese nach UstG § 19 nicht auf ihren Rechnungen ausgewiesen. Somit wird auch keine Umsatzsteuer an das Finanzamt abgeführt, für die Zusammenfassende Meldungen erstellt werden müssten.

Warum dieser Aufwand?

Um doppelte Steuererhebungen zu vermeiden, werden Umsatzsteuerzahlungen innerhalb der EU über das sogenannte „Reverse Charge Verfahren“ geregelt. Dieses besagt, dass nicht der Verkäufer – also der Leistungserbringer – sondern der Kunde, also der Leistungsempfänger, die Umsatzsteuer in seinem Land zahlt. Daher muss auf allen Rechnungen in das EU-Ausland stets der Hinweis „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“ vermerkt sein. Das gilt allerdings nur für Unternehmenskunden, nicht für Privatpersonen.

Die Zusammenfassende Meldung dient nun dazu, zusammen mit der Umsatzsteuer-Identifikationsnummer die gelieferten Produkte und Dienstleistungen innerhalb der Europäischen Union zu kontrollieren. Hierfür tauschen die Staaten automatisch die Daten aus den Zusammenfassenden Meldungen untereinander aus und gleichen sie mit den Daten aus den Steuererklärungen der Kunden ab.

Das muss gemeldet werden

Eine Zusammenfassende Meldung muss vollständig sein. Folgende Umsätze solltest du darin auflisten:

  • Innergemeinschaftliche Lieferungen, gewerblich zwischen den EU-Mitgliedstaaten gelieferte Produkte
  • Innergemeinschaftliche Dreiecksgeschäfte
  • Sonstige innergemeinschaftliche Leistungen, die nicht steuerbar sind 

Der Bericht an das Finanzamt betrifft nur innergemeinschaftliche Warenlieferungen oder grenzüberschreitende Dienstleistungen. Wenn ein Unternehmer nur innerhalb seiner nationalen Grenzen Dienstleistungen anbietet und handelt, besteht für ihn keine Pflicht, eine Zusammenfassende Meldung für das Finanzamt abzuliefern. Auch Lieferungen, die Unternehmer im europäischen Ausland einkaufen, müssen nicht aufgeführt werden.

Der Bericht an die Behörden muss zudem die Umsatzsteueridentifikationsnummern beider Geschäftspartner sowie Jahreszahl und Meldezeitraum der Liste enthalten.

Zeiträume und Fristen

Grundsätzlich gilt das Quartal als Meldezeitraum von Zusammenfassenden Meldungen. Eine monatliche Meldefrist gilt erst dann, wenn Unternehmen mit innergemeinschaftlichen Warenlieferungen einen Absatz von mehr als 50.000 Euro pro Vierteljahr machen.

Die Zusammenfassende Meldung musst du immer bis zum 25. des Folgemonats auf den Meldezeitraum übermitteln. Für den Meldezeitraum April musst du die Liste also bis spätestens 25. Mai des selben Jahres eingereicht haben. Die Regelung gilt unabhängig davon, ob du deine Umsatzsteuer-Voranmeldung monatlich oder pro Quartal abgibst.

Werden innerhalb eines Meldezeitraums einmal keine innergemeinschaftlichen Warenlieferungen oder grenzüberschreitende Dienstleistungen getätigt, muss auch kein zusammenfassender Bericht an die Behörden übermittelt werden.

Wie wird die Zusammenfassende Meldung übermittelt?

Die Zusammenfassende Meldung kann nur auf elektronischem Weg eingereicht werden. Das funktioniert einfach und schnell mit dem ElsterOnline-Portal oder dem BZSt Online-Portal. Einzige Voraussetzung: Du musst beim jeweiligen Portal registriert sein, um deine Authentifizierung zu erhalten.

Die eingetragenen Angaben werden zusammen mit der Umsatzsteuervoranmeldung abgegeben. Die Daten beider Meldungen müssen dabei übereinstimmen. Denn das Finanzamt gleicht die Zusammenfassende Meldung mit den innergemeinschaftlichen Lieferungen, Dienstleistungen und Dreiecksgeschäften, die du in der Voranmeldung angegeben hast, ab.

Lieber zweimal hinsehen

Um Ärger und Missverständnisse zu vermeiden, solltest du alle Angaben gründlich überprüfen. Dazu gehört auch die USt-IdNr. deines Geschäftspartners. Ist diese nämlich falsch, musst du die fällige Steuer zahlen. Da hilft es wenig, wenn du anführst, deinem Kunden einfach geglaubt zu haben.

Wenn du Angaben falsch eingetragen oder vergessen hast, gibt es eine spezielle Berichtigungspflicht. Diese besagt, dass die Zusammenfassende Meldung unbedingt innerhalb eines Monats angepasst und dann erneut beim Finanzamt eingereicht werden muss.

Die monatliche Frist beginnt mit dem Zeitpunkt, an dem du deinen Fehler erkannt hast.

Wer ordnungswidrig keine Zusammenfassende Meldung einreicht, muss mit Verspätungszuschlägen und Bußgeldern bis zu 5.000 Euro rechnen. Wer den Aufforderungen daraufhin noch immer nicht Folge leistet, dem kann dann ein Zwangsgeld von bis zu 25.000 Euro drohen. Um die Zusammenfassenden Meldungen kommst du dabei trotzdem nicht herum.

Deshalb: Den Bericht sorgfältig erstellen, überprüfen und einreichen. Mit dem praktischen Rechnungstool FastBill hast du deine Geschäfte sowieso im Blick – damit funktioniert das Erstellen der Liste superschnell und leicht.

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Christian

Christian ist Mitgründer und Marketing Experte bei FastBill. Hier gibt er Tipps rund um Finanzen, Buchhaltung, Gründung und Unternehmenswachstum für Selbständige.

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